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Lavorare in remoto: come aiutare i dipendenti a sentirsi inclusi?

Pubblicato il giorno 27/3/2020 da Brian Westfall e Chiara Casse

Lavorare in remoto a volte porta i dipendenti a sentirsi più isolati e soli. Per questo, è importante che il dipartimento HR si impegni a farli sentire inclusi nel resto del team.

Lavorare in remoto consigli per i dipendenti

Il luogo di lavoro non è più semplicemente un ufficio o un locale aziendale. Negli ultimi tempi, sono sempre di più i dipendenti che lavorano da remoto, soprattutto a causa delle  ultime direttive legate alla diffusione del Covid-19, ma anche per circostanze generalizzate come l’aumento dei costi dei trasporti e del mercato immobiliare, o per la disponibilità di tecnologie d’avanguardia e software per videoconferenze che abbattono le barriere geografiche.

Nel complesso dunque, per tutta una serie di ragioni, lavorare in remoto è la nuova normalità.

Non si può negare il valore di questa flessibilità sia per i datori di lavoro che per i dipendenti (parola della content analyst che sta scrivendo questo articolo dal suo divano). Tuttavia, in una situazione normale e non di emergenza come quella che stiamo vivendo, la distanza fisica che separa un numero sempre maggiore di smart worker dal resto dei colleghi non è priva di conseguenze:

  • Chi lavora da casa è più propenso a sentirsi escluso o evitato dagli altri, in parte perché teme che vengano prese decisioni senza la sua opinione.
  • Di solito i dipendenti che lavorano a distanza devono vedersela con la solitudine e la carenza di collaborazione.
  • Un dipendente su tre di quelli che lavorano da remoto non si riunisce mai di persona con il proprio team.

Non prenderla alla leggera: se il dipartimento delle Risorse Umane non agisce al più presto, lavorare in remoto finirà per demotivare i dipendenti e porterà alle loro dimissioni.

Per fare in modo di rafforzare la fidelizzazione e l’impegno dei propri dipendenti, è importante che le aziende mettano in pratica delle misure volte a soddisfare le esigenze degli smart worker e pongano loro a disposizione gli strumenti adeguati.

3 consigli per aiutare i tuoi dipendenti a lavorare in remoto e a sentirsi coinvolti

Se pensi di non aver dato sufficiente importanza alle esigenze del tuo personale a distanza o se hai sempre creduto che siano le stesse dei dipendenti che lavorano in ufficio, dovresti prepararti a cambiare alcune cose.

Per iniziare, puoi seguire questi tre consigli.

1° consiglio: la pausa caffè virtuale

Quando si lavora in ufficio, brevi scambi di idee sul meteo, sulla partita di calcio o sulle attività svolte durante il fine settimana sono all’ordine del giorno e si danno spesso per scontato. Ma per un lavoratore da remoto, che raramente viene coinvolto in chiacchierate di questo tipo, si tratta di un lusso piuttosto raro. Senza queste brevi conversazioni, l’unica scusa che uno smart worker ha per interagire con i colleghi è… il lavoro!

Strumenti collaborativi come Slack e Microsoft Teams rivestono senza ombra di dubbio un ruolo essenziale nel permettere ai team che lavorano a distanza di partecipare a conversazione virtuali di ogni tipo.

Se non usi già uno di questi strumenti, trova quello più adatto al tuo team in questo elenco e organizzalo in modo tale da aiutare i tuoi dipendenti a trarne il massimo vantaggio.

3 step per usare un nuovo software di collaborazione

Ciliegina sulla torta, i tuoi manager disporranno finalmente del canale perfetto per condividere con il resto del team, o con l’intera azienda, i risultati ottenuti dai loro dipendenti da remoto – contribuendo al tempo stesso a farli sentire più integrati.

2° consiglio: fornisci ai manager gli strumenti per valutare correttamente e motivare i lavoratori a distanza

Se da un lato ai manager piace pensare che riservano lo stesso trattamento a tutti i dipendenti, questi ultimi non la pensano sempre allo stesso modo – soprattutto chi lavora da remoto, che riceve meno attenzioni rispetto ai colleghi che solitamente lavorano in ufficio. Ad esempio, secondo uno studio condotto sul lavoro a distanza (in inglese), un dipendente da remoto su quattro teme di farsi sfuggire opportunità professionali.

Se i dipartimenti delle risorse umane non collaborano con i manager per fugare questo tipo di preoccupazioni, corrono il rischio di vedere i loro migliori talenti da remoto lasciare l’azienda per inseguire tali opportunità.

Il report di Gartner, “Out of Sight, Out of Mind? Managing the Remote Worker” (Lontano dagli occhi, lontano dal cuore? Come gestire i lavoratori a distanza ndr), illustra due aspetti sui quali dovresti formare i manager della tua azienda per assicurarti che le prestazioni e l’evoluzione professionale dei dipendenti da remoto ricevano le dovute attenzioni (il documento completo è disponibile, in inglese, per i clienti di Gartner):

  1. Affidare al personale da remoto incarichi stimolanti e opportunità di leadership. Un manager che assegna agli smart worker le mansioni più facili e ripetitive, in modo da non dover controllarne spesso l’operato, è un manager che tende a prediligere il cammino più facile. L’approccio ideale sarebbe invece quello di affidare ai team a distanza compiti stimolanti che mettano alla prova le abilità di ognuno, verificando regolarmente se hanno bisogno di aiuto per determinate attività. Inoltre, permettere loro di gestire progetti contribuisce a favorire le interazioni tra i team da remoto e i colleghi in ufficio.
  2. Misurare le prestazioni in base ai risultati piuttosto che al numero di ore dedicate. Se sei uno di quelli che valutano le performance di un dipendente in base agli “sforzi” o al tempo impiegato, fermati. Risorse umane e manager dovrebbero fare squadra ed elaborare un metodo di valutazione basato sui risultati, ovvero più paritario, come ad esempio definire quantità misurabili di produttività (linee di codice, ecc.) o una peer review per valutare la qualità.

Un altro aspetto da non sottovalutare è l’importanza di sviluppare nuove abilità. Se è vero che i lavoratori da remoto dovrebbero (come tutti i dipendenti) essere gli artefici della propria evoluzione professionale, è altrettanto certo che i manager possono svolgere un ruolo chiave nell’aiutarli ad affermarsi.

3° consiglio: approfitta delle riunioni virtuali per creare una piacevole occasione di incontro tra colleghi

Se l’unico momento in cui gli smart worker vedono i membri del team è durante una videoconferenza dall’immagine sfocata e ritardata che si tiene una volta al mese, come possiamo pretendere che conoscano i loro colleghi e interagiscano con loro?

Con l’aumento delle persone che lavorano da casa, le aziende devono sforzarsi di combinare le call dedicate esclusivamente al lavoro con altre forme di incontro più informali. In questo modo, i team in loco inizieranno a vedere i loro colleghi da remoto come persone e non come volti semi-sconosciuti che appaiono di tanto in tanto sul loro schermo.

Ecco alcuni spunti (ordinate in base al livello di sforzo richiesto) per mettere in pratica questo consiglio:

  • Invita i dipendenti da remoto appena assunti a mostrare virtualmente il loro spazio di lavoro. (Sforzo basso)
  • Crea tandem di lavoratori in loco e a distanza per delle pause caffè virtuali. (Sforzo basso)
  • Organizza eventi in cui i dipendenti in loco e quelli che lavorano da remoto possano svolgere attività insieme, come guardare un film o sfidarsi a qualche gioco virtuale. (Sforzo medio)
  • Fai un investimento per portare in ufficio i dipendenti da remoto. (Sforzo alto)

Per quest’ultima idea, approfitta per far coincidere la visita degli smart worker alla sede aziendale con un periodo di novità in cui si otterrebbero maggiori benefici da una comunicazione diretta a tu per tu, come un importante cambiamento della strategia o di leadership.

L’argomento non è nemmeno lontanamente concluso

Anche le aziende più consolidate annaspano quando si tratta di gestire uno staff che lavora da remoto. Società come Best Buy, Yahoo e IBM sono arrivate persino a rimuovere lo smart working perché non sono riuscite a raggiungere il livello di collaborazione che esigevano.

In realtà, per la maggior parte delle aziende non è necessario arrivare a tanto. Con gli strumenti e le strategie adatte, il tuo business sarà in grado non solo di gestire i dipendenti che lavorano da remoto, ma anche di farli sentire apprezzati.

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