5 Consigli per migliorare il lavoro di squadra in azienda

Ti sei mai chiesto cosa potresti fare per migliorare le giornate dei tuoi dipendenti? A volte il lavoro di squadra in azienda diventa un problema al punto che non vedi l’ora di licenziarti. Ma in quanto piccolo imprenditore e project manager, è tua responsabilità cogliere i segnali che avvisano della necessità di cambiare approccio, in modo da coinvolgere il più possibile il tuo team e trovare un metodo efficiente per organizzare il lavoro.

Immagina che questi segnali siano come le spie del cruscotto della tua macchina. Quando vedi che le scadenze slittano sempre, capisci che devi alleggerire il carico di lavoro, o cambiare le metodologie di lavoro di squadra in azienda che non funzionano o ampliare l’organico prima di sfiancare i tuoi dipendenti, proprio come la spia dell’olio della tua auto segnala che devi cambiare l’olio prima di fondere il motore.

Che sia aggiornando i processi di project management, assumendo più dipendenti o riducendo il numero di riunioni e snellendo le pratiche, i piccoli imprenditori possono migliorare l’efficacia del lavoro di squadra in azienda se sanno quando, e come, cambiare il loro approccio al business. Tutto quello che serve è, molto semplicemente, un metodo per organizzare il lavoro.

In questo articolo abbiamo individuato cinque modi in cui puoi migliorare il lavoro di squadra in azienda:

1. Aggiorna le tecnologie che usi
2. Assumi più persone
3. Tieni sotto controllo il calendario delle riunioni
4. Migliora il tuo modo di comunicare
5. Le pause frequenti aumentano la produttività, non la riducono

Come rendere più efficiente il tuo team e il lavoro di squadra in azienda

1. Aggiorna le tecnologie che usi

Per quanto esperti e preziosi siano i tuoi collaboratori, se utilizzano tecnologie obsolete non andranno molto lontano. Ti rendi conto che le tecnologie che stai usando sono superate quando devi utilizzare tanti software diversi per lavorare ai tuoi progetti – come un groupware, un tool per il monitoraggio dei progetti o un software di team collaboration – o anche più semplicemente quando il tuo team non può lavorare sul campo perché mancano i laptop.

Vuoi che i tuoi dipendenti portino a termine i progetti o vuoi perdere tempo combattendo con tecnologie antiquate? In questo caso, quale metodo migliore per organizzare il lavoro se non adottando tecnologie nuove e all’avanguardia?

Le prime avvisaglie di un problema:

• Il tuo team ha difficoltà a comunicare, a sostenere gli alti livelli di stress e a rispettare le scadenze nonostante gli straordinari.
• Il tuo collaboratore di maggior talento lascia il lavoro perché è stato assunto da un’altra azienda.
• Una quantità sproporzionata di dipendenti si porta in ufficio il proprio laptop e altri dispositivi per migliorare il proprio rendimento e agevolare il lavoro di squadra in azienda.

 Il cambiamento che dovresti apportare:

Chiedi ai membri del tuo team se il software di project management e gli altri dispositivi soddisfano le loro esigenze. Basta domandare loro se credono di avere gli strumenti di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro e quali problemi hanno avuto con le tecnologie usate. In questo modo potrai capire facilmente se il metodo che usi per organizzare il lavoro è davvero efficiente o se necessita di essere cambiato.

Dovresti anche effettuare un controllo interno sulle tecnologie: ogni membro del tuo team ha almeno un laptop e uno smartphone funzionanti?

2. Assumi più persone per incentivare il lavoro di squadra in azienda

Se il lavoro non viene portato a termine, è probabile che tu abbia accettato semplicemente troppo lavoro per l’organico che hai a disposizione. Questo può essere causa di frustrazione, stanchezza mentale e insuccessi.

“Fare di più con meno” non ha funzionato per la carta stampata e non funzionerà neanche per il tuo team. Più sono le persone capaci su cui puoi contare, più progetti riuscirai a realizzare.

La carenza di personale può aumentare il rischio di infortuni e malattie tra i dipendenti, far slittare le scadenze e determinare un elevato ricambio del personale.

Se in questo momento stai lavorando con un organico ridotto all’osso, come pensi di farcela quando i tuoi dipendenti inizieranno a licenziarsi perché sono oberati di lavoro?

Come riportato dal Sole 24 Ore, “Lo stress da lavoro è una sindrome e non una condizione medica. Lo ha specificato l’Organizzazione Mondiale della Sanità (Oms) dopo aver inserito il burnout nell’elenco delle malattie per la prima volta.”

Le prime avvisaglie di un problema:

• I dipendenti trascurano i propri doveri e non rispettano le scadenze.
• Stai chiedendo ai tuoi dipendenti di assumersi incarichi al di fuori delle sfere di competenze a loro attribuite.
• I dipendenti lasciano l’azienda e non vengono rimpiazzati. Questo impedisce di formare team stabili e preparati che possano apportare competenza e qualità al lavoro di squadra in azienda.

Il cambiamento che dovresti apportare:

O investi nel personale oppure produci su una scala più ridotta. Se spremi troppo i tuoi collaboratori, li metti nelle condizioni di fallire. Alla fine si sentiranno frustrati e si licenzieranno.

Anche se pensi di non avere abbastanza budget per assumere subito qualcuno, ricorda che con la persona giusta potrai incrementare il fatturato e ammortizzare il costo del suo stipendio, oltre che ridurre la pressione sul resto del team.

3. Tieni sotto controllo il calendario delle riunioni

Poche cose possono spegnere l’entusiasmo a lavoro come un calendario fitto di riunioni.

Secondo una recente indagine effettuata dalla Harvard Business Review (in inglese) su quasi 200 alti dirigenti, il 65% degli interpellati ha dichiarato che i meeting rallentano il loro lavoro, e oltre il 70% di loro ritiene che gli incontri di lavoro siano improduttivi e inefficienti.

Se lavorare è diventato una sventura per te e per il tuo team, molto probabilmente la causa è da attribuire, almeno parzialmente, all’eccessivo numero di appuntamenti.

Le prime avvisaglie di un problema:

• La tua agenda è piena di meeting.
• I membri del tuo team sono distratti o addirittura abbandonano la sala nel bel mezzo di una riunione perché la loro presenza non è realmente necessaria.
• Non riesci a rispettare le deadline e a realizzare i tuoi progetti, ma la lista degli appuntamenti è sempre più lunga.

Il cambiamento che dovresti apportare:

Per fortuna, un piccolo imprenditore e project manager può rimediare facilmente cambiando il proprio metodo per organizzare il lavoro e gestire le riunioni.

Inizia facendoti queste cinque domande:

• Perché dobbiamo fare questo meeting?
• Questo meeting potrebbe essere sostituito da una mail?
• Questi meeting possono essere accorpati?
• Chi deve partecipare a questo meeting?
• Quanto tempo deve durare questo meeting?

Rispondendo a queste domande riuscirai a ridurre la tua agenda e permetterai al tuo team di completare il proprio lavoro.

4. Migliora il tuo modo di comunicare

Nonostante le tecnologie di comunicazione siano state perfezionate negli ultimi decenni — smartphone, chat, software per videoconferenze — in molti casi la mancanza di comunicazione é alla base del fallimento di un progetto.

L’introduzione di nuove tecnologie e l’assunzione di nuovi dipendenti possono richiedere un investimento considerevole, però il miglioramento della comunicazione aziendale e del lavoro di squadra in azienda richiede solo un nuovo approccio (supponendo che ci siano già gli strumenti di base).

 Le prime avvisaglie di un problema:

• Le informazioni chiave vengono perdute, risucchiate da un vortice di mail.
• I messaggi non giungono a destinazione perché i canali di comunicazione sono bloccati (non hai un hub di comunicazione centralizzato).
• I membri del tuo team non comunicano affatto tra di loro.

Il cambiamento che dovresti apportare:

Investi in un software di collaborazione aziendale per le comunicazioni in tempo reale e invita i tuoi dipendenti a utilizzare le sue funzionalità di messaggistica istantanea invece di scambiarsi email.

Se vuoi dei consigli pratici su quando usare tool diversi e quando è meglio evitarli, dai un’occhiata al nostro grafico sugli strumenti per una comunicazione efficace.

5. Le pause frequenti aumentano la produttività, non la riducono

Lavorare meno per aumentare la produttività potrebbe sembrare un discorso illogico, ma in realtà non lo è: a volte devi semplicemente staccare la spina per poter essere più carico, rigenerato e produttivo.

Jeffrey Pfeffer, professore di comportamento organizzativo presso la Stanford Graduate School of Business, dice che “quando le persone arrivano stanche in ufficio, non sono più così produttive. Nelle aziende, l’assidua presenza dei dipendenti sta creando problemi: le persone sono fisicamente presenti sul luogo di lavoro però non prestano attenzione a quello che fanno e finiscono in malattia per stress psicologico”.

Lavorando per tante ore di fila senza pause, puoi avere l’impressione che il tuo personale stia lavorando molto di più, ma è davvero così? O hai innescato un processo di logoramento psicofisico?

Secondo quanto scoperto dalla rivista americana Psychology Today, le pause frequenti possono essere motivanti e illuminanti, aiutano a diventare più ricettivi, migliorano la salute fisica ed emotiva, e migliorano la capacità decisionale.

 Le prime avvisaglie di un problema:

• Il tuo personale lavora per tante ore ma ha difficoltà a sostenere gli alti livelli di stress e a rispettare le scadenze.
• Tu e il tuo team state commettendo errori mentali: ad esempio sviluppate un codice errato, vi dimenticate degli impegni o non riuscite a rispondere ai clienti.
• Tu e il tuo team state per chiudere l’anno con moltissime ore di permesso non utilizzate.

 Il cambiamento che dovresti apportare:

Chiediti se il tuo metodo di organizzare il lavoro è il più adeguato. Incoraggia i tuoi dipendenti a prendersi del tempo per sé stessi e a fare delle pause quando sono a lavoro.

Inoltre, in qualità di manager, devi attenuare la tensione e la frustrazione in ufficio in modo che il tuo personale non si senta sempre oberato di impegni e il lavoro di squadra in azienda ne tragga beneficio.

Il migliore approccio per la produttività è dare al tuo team un carico di lavoro di circa il 70-80% di quanto pensi che possano realmente gestire.

Sebbene possa fare accapponare la pelle di molti supervisori e coach in tutto il mondo, questo approccio in realtà aumenta la produttività e diminuisce l’affaticamento psicofisico dei lavoratori.

Sii il cambiamento che vuoi vedere a lavoro

Ti è mai capitato di trovare il successo dopo aver cambiato il modo di lavorare del tuo team? Che sia per l’introduzione di nuove tecnologie, il miglioramento della comunicazione o l’allentamento della tensione, queste sono testimonianze significative, quindi ti invitiamo a condividerle lasciando un commento qui sotto.