Questo articolo è stato originariamente pubblicato il 08/04/2021 e aggiornato il 31/03/2023
L’utilizzo del Workflow Management System ti consente di raggiungere prima i tuoi obiettivi di business, e già questo rappresenta un valido motivo per implementare la gestione del flusso di lavoro nell’organizzazione della tua azienda; scopri tutti gli altri!
In questo articolo
Il workflow e, di conseguenza, il workflow management, aiuta a semplificare, automatizzare e ottimizzare la gestione dei flussi aziendali ripetibili, riducendo gli errori e individuando aree da migliorare per massimizzare il livello di efficienza, sviluppare strategie innovative e far crescere il proprio business.
Per essere competitivo e battere la concorrenza, puoi avvalerti di software e app workflow per rispondere alle tue esigenze aziendali. Nei prossimi paragrafi spiegheremo cos’è il workflow management e vedremo qualche esempio concreto.
Cos’è un workflow?
Con il termine “workflow“, che possiamo tradurre in italiano come “flusso di lavoro”, si indica l’organizzazione automatizzata e coordinata secondo modelli prestabiliti di compiti e persone coinvolti in un processo lavorativo. Ogni processo aziendale è costituito da una sequenza di attività, chiamate task, da completare per raggiungere un obiettivo predeterminato e passare alla fase successiva.
Workflow management: cosa significa
Il workflow management definisce l’organizzazione e la gestione dei progetti, ottimizzando i flussi di lavoro attraverso la creazione di modelli ripetibili e definiti che aumentano il livello di trasparenza e controllo.
I software per workflow rappresentano lo strumento fondamentale per gestire la rivoluzione digitale e rendere la collaborazione a distanza tra persone sempre più agevole.
È evidente che una corretta interazione tra i soggetti e una rapida trasmissione delle informazioni permette un’esecuzione efficace ed efficiente dei processi lavorativi, consentendo all’azienda di raggiungere gli obiettivi economici predefiniti, ridurre i costi e reagire con prontezza all’evoluzione dei mercati.
In termini pratici, gli strumenti di workflow sono software che definiscono un processo lavorativo individuando le fasi da realizzare, scomponendole in attività e operazioni da assegnare ai soggetti coinvolti nel progetto, che così ricevono informazioni puntuali e corrette per realizzare le task loro assegnate, ottimizzando tempi e costi.
La comprensione di cos’è il workflow management è solo la prima parte del processo. Implementare strumenti di workflow dà infatti la possibilità di analizzare i processi aziendali nel loro svolgimento per verificarne il funzionamento e correggere gli errori evitando ritardi, intoppi e inutili sprechi.
Differenze tra workflow management e BPM
Il termine workflow management può essere confuso con il Business Process Management (BPM). Infatti, nonostante entrambi rispondano a esigenze aziendali simili, hanno caratteristiche ben diverse.
Il Business Process Management, a differenza del workflow management, è un metodo che permette di supervisionare tutte quelle operazioni e procedure continue, ripetitive e prevedibili, che sono essenziali per un'azienda.
Il BPM monitora e analizza i modelli di base utilizzati per il successo aziendale in base a dati concreti. Il workflow management, invece, viene utilizzato per flussi di lavoro specifici che vengono eseguiti in base alle esigenze all'interno di una struttura aziendale.
Un software BPM può quindi integrare funzioni di workflow management ma non viceversa.
Organizzando e definendo il proprio Business Process Management, le PMI possono risparmiare tempo e ridurre gli errori, aumentando la produttività e i profitti.
I software BPM integrano strumenti come la gestione dei calendari, dei moduli e delle conformità, aiutando il team dell'amministrazione ad ottimizzare i propri compiti.
Ad esempio, un'impresa edile in crescita potrebbe risparmiare valutando i processi di marketing e vendita per determinare il costo di acquisizione dei clienti.
Vantaggi ed esempi del workflow management
Come abbiamo visto, il workflow management riguarda l’organizzazione del lavoro svolto dalle persone all’interno di un processo aziendale, ma le attività possono essere automatizzate ed eseguite da sistemi IT che definiscono, gestiscono e assegnano priorità ai flussi di lavoro.
Workflow esempio di applicazione:
Per rendersi conto delle implicazioni concrete dell’applicazione di un sistema workflow e non restare troppo sul teorico, pensiamo ai vantaggi che comporta l’utilizzo di un workflow nell’ottimizzazione della gestione dei contratti.
La creazione di un nuovo contratto, infatti, richiede l’interazione tra uffici, soggetti interni ed esterni all’azienda, ognuno dei quali partecipa alla definizione di specifiche parti del documento ed è responsabile dell’approvazione o della modifica del suo contenuto.
Un tool workflow consente di definire in anticipo chi deve partecipare alla creazione del contratto, indicando quando e quali azioni compiere sul documento e proseguendo in modo automatico ogni volta che una persona ha portato a termine il proprio lavoro.
Definito e approvato il contenuto del contratto, un nuovo step di workflow procede con l’invio al cliente, che può proporre modifiche o rinviare il contratto firmato.
Sempre automaticamente si procederà all’archiviazione, mentre, in prossimità della data di scadenza del documento il workflow attiverà un nuovo processo.
La gestione dei contratti rappresenta solo un esempio di come possano essere utilizzati i tool workflow, che trovano applicazione anche in numerosi altri settori. Per esempio, esistono software workflow che gestiscono processi di assunzione, oppure automatizzano i vari passaggi della prenotazione di un volo, di un hotel o di un tour. Consentono di eseguire il controllo qualità o addirittura, in ambito militare, distribuiscono compiti per gestire situazioni difficili seguendo le regole di ingaggio.
Perché è importante utilizzare un sistema di workflow
Per affrontare un contesto economico sempre più competitivo, devi elaborare una strategia che aiuti la tua azienda a distinguersi sul mercato e a crescere.
L’automazione dei flussi di lavoro, focalizzandosi anche sui più piccoli dettagli, ti consente di avere una visione d’insieme più chiara dei processi produttivi, permettendoti di migliorarne efficienza ed efficacia e di conseguenza incrementare i profitti.
Molte aziende sono sopraffatte da una mole di attività inutili e ridondanti e da problemi di comunicazione tra reparti, che non fanno altro che rallentare il lavoro e creare malcontento. Grazie agli strumenti di workflow puoi individuare ed eliminare tutte le attività routinarie, migliorare le relazioni tra management e dipendenti e fornire prodotti e servizi migliori ai tuoi clienti, dando valore alla tua azienda.
