Workflow management: cos’è e come può aiutarti a gestire i tuoi flussi di lavoro

Pubblicato il giorno 4/8/2020 da Chiara Casse

Workflow management: cos'è?
Perché automatizzare la gestione dei flussi di lavoro e come può aiutarti!

“Hai controllato la mail che ti ho inviato?” “A che punto siamo con quell’approvazione?” “Puoi inviarmi di nuovo il file?” Queste sono le frasi più comuni che si sentono in un team di lavoro quando i processi aziendali sono gestiti manualmente.

Sapere cos’è il workflow e, di conseguenza, il workflow management, ti aiuta a semplificare, automatizzare e ottimizzare le attività aziendali ripetibili, riducendo gli errori e individuando aree da migliorare per massimizzare il livello di efficienza, sviluppare strategie innovative e far crescere il tuo business.

Per essere competitivo e battere la concorrenza, devi solo comparare e trovare i software e le app workflow più adatte alle tue esigenze aziendali. Nei prossimi paragrafi ti spiegheremo cos’è il workflow management e ti elencheremo qualche esempio!

Cos’è un workflow?

Con il termine “workflow“, che possiamo tradurre in italiano come “flusso di lavoro”, si indica l’organizzazione automatizzata e coordinata secondo modelli prestabiliti di compiti e persone coinvolti in un processo lavorativo. Ogni processo aziendale è costituito da una sequenza di attività, chiamate task, da completare per raggiungere un obiettivo predeterminato e passare alla fase successiva.

Cos’è il workflow management?

Ai tempi dell’emergenza sanitaria dettata dal Covid-19, lo smart working sta diventando un modello di organizzazione aziendale sempre più diffuso.

Per essere pronti ad affrontare il cambiamento e creare una nuova idea di collante aziendale, occorre affidarsi sempre più a strumenti informatici che rendano il lavoro veramente digitale.

I software per workflow rappresentano lo strumento fondamentale per gestire la rivoluzione digitale e rendere la collaborazione a distanza tra persone sempre più agevole.

È evidente che una corretta interazione tra i soggetti e una rapida trasmissione delle informazioni permette un’esecuzione efficace ed efficiente dei processi lavorativi, consentendo all’azienda di raggiungere gli obiettivi economici predefiniti, ridurre i costi e reagire con prontezza all’evoluzione dei mercati.

Compito del workflow management, dunque, è quello di definire l’organizzazione e il coordinamento dei processi aziendali, ottimizzando i flussi di lavoro attraverso la creazione di modelli ripetibili e definiti che aumentano il livello di trasparenza e controllo.

In termini pratici, gli strumenti di workflow sono software che definiscono un processo lavorativo individuando le fasi da realizzare, scomponendole in attività e operazioni da assegnare ai soggetti coinvolti nel progetto, che così ricevono informazioni puntuali e corrette per realizzare le task loro assegnate, ottimizzando tempi e costi.

La comprensione di cos’è il workflow management è solo la prima parte del processo. Implementare strumenti di workflow dà infatti la possibilità di analizzare i processi aziendali nel loro svolgimento per verificarne il funzionamento e correggere gli errori evitando ritardi, intoppi e inutili sprechi.

Workflow: esempio di applicazione

Come abbiamo visto, il workflow management riguarda l’organizzazione del lavoro svolto dalle persone all’interno di un processo aziendale, ma le attività possono essere automatizzate ed eseguite da sistemi IT che definiscono, gestiscono e assegnano priorità ai flussi di lavoro.

Per rendersi conto delle implicazioni concrete dell’applicazione di un sistema workflow e non restare troppo sul teorico, pensiamo ai vantaggi che comporta l’utilizzo di un workflow nell’ottimizzazione della gestione dei contratti.

La creazione di un nuovo contratto, infatti, richiede l’interazione tra uffici e tra soggetti interni ed esterni all’azienda, ognuno dei quali partecipa alla definizione di specifiche parti del documento ed è responsabile dell’approvazione o della modifica del suo contenuto.

Un tool workflow consente di definire in anticipo chi deve partecipare alla creazione del contratto, indicando quando e quali azioni compiere sul documento e proseguendo in modo automatico ogni volta che una persona ha portato a termine il proprio lavoro; definito e approvato il contenuto del contratto, un nuovo step di workflow procede con l’invio al cliente, che può proporre modifiche o rinviare il contratto firmato. Sempre automaticamente si procederà all’archiviazione, mentre in prossimità della data di scadenza del documento il workflow attiverà un nuovo processo.

La gestione dei contratti rappresenta solo un esempio di come possano essere utilizzati i tool workflow, che trovano applicazione anche in numerosi altri settori. Esistono software workflow che gestiscono processi di assunzione oppure le prenotazioni di voli, hotel e tour, eseguono il controllo qualità o addirittura, in ambito militare, distribuiscono compiti per gestire situazioni difficili seguendo le regole di ingaggio.

I vantaggi di utilizzare un tool workflow

L’utilizzo del Workflow Management System ti consente di raggiungere prima i tuoi obiettivi di business, e già questo rappresenta un valido motivo per implementare la gestione del flusso di lavoro nell’organizzazione della tua azienda.

Se però ancora non sei convinto, ecco alcuni dei principali vantaggi che derivano dall’utilizzo dei tool workflow:

  • Semplificazione e velocizzazione dei processi interni
  • Riduzione degli errori e della necessità di rielaborazioni
  • Riduzione dei rischi di approvare richieste e contratti errati
  • Miglioramento della audit trail compliance
  • Incremento di produttività e produzione
  • Aumento della soddisfazione dei dipendenti
  • Tracciamento dei dati e delle informazioni in tempo reale
  • Chiara definizione delle performance di gruppo e individuali
  • Monitoraggio progressi dei gruppi di lavoro
  • Identificazione e rimozione dei rallentamenti del processo produttivo
  • Distribuzione del lavoro secondo le competenze
  • Drastica riduzione dei rifiuti e relativi costi di gestione
  • Maggiore trasparenza nelle comunicazioni
  • Possibilità per management e personale di focalizzarsi sulle attività a valore aggiunto

Perché è importante utilizzare un sistema di workflow

Per affrontare un contesto economico sempre più competitivo, devi elaborare una strategia che aiuti la tua azienda a distinguersi sul mercato e a crescere.

L’automazione dei flussi di lavoro, focalizzandosi anche sui più piccoli dettagli, ti consente di avere una visione d’insieme più chiara dei processi produttivi, permettendoti di migliorarne efficienza ed efficacia e di conseguenza incrementare i profitti.

Molte aziende sono sopraffatte da una mole di attività inutili e ridondanti e da problemi di comunicazione tra reparti, che non fanno altro che rallentare il lavoro e creare malcontento. Grazie agli strumenti di workflow puoi individuare ed eliminare tutte le attività routinarie, migliorare le relazioni tra management e dipendenti e fornire prodotti e servizi migliori ai tuoi clienti, dando valore alla tua azienda.

Vuoi saperne di più? Consulta il nostro catalogo di software per workflow per scoprire altri prodotti.

Questo articolo potrebbe far riferimento a prodotti, programmi o servizi che potrebbero non essere disponibili nel tuo paese o potrebbero essere soggetti a restrizioni nel rispetto delle disposizioni legislative vigenti. Ti suggeriamo di contattare direttamente il provider per richiedere maggiori informazioni sulla disponibilità del prodotto e sulla sua compliance con le leggi locali.