Come potenziare l’implementazione di un nuovo software in 3 fasi

Pubblicato il giorno 11/8/2020 da Chiara Casse e Taylor Short

Adotta strategie di segmentazione degli utenti per identificare in modo efficace capacità e competenze informatiche ed individuare coloro che necessitano di più assistenza nella fase di implementazione di un nuovo software.

Come potenziare capacità e competenze informatiche per implementare un nuovo software

L’implementazione di un nuovo software si rivela utile solo se accompagnata dalle capacità e competenze informatiche necessarie da parte dei dipendenti. Adottare flussi di lavoro appropriati, compilare tutti i campi rilevanti, menzionare i colleghi adeguati: sono tutti esempi di operazioni in cui gli utenti potrebbero non essere in grado di sfruttare al massimo il potenziale di un sistema.

Ecco perché è fondamentale attenersi alle tre fasi riportate di seguito per comprendere i problemi principali riscontrati dagli utenti relativi al software esistente, identificare gli utenti con più capacità e competenze informatiche e quelli con lacune da colmare e, infine, risolvere qualsiasi altro problema esistente, in modo da garantire un utilizzo corretto del nuovo software.

Grazie alla nostra esperienza nel settore, ti offriamo una serie di azioni da intraprendere per fare in modo che i tuoi dipendenti utilizzino correttamente il nuovo software.

Ecco i punti che tratteremo:

  1. Raccolta di feedback da parte degli utenti
  2. Identificazione degli utenti in possesso delle capacità e competenze informatiche necessarie e di quelli con lacune da colmare
  3. Abbattimento delle barriere relative all’implementazione

Raccogli il feedback degli utenti il prima possibile

Accade spesso che i leader aziendali prendano decisioni riguardanti l’implementazione di tecnologie e software consultando unicamente i propri pari, senza invece considerare le opinioni dei dipendenti, i quali sono coloro che utilizzano i sistemi aziendali ogni giorno.

Una ricerca condotta da Gartner (in inglese) sui fattori che motivano i dipendenti a utilizzare un software in maniera efficace dimostra che la raccolta dei loro feedback nelle prime fasi del processo, ovvero durante la creazione di un business case o di un elenco di funzionalità, ha un impatto nettamente più positivo sull’implementazione dei software.

Più esiterai a coinvolgere gli utenti finali, minori saranno le probabilità che i software vengano utilizzati in modo corretto: l’inclusione dei dipendenti sin dalle fasi iniziali del processo aumenterà infatti le probabilità di utilizzo del software. Coinvolgerli soltanto nella fase finale di scelta del fornitore potrebbe invece rappresentare un errore.

Passa all’azione: indipendentemente dalla fase del processo in cui ti trovi, è fondamentale mantenere sempre la massima trasparenza:

  • Se hai già selezionato un fornitore di software, accertati di definire chiaramente tramite un’e-mail o una riunione il problema aziendale che intendi risolvere con l’impiego della nuova tecnologia, nonché di apportare le motivazioni necessarie per cui il fornitore scelto rappresenta la miglior opzione.
  • Se hai appena dato via al processo, stabilisci una deadline per la raccolta di feedback sul software esistente da parte di un campione di dipendenti, includendo sia i manager che i neoassunti di diversi team, in modo da individuare i due o tre problemi principali.

Identifica gli utenti in possesso di capacità e competenze informatiche necessarie e quelli con lacune da colmare

La segmentazione degli utenti in gruppi con problemi simili faciliterà la successiva fase di identificazione degli ostacoli relativi all’implementazione. Applicare inoltre una distinzione tra gli utenti esperti e quelli che necessitano di ulteriore formazione permetterà una gestione del tempo più efficace.

È fondamentale tenere ben presenti alcuni gruppi chiave:

  • Utenti esperti: coloro che hanno interazione e conoscenza elevata.

Consiglio: fai leva sugli utenti esperti in modo che rivestano il ruolo di insegnanti e mentori e promuovano l’utilizzo del software tra gli altri gruppi.

  • Utenti critici: coloro che hanno interazione elevata e conoscenza medio-bassa.

Consiglio: concentra la maggior parte delle iniziative di training e formazione su questo gruppo, fornendo un feedback continuo per migliorare l’utilizzo del software.

  • Non utenti: coloro che hanno interazione bassa e nessuna conoscenza.

Consiglio: fornisci formazione ai membri di questo gruppo soltanto se sono previsti passaggi di ruolo che richiedano l’uso del sistema.

Dopo aver condotto un semplice sondaggio, potrai classificare gli utenti in più esperti e meno esperti, nonché individuare le soluzioni per risolvere i loro problemi.

Passa all’azione: crea e condividi un semplice sondaggio con ogni utente della tua azienda, includendo le seguenti domande:

  • Qual è il tuo ruolo all’interno dell’azienda?
  • In che percentuale le tue attività lavorative quotidiane implicano l’utilizzo di [software esistente]?
  • In una scala da 1 a 10, come definiresti il tuo livello di conoscenza di [software esistente]?

Raccogli le risposte e riportale in un grafico indicante i livelli di interazione e conoscenza sugli assi X e Y, rispettivamente, in modo da identificare e raggruppare rapidamente gli utenti con profili simili.

Abbatti le barriere relative all’implementazione del software

A questo punto avrai raccolto feedback qualitativo sufficiente sugli aspetti da migliorare, nonché dati quantitativi per la segmentazione in gruppi dei tuoi dipendenti. È ora il momento di aiutare ciascun utente a identificare e affrontare i diversi problemi riscontrati.

Gartner consiglia l’implementazione di alcune strategie per facilitare l’adozione del nuovo software in base a problemi specifici o alla percezione dei singoli utenti:

Informazione: per gli utenti che non hanno chiaro il contesto del processo di cambiamento

  • Indica i benefici aziendali generali derivanti dall’adozione della nuova tecnologia
  • Includi tali utenti in mailing list contenenti aggiornamenti sull’implementazione del software e la relativa formazione

Rassicurazione: per gli utenti che non hanno chiaro il loro ruolo nel processo di cambiamento

  • Fornisci esempi di risultati raggiungibili grazie all’impiego del nuovo software
  • Richiedi a un utente esperto di programmare una sessione per rispondere a domande specifiche

Persuasione: per gli utenti che mostrano resistenza all’adozione del nuovo software

  • Indica le motivazioni aziendali specifiche alla base dell’acquisto del nuovo software
  • Descrivi soltanto i vantaggi che gli utenti otterranno a livello individuale con l’utilizzo del nuovo software

Coinvolgimento: per gli utenti che comprendono l’importanza dell’implementazione del nuovo software

  • Incoraggia tali utenti a promuovere il nuovo sistema
  • Richiedi loro di riportare agli utenti più riluttanti i benefici associati all’uso del nuovo software

Serviti di questi approcci innanzitutto per superare gli ostacoli più comuni relativi all’implementazione del nuovo software tra gli utenti critici, quindi per analizzare i casi specifici degli utenti critici e dei non-utenti.

Passa all’azione: nelle fasi successive, ti consigliamo di programmare verifiche mensili con ciascun gruppo, nonché di offrire tool self-service sull’intranet aziendale o documenti condivisi, come ad esempio pagine contenenti le domande frequenti (FAQ) e knowledge center per la ricerca di risposte specifiche.

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