Acquista in modo consapevole: sai quanto costa veramente un gestionale per azienda?

Pubblicato il giorno 20/7/2020 da Brian Westfall e Chiara Casse

Quanto costa veramente un gestionale per azienda? Definire il budget di un gestionale  è complicato per molti. Ma noi siamo qui per aiutarti.

Quanto costa veramente un gestionale per azienda?

In un mondo ideale acquistare un software sarebbe semplice come acquistare un prodotto qualsiasi. C’è un prezzo stabilito, lo paghi… ed è fatta, il software è tuo!

Ma se hai già iniziato a esplorare le diverse soluzioni di software per la tua azienda, saprai che in realtà non è così semplice. Non solo i fornitori di software applicano modelli di tariffazione totalmente differenti, ma nascondono anche costi aggiuntivi collegati al possesso e all’esecuzione del loro sistema.

Spesso il timore che i costi superino il budget stabilito è il principale ostacolo interno all’acquisto di un software per il business. A meno che non si conosca il vero costo della licenza del software, il rischio di andare fuori budget è dietro l’angolo.

In questo articolo passeremo in rassegna i cinque elementi principali che formano il costo totale di un software aziendale. L’obiettivo? Chiarire quali sono i costi di un software in modo da prendere le tue decisioni d’acquisto in modo consapevole e sicuro.

I cinque elementi principali che formano il costo totale di un software aziendale


  1. La licenza del software
  2. Hardware
  3. Implementazione
  4. Formazione
  5. Supporto

Componente di costo n. 1: la licenza del software

La licenza del software – ovvero il costo effettivo di possesso e utilizzo del software – ha la duplice particolarità di costituire una parte significativa del prezzo del software e un costo difficile da congelare in modo definitivo in quanto può variare notevolmente nel corso del tempo e man mano che il tuo business cresce.

I modelli di tariffazione esistenti per le licenze dei software sono principalmente due: la licenza perpetua e la licenza in abbonamento.

La licenza perpetua prevede un pagamento iniziale che garantisce la proprietà del software a tempo indeterminato (vale a dire, per sempre, dall’inglese in perpetuity). Questo modello di tariffazione è quello usato da più tempo ed è utilizzato solitamente per i software “on-premise”, ovvero scaricati e installati su un computer locale o su un server della tua azienda.

Con la sottoscrizione di un abbonamento si paga un canone mensile o annuale per l’utilizzo del software. Se si interrompe il pagamento o non si rinnova il contratto, non è più possibile usufruire del software. Questo modello di tariffazione è più recente, più diffuso e spesso usato per soluzioni basate sul cloud (questo modello di distribuzione è anche noto come “Software-as-a-Service” o “SaaS”), vale a dire ospitati sui server del fornitore del software e accessibili agli utenti attraverso una connessione a internet.

Ricorda: i fornitori di software spesso offrono la possibilità di scegliere tra un abbonamento mensile o annuale, offrendo una tariffa complessiva più economica per quest’ultimo per indurre l’acquirente a sottoscrivere un contratto più lungo. Tuttavia non è detto che il costo dell’abbonamento annuale sia effettivamente più economico del totale delle singole mensilità. Ti consigliamo sempre di fare due conti per valutare quale delle due opzioni soddisfi meglio le tue esigenze.

Esistono altri tre tipi di abbonamento sul mercato, con prezzi che variano in base a diversi fattori, quali il consumo, le dimensioni e gli utenti.

  1. La tariffazione basata sul consumo prevede un costo variabile in base all’effettivo utilizzo del software o dei servizi ad esso associati.
  2. La tariffazione basata sulle dimensioni varia in base alle dimensioni dell’azienda, ad esempio in base a fattori come il numero di dipendenti o di clienti.
  3. La tariffazione basata sull’utente varia in base al numero di persone che hanno accesso al software.
Ricorda: è importante capire la differenza tra licenza per utente autorizzato e licenza per utente simultaneo. Nel caso della licenza per utente autorizzato, ogni utente dispone dei propri dati di accesso e tutti gli utenti possono utilizzare il software contemporaneamente. Con la licenza per utente simultaneo si dispone di un numero fisso di login utilizzabili da chiunque, ma la licenza non consente un numero di login simultanei superiore al massimo previsto. Se disponi di un team di 20 persone e queste avranno bisogno di utilizzare il software contemporaneamente, dovresti optare per una tariffa utente autorizzato che includa 20 utenti. Ma se solo cinque dei 20 membri del team utilizzano il software nello stesso momento, può essere più conveniente scegliere una tariffa utente simultaneo per cinque utenti.

Nella maggior parte dei casi, difficilmente potrai scegliere tra i due modelli di tariffazione per un determinato software. È raro che i produttori di software offrano entrambe le opzioni – licenza perpetua e abbonamento – per i loro prodotti.

Ad ogni modo, nei casi in cui tu abbia possibilità di scelta, o se stai confrontando un prodotto con licenza perpetua con un prodotto in abbonamento, valuta i pro e i contro di ciascuna opzione per determinare quale si adatta meglio al tuo business.

Confronto prezzi licenza perpetua software vs abbonamento

Componente di costo n. 2: hardware

Per quanto potrebbe sembrare ovvio, è sempre importante tenere in considerazione il costo dell’hardware necessario per utilizzare il software che si acquista.

Questo vale soprattutto per le installazioni in locale, che potrebbero richiedere non solo l’acquisto di un server per ospitare il software, ma anche di nuovi dispositivi che supportino il sistema operativo giusto. In altre parole, se utilizzi dispostivi Mac ma il software che desideri funziona solo su Windows, il costo finale diventa notevole.

Essendo accessibili attraverso un browser web, le soluzioni SaaS offrono molta più flessibilità in termini di hardware e funzioneranno su computer, tablet o smartphone. Le aziende possono anche risparmiare sull’hardware consentendo ai dipendenti di usare i propri dispositivi (ma in questo caso deve essere presente una politica per la sicurezza dei dispositivi mobili  per ridurre le vulnerabilità informatiche).

Alcune categorie di software richiederanno l’acquisto di hardware aggiuntivo. I sistemi di rilevazione biometrica delle presenze, ad esempio, usano l’impronta digitale di una persona o altro identificativo unico per verificare l’identità degli utenti. Queste piattaforme richiedono dispositivi hardware specializzati per registrare i dati biometrici con la massima precisione.

Alcuni fornitori possono richiedere di utilizzare il loro software in associazione al loro hardware, mentre altri offrono un’ampia compatibilità.

Componente di costo n. 3: implementazione

I fornitori possono applicare un costo una tantum al momento dell’acquisto per installare e rendere operativo il software presso la tua azienda. Oltre all’installazione e alla configurazione di base, i costi di implementazione possono coprire anche esigenze quali:

  • Personalizzazione del software
  • Migrazione dei dati dai sistemi precedenti
  • Integrazione con i sistemi attuali

Se sei in grado di gestire l’implementazione del software autonomamente, il fornitore potrebbe non applicare questo costo.

Di norma i sistemi in locale hanno un costo di implementazione maggiore rispetto a quelli basati sul cloud. Lo stesso vale per i sistemi più complessi rispetto alle applicazioni di base.

In alcuni casi l’implementazione potrebbe costare quanto la licenza del software – se non addirittura di più! Informati presso i fornitori circa i dettagli delle loro opzioni di implementazione e i relativi costi per pianificare le spese al meglio.

Componente di costo n. 4: formazione

Sebbene il costo di una licenza software normalmente includa l’accesso a guide in linea e forum di assistenza, i fornitori potrebbero prevedere anche una tariffa supplementare e opzionale per una formazione aggiuntiva. A seconda della complessità del software scelto e della sua importanza per il tuo business, potrebbe valere la pena investire nella formazione affinché i tuoi dipendenti possano familiarizzarsi rapidamente con la piattaforma.

La formazione può essere svolta in diversi formati, ognuno con un prezzo specifico:

  • I dipendenti si recano presso il luogo di formazione del fornitore del software
  • Il formatore si reca presso l’azienda
  • Sessioni webinar virtuali
  • Corsi in e-learning autogestiti

I fornitori di software di alto profilo possono anche offrire agli utenti la possibilità di conseguire una certificazione per dimostrare le loro competenze nell’uso del software.

Indipendentemente dall’opzione di formazione che sceglierai, assicurati di pianificare le spese non solo per gli utenti iniziali, ma anche per eventuali nuovi assunti che dovranno imparare a usare il software in futuro.

Componente di costo n. 5: supporto

Incluso talvolta nel costo della licenza, il supporto continuo può anche prevedere un costo a parte che copre la manutenzione, gli aggiornamenti e persino livelli premium di servizio clienti.

Il supporto può anche includere il servizio di consulenza con un agente dedicato con il quale potrai riunirti regolarmente per valutare gli obiettivi e imparare a ottenere il massimo dal software.

In base ai servizi di supporto che offre, il fornitore potrebbe farsi carico di alcune importanti attività complesse che tu non sei in grado di gestire (es: alcuni fornitori di software per buste paga possono gestire al posto tuo le buste paga della tua azienda).

Valuta quanto ti costerebbe svolgere queste attività internamente e confrontale con la possibilità di esternalizzarle.

Consigli finali per risparmiare sull’acquisto di un software

La tariffazione dei software non è mai così semplice come appare a prima vista. I costi nascosti sono molteplici e, se non stai attento a prevederli correttamente, ti ritroverai presto ad oltrepassare il budget destinato all’acquisto del software.

Conoscere tutti gli elementi che compongono il costo effettivo del tuo gestionale per l’azienda ti aiuterà a calcolare il tuo budget e a mantenere la spesa sotto controllo.

Con questi ultimi consigli potrai ridurre la spesa ulteriormente:

●        Negozia sempre. Molti fornitori, soprattutto quelli che espongono i loro prezzi al pubblico, non si sposteranno dalle cifre fissate. Ma alcuni possono concedere degli sconti se viene loro chiesto, in particolare se acquisti qualche componente o servizio aggiuntivo che aumenta il tuo valore come cliente.

●        Distingui le funzionalità di cui hai bisogno da quelle che desideri. Non vale la pena spendere un capitale per un software del quale useresti solo la metà delle funzionalità. Focalizzati sulle tue esigenze, acquista un software che le soddisfi a un prezzo che ti puoi permettere. Avrai sempre la possibilità di scalare più avanti, quando le tue esigenze saranno più ambiziose.

●        Valuta attentamente quale livello sottoscrivere. Spesso i fornitori offrono diversi livelli di sottoscrizione, dove a prezzo più elevato corrispondono più utenti, più spazio di archiviazione, più funzionalità, ecc. Se superi il limite previsto per la tariffa sottoscritta potresti dover pagare il prezzo, più alto, del livello successivo. Quindi, se la tua tariffa prevede dai 10 ai 25 utenti, passare da 11 o 12 utenti non comporterà alcuna differenza, ma passare da 25 a 26 utenti potrebbe avere un costo significativo.

●        Cerca opzioni gratuite e open-source con attenzione. Esistono sicuramente valide opzioni di software gratuiti e open-source, ma devi prestare attenzione. Molte soluzioni “gratuite” prevedono grossi limiti per quanto riguarda l’archiviazione, il numero di utenti o le funzionalità. I software open-source richiedono l’intervento del personale informatico per l’installazione, la personalizzazione e la manutenzione, che deve essere pagato. Leggi tutte le clausole prima di impegnarti con un programma.


NOTA: L’obiettivo di questo articolo è di informare i nostri lettori circa l’acquisto di un software in Italia. Non vuole in alcun modo fornire consigli economici o promuovere una specifica linea d’azione. Per ricevere consigli per la tua situazione concreta, consulta il tuo commercialista o consulente finanziario.

Questo articolo potrebbe far riferimento a prodotti, programmi o servizi che potrebbero non essere disponibili nel tuo paese o potrebbero essere soggetti a restrizioni nel rispetto delle disposizioni legislative vigenti. Ti suggeriamo di contattare direttamente il provider per richiedere maggiori informazioni sulla disponibilità del prodotto e sulla sua compliance con le leggi locali.