6 consigli fondamentali per il tuo processo di onboarding digitale

Pubblicato il giorno 28/8/2020 da Chiara Casse e Sonia Navarrete

Le prime impressioni sono importanti, soprattutto quando si tratta del luogo di lavoro. L’esperienza di un nuovo dipendente durante i suoi primi giorni di lavoro può essere decisiva per quanto riguarda l’opinione che si farà dell’azienda. 

Processo di onboarding digitale

In assenza di un buon processo di onboarding, i nuovi assunti potrebbero non sentirsi a proprio agio con il nuovo lavoro, ad esempio per non aver ben chiaro quale sia il loro ruolo, non sapere a chi rivolgersi e, di conseguenza, essere incapaci di iniziare con il piede giusto.

Nel caso del lavoro da remoto, fare un buon onboarding può essere ancora più difficile. I manager non sono presenti per accogliere fisicamente i nuovi dipendenti sul posto di lavoro e, pertanto, devono fare uno sforzo in più per aiutarli a mettersi in pista.

Se stai cercando come preparare l’onboarding digitale per i nuovi membri del tuo team in telelavoro, abbiamo le informazioni che cercavi. Questo articolo funge da checklist per l’onboarding da remoto per darti tutto il necessario per elaborare un’esperienza di onboarding semplice e trasparente.

Che cos’è l’onboarding digitale?

L’onboarding digitale o virtuale è il processo attraverso il quale le aziende accolgono un nuovo lavoratore nel suo ruolo a distanza. A differenza dell’onboarding tradizionale, che si svolge normalmente di persona in ufficio, quello virtuale avviene mediante un software per videoconferenze e strumenti di team collaboration.

Un processo di onboarding digitale ottimale prevede:

  • Una panoramica del ruolo del dipendente
  • La presentazione del nuovo membro ai suoi principali colleghi
  • Un riepilogo di tutti i sistemi interni necessari per il lavoro
  • La revisione del vademecum dell’azienda
  • La presentazione della cultura aziendale

Perché è importante l’onboarding digitale, anche da remoto?

L’onboarding è importante in qualsiasi realtà lavorativa per fomentare nel nuovo membro del personale la fiducia nel proprio ruolo e un’approfondita conoscenza dell’azienda. Serve anche per risparmiare tempo sul lungo termine. Se i dipendenti ricevono tutte le informazioni corrette sin dal primo momento, i manager non dovranno dedicare molto altro tempo a rispondere a domande e dare spiegazioni in un secondo momento.

Nella realtà dello smart working, l’onboarding diventa ancora più importante. I dipendenti che lavorano da casa non hanno la possibilità di avvicinarsi a un collega per fare una semplice domanda. Anche l’assenza di eventi di lavoro presenziali può rendere più difficile sentirsi parte dell’azienda.

Fortunatamente, grazie alle moderne tecnologie e ad alcune soluzioni creative, è possibile migliorare il processo di onboarding digitale per far sì che i nuovi assunti si sentano ben accolti e sicuri di sé fin dal primo giorno di lavoro.

Quali sono i migliori strumenti per l’onboarding digitale?

Per creare un processo di onboarding da remoto ottimale è indispensabile innanzitutto disporre degli strumenti e della tecnologia appropriati. Esistono in totale cinque principali tipi di software che dovresti implementare e avviare prima di poter effettuare un corretto onboarding per i tuoi smart worker.

1. Software di collaborazione aziendale

Per prima cosa, avrai bisogno di un software di collaborazione aziendale. Programmi come Monday.com e Asana permettono ai dipendenti di lavorare insieme ai progetti da remoto, organizzare il flusso di lavoro e garantire gli uni agli altri la trasparenza sullo stato delle attività. Monday.com dispone anche di un template per l’onboarding dei dipendenti che potrai sfruttare per muovere i tuoi primi passi con il processo di onboarding.

2. Software per videoconferenze

Lavorare a distanza può provocare una sensazione di isolamento, che tuttavia può essere mitigata con l’uso di un software per videoconferenze. Con piattaforme come Zoom o Webex, puoi riunirti “faccia a faccia” con i tuoi nuovi dipendenti in occasione della loro prima giornata di lavoro. Un’iniziativa importante per aiutarli a relazionarsi con te e con gli altri colleghi da un punto di vista più umano.

3. Software per comunicazione interna

Le videoconferenze sono ottime per le riunioni, ma può capitare che durante il processo di onboarding i nuovi membri del personale abbiano delle domande da porti al volo. In questo caso, strumenti come Slack o Workplace by Facebook, sono molto comodi poiché permettono ai nuovi arrivati di ottenere le risposte di cui hanno bisogno dalle persone giuste e al momento giusto.

4. Gestionali HR

Il dipartimento delle risorse umane riveste un ruolo importante nell’onboarding dei dipendenti da remoto. Per riuscire a tenere traccia di ogni cosa relativa al personale, dai permessi ai contratti di assunzione, puoi dotare il dipartimento HR di software come BambooHR o Calamari.

5. Software per la firma digitale

In un ufficio convenzionale, un dipendente trascorre la maggior parte del suo primo giorno di lavoro a firmare contratti e compilare moduli. Tali pratiche possono essere complicate da gestire a distanza, a meno che non si disponga di un software per la firma digitale come eSign Genie o DocuSign. Con piattaforme di questo tipo non dovrai più scansionare o stampare alcun documento, che verrà invece digitalizzato consentendo di apporre la firma con un semplice click.

6 consigli per l’onboarding digitale e la nuova esperienza di assunzione

1. ‘A tu per tu’ virtuali

Anche se difficilmente riuscirai a incontrare di persona i tuoi lavoratori da remoto, assicurati che possano associare un volto a un nome. Non esitare a riempire le loro prime giornate di lavoro con videochiamate con te o con chiunque lavorerà con loro.

2. Distribuisci le responsabilità

Un buon processo di onboarding non dovrebbe essere gestito da una sola persona. Delega i vari aspetti della formazione a membri del personale che lavoreranno con il nuovo arrivato. In questo modo potrà conoscere molte persone e imparare svariate abilità direttamente dagli esperti del settore.

3. Spazio a cultura e vita sociale

Con tutte le attività amministrative e formative previste durante l’onboarding virtuale è facile dimenticarsi degli aspetti culturali legati alla tua azienda. È importante anche organizzare delle videoconferenze con i responsabili di ogni dipartimento, in modo tale che i nuovi dipendenti possano conoscere i membri del loro team e farsi un’idea della cultura aziendale.

4. Prevedi un piano d’emergenza

Un processo di onboarding che si rispetti dovrà comprendere un piano di emergenza nel caso qualcosa vada storto. Per esempio, uno dei formatori potrebbe non essere disponibile oppure qualche problema di connessione potrebbe rendere impossibile lo svolgimento di una videoconferenza. Prepara dei piani di emergenza per tali evenienze. Ad esempio, potresti fornire ai tuoi nuovi dipendenti dei numeri di telefono da chiamare quando le videoconferenze non funzionano.

5. Offri una formazione presenziale ove possibile

A seconda del tipo di contesto di telelavoro, puoi dare ai nuovi membri del personale l’opportunità di conoscere i colleghi di persona. Ciò può essere possibile attraverso una giornata di formazione presso la sede dell’azienda oppure mettendo in contatto i dipendenti di una stessa regione in modo tale che possano costruire un legame umano più solido con gli altri lavoratori.

6. Ripensa il contenuto per adattarlo a un ufficio in casa

È necessario ripensare le parti del processo di onboarding sulla salute e la sicurezza per incentrarle sul lavoro da casa anziché sull’ambiente d’ufficio. Per fare un esempio, non ha molto senso spiegare la procedura antincendio in questo momento in cui tutti lavorano da remoto. Piuttosto, è importante pensare a come creare un ambiente di lavoro in casa che sia sicuro e confortevole.

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