Il 43% delle PMI italiane utilizza strumenti di controllo e monitoraggio dei dipendenti

Pubblicato il giorno 28/12/2020 da Chiara Casse

Il 43% delle PMI italiane utilizza strumenti di controllo e monitoraggio dei dipendenti

Lo scorso marzo 2020, quando l’Italia entrò in lockdown a causa del Covid-19, non era chiaro come le aziende avrebbero affrontato la situazione. Per molti professionisti, lavorare a tempo pieno da casa era un concetto completamente nuovo. Tra le altre, le preoccupazioni principali erano rivolte al modo in cui manager e supervisori avrebbero gestito il loro personale a distanza, senza essere fisicamente presenti sotto lo stesso tetto.

Molte piccole e medie imprese (PMI) in Italia sono state costrette a compiere un balzo in avanti in termini di trasformazione digitale nel corso di questo 2020. In particolare, molte organizzazioni hanno dovuto apprendere come lavorare e coordinarsi a distanza con una forza lavoro che opera da casa dotandosi di software specifici per il monitoraggio dei dipendenti e altri per agevolare il lavoro da remoto.

Capterra ha voluto indagare se e come il passaggio massivo allo smart working abbia avuto un impatto sui rapporti di lavoro all’interno delle PMI nostrane. Abbiamo intervistato 1.538 professionisti italiani in merito alla gestione delle relazioni lavorative in generale e al controllo dei dipendenti a distanza in particolare, all’interno della loro azienda; nel presente articolo analizzeremo le risposte fornite da dipendenti e middle manager, mentre nel prossimo ci concentreremo su dirigenti e imprenditori.  La metodologia dettagliata dello studio è presentata alla fine dell’articolo.

Cos’è il monitoraggio dei dipendenti?

Per cominciare, è importante chiarire cosa si intende per monitoraggio dei dipendenti. La sorveglianza sul posto di lavoro consiste nell’ottenere l’accesso ai dati generati da un dipendente sulle attrezzature aziendali (il più delle volte attraverso un computer e le applicazioni utilizzate) o nel filmare uno spazio di lavoro attraverso la videosorveglianza. La raccolta di tali dati può essere utilizzata, per garantire la sicurezza dell’azienda e/o della sua forza lavoro, per monitorare il tempo di presenza o per valutare la produttività di un individuo.

A livello normativo,  la disciplina del controllo a distanza è stata modificata dal D. Lgs 151/2015 (Jobs Act) che ha riscritto l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori. Nella sua formulazione originaria la norma sanciva un espresso divieto dell’uso “di impianti audiovisivi e di altre apparecchiature per finalità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori”.  Il Jobs Act del 2015, stabilisce invece che gli impianti e gli strumenti audiovisivi dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori possono essere impiegati solo per determinate finalità (esigenze organizzative, produttive e di tutela del patrimonio aziendale) e possono essere installati solo previo accordo con le associazioni sindacali o previa autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro.

In sostanza, il Jobs Act ha introdotto un regime diverso a seconda del tipo di strumento utilizzato prevedendo che:

– per gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti che consentono il controllo a distanza del lavoratore permane il divieto di installazione salvo esigenze specifiche e l’accordo sindacale/l’autorizzazione dell’INL;

– per gli strumenti di lavoro e per gli strumenti di registrazione di accessi e presenze non opera alcun divieto e alcun obbligo di accordo sindacale o di autorizzazione dell’INL;

– sia per i primi che per i secondi il datore ha l’obbligo di fornire ai dipendenti adeguata informazione circa le modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli nonché l’obbligo di rispettare la normativa sulla privacy nella raccolta e nel trattamento dei dati.

Quando si tratta di sorveglianza sul posto di lavoro, dunque, i diritti e i doveri dei dipendenti e dei datori di lavoro devono essere attentamente considerati e deve essere sempre garantita la trasparenza e l’informazione.

Mentre molte aziende utilizzavano già strumenti specifici – ad esempio il controllo online delle presenze o l’accesso alla cronologia della navigazione – l’improvvisa introduzione del telelavoro può aver spinto altre PMI a ricorrere a strumenti di monitoraggio a distanza per controllare le presenze dei dipendenti.

Prima delle considerazioni tecniche come scelta e implementazione del miglior software, è necessario riflettere in modo etico sulla questione: la raccolta dei dati è davvero giustificata? Quali sono i benefici per l’azienda e i dipendenti? Come vengono gestiti i dati personali per garantire la privacy?

Capterra ha voluto conoscere l’opinione dei dipendenti italiani su queste considerazioni.

Il 43% dei dipendenti intervistati è sottoposto a monitoraggio sul posto di lavoro

Su 1.256 dipendenti intervistati, il 43% dichiara di lavorare in un’azienda che utilizza strumenti di monitoraggio dei dipendenti. Di questi, il 22% dice che tale monitoraggio è iniziato dopo la crisi del Covid-19, un dato che può essere ricondotto all’avvento massivo del telelavoro come risposta alla pandemia.

43% degli intervistati lavorae in un'azienda che utilizza strumenti di monitoraggio dei dipendenti

Il gruppo degli intervistati monitorati include il 38% di manager e senior manager e il 62% di dipendenti con profilo junior o senior ma senza report diretti. Il tema della sorveglianza, dunque, sembra riguardare indistintamente ogni livello in termini di posizione aziendale.

Gli aspetti che più vengono monitorati

La supervisione si applica ad aspetti molto concreti della vita lavorativa.  Di seguito sono riportati gli aspetti per i quali gli intervistati sottoposti a supervisione hanno dato esplicitamente il proprio consenso:

Controllo produttività dipendenti: aspetti più monitorati

Come si può osservare, gli aspetti più monitorati riguardano le attività del computer e le presenze. Ma cosa significa concretamente? Per maggiore chiarezza, indichiamo dettagliatamente quali elementi vengono controllati per ognuno degli aspetti sopra elencati:

  • Attività del computer: monitoraggio delle ore, navigazione sul web, movimenti del mouse, registrazione dei tasti premuti (l’azione di registrare i tasti premuti su una tastiera).
  • Presenze: ora di login/logout, ore lavorative, straordinari.
  • Postazione lavorativa: videosorveglianza mediante webcam, scatti in time lapse o screenshot.
  • Comunicazioni digitali: e-mail, chat istantanee, videoconferenze.
  • Carico di lavoro: gestione del tempo, elenchi di azioni, pianificazione del lavoro, obiettivi e indicatori KPI (Key Performance Indicators).
  • Social media: utilizzo di account personali.
  • Conversazioni audio: utilizzo del telefono.
  • Posizione fisica: GPS e tracciabilità dei veicoli.

Trasparenza e consenso: l’etica della sorveglianza

Ricordiamo che, quando un’azienda decide di impiegare uno strumento di controllo e monitoraggio, ha l’obbligo per legge di notificarlo e dettagliarne gli estremi ai propri dipendenti. Ma cosa avviene nella realtà? L’88% dei dipendenti sottoposti a monitoraggio dichiara di aver ricevuto e approvato un documento che li informava dettagliatamente in merito agli aspetti sorvegliati. Il rimanente 12% dichiara invece di non essere stato informato e di aver dovuto cercare da solo le informazioni di cui aveva bisogno.

Qual è lo stato d’animo dei dipendenti monitorati?

Quando si parla del monitoraggio e sorveglianza, bisognerebbe tener conto dei risvolti psicologici ed emotivi che simili pratiche possono avere sui dipendenti.

Essere a conoscenza di essere controllato sotto certi aspetti può portare principalmente a due risultati tra loro opposti:

  1. Può contribuire ad aumentare la motivazione e la produttività
  2. Può portare ad un senso di ansia e preoccupazione che intorpidiscono il regolare svolgimento delle attività lavorative.

Volendo indagare a fondo ogni aspetto del fenomeno studiato, abbiamo posto agli intervistati domande in merito a come valutano il livello di gestione e di controllo a cui sono sottoposti in azienda. Queste sono le loro risposte:

Controllo dipendenti: livello di gestione e controllo dei dipendenti da parte delle aziende

Come si può osservare, poco meno della metà degli intervistati, nonostante auspichi ad un po’ più di libertà, ritiene di non essere sottoposta ad un controllo eccessivo.

A conferma di questo dato, il 64% degli intervistati sottoposti a sistemi di vigilanza si sente comunque abbastanza a proprio agio nel prendersi pause durante l’orario di lavoro e nel terminare la propria giornata lavorativa nell’ora stabilita dal proprio contratto (66%).

Se avesse la possibilità di scegliere, la metà dei dipendenti sorvegliati sceglierebbe comunque di essere monitorata

Analizzando i dati riportati sopra, sembra che la consapevolezza di essere sorvegliati e monitorati non incida in modo negativo sullo stato d’animo dei dipendenti. Ma avrebbero scelto di essere monitorati nel caso fosse stata data loro l’opzione di scegliere?

Se potessero scegliere, i dipendenti vorrebbero essere monitorati dal datore di lavoro

Su questo punto gli intervistati sorvegliati si sono dimostrati divisi, ma poco più della metà avrebbe comunque scelto di sua spontanea volontà di essere monitorato se ne avesse avuto l’opzione.

Tra le principali motivazioni addotte da questi dipendenti, troviamo la volontà di provare al datore di lavoro che non si ha nulla da nascondere e di dimostrare la produttività e il carico di lavoro a cui si è sottoposti, per il quale lo stipendio percepito è spesso giudicato insufficiente. Sono citate spesso anche la volontà di essere supportati e guidati e il desiderio di dimostrare la propria produttività per continuare a lavorare in smart working anche al termine della pandemia.

Coloro che invece, potendo scegliere, opterebbero per non essere monitorati lo fanno principalmente per questioni di privacy e perché ritengono che stima e fiducia sul posto di lavoro non si costruiscano con il controllo ma con un ambiente di lavoro basato su rispetto e credibilità.

Vantaggi e svantaggi del monitoraggio secondo i dipendenti

Come ogni pratica aziendale, il monitoraggio e controllo dei dipendenti e della loro produttività suscita opinioni discordanti nei lavoratori del Nostro Paese.

Per questa ragione, abbiamo chiesto a tutti gli intervistati – manager e dipendenti, sorvegliati e non – quali fossero secondo loro i principali vantaggi e svantaggi associati alla sorveglianza.

Principali vantaggi dell’utilizzo di sistemi di controllo dei dipendenti

Secondo gli intervistati, questi sono i maggiori vantaggi associati all’utilizzo di sistemi di sorveglianza:

Principali vantaggi dell’utilizzo di sistemi di controllo dei dipendenti

Come possiamo osservare, il controllo del carico di lavoro, delle ore lavorative e degli straordinari accumulati è molto sentito da parte dei dipendenti intervistati.

In seguito alla pandemia, con l’avvento massivo del telelavoro, è più che mai importante per le aziende riuscire a massimizzare la produttività dei lavoratori a casa nel rispetto dei vincoli contrattuali.  Non dovendosi recare in ufficio, i lavoratori rischiano di perdere il senso del tempo e finire per lavorare di più (o anche meno) del tempo stabilito dal loro contratto. I software per la gestione del tempo, possono venire in aiuto di aziende e lavoratori in quanto permettono di tenere traccia del tempo dedicato ad ogni progetto, monitorare le ore lavorative e calcolare gli straordinari di ogni dipendente.

Principali svantaggi dell’utilizzo di sistemi di controllo dei dipendenti

La maggiore visibilità in termini di ore lavorate, carico di lavoro e produttività porta con sé anche una serie di problemi. Questi sono, secondo i partecipanti al nostro studio, i principali svantaggi associati all’uso di strumenti di monitoraggio dei dipendenti:

Principali svantaggi dell’utilizzo di sistemi di controllo dei dipendenti

Come si può vedere, l’elenco dei possibili problemi derivanti dal controllo dei dipendenti riguardano per lo più aspetti intangibili che possono influenzare negativamente le relazioni umane all’interno degli uffici: fiducia, stress, mancanza di etica, riduzione della motivazione.

È importante ricordare che un’organizzazione non vive solo di KPI e produttività, ma anche di relazioni umane tra i vari stakeholders. E i dipendenti sono un asset fondamentale di ogni realtà aziendale.  Comunicazione, etica e trasparenza riguardo obiettivi e risultati sono pertanto fondamentali se si prende la decisione di introdurre strumenti di monitoraggio all’interno di un contesto aziendale. Inoltre, il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), adottato nel marzo 2018, disciplina rigorosamente il trattamento dei dati personali da parte di aziende ed organizzazioni.

Verso un uso sereno della sorveglianza

Il monitoraggio dei dipendenti è positivo o negativo per l'azienda

Mentre il monitoraggio dei dipendenti è percepito come “positivo o molto positivo” dal 37% degli intervistati e come “negativo o molto negativo” dal 31% dei partecipanti allo studio, il 32% è indeciso sulla questione. Questa situazione rende più che mai necessario che le PMI forniscano spiegazioni chiare e non lascino spazio all’interpretazione nel caso in cui decidano di dotarsi di strumenti di monitoraggio dei dipendenti.

La raccolta dei dati deve essere etica e servire chiari interessi ma non può certo sostituirsi ad una corretta amministrazione in termini di gestione delle risorse e dei carichi di lavoro. Il riconoscimento dei propri dipendenti può essere agevolato dall’utilizzo di strumenti di sorveglianza ma questi non possono essere il criterio discriminante. La fiducia, il rispetto, la trasparenza e l’etica sono prioritari per garantire ambienti di lavoro sereni e produttivi.

Nella seconda parte del nostro studio presenteremo il punto di vista di dirigenti e imprenditori e vedremo se e come utilizzare la sorveglianza come strumento per un migliore riconoscimento dei dipendenti.

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Metodologia

Per la raccolta di questi dati, Capterra ha intervistato 1.538 professionisti suddivisi tra 1.256 dipendenti (posizioni intermedie e di middle management) e 282 profili senior (dirigenti e imprenditori) . Il sondaggio è stato condotto dal 13 al 17 novembre 2020.

Gli intervistati hanno più di 18 anni, risiedono in Italia e lavorano per aziende di diversi settori a tempo pieno (80%) o a tempo parziale (20%). 

Il numero degli intervistati varia da una domanda all’altra a seconda delle risposte alle domande precedenti. Alcune posizioni rientrano nella categoria “supervisore” o “sorvegliato”, altre in entrambe le categorie contemporaneamente.

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