Webinar: cos’è, come funziona e perché è un utile strumento per le aziende

Pubblicato il giorno 28/1/2021 da Chiara Casse

Cos’è e come funziona un webinar

Molti professionisti che sentono parlare di webinar si chiedono cos’è e come funzioni. Quando parliamo di webinar facciamo riferimento a una forma di comunicazione sempre più utilizzata da aziende e operatori di marketing, soprattutto in questo periodo storico caratterizzato dalla pandemia.

Si tratta di incontri e seminari condotti direttamente sul web, in modalità streaming, attraverso appositi software di riferimento, ai quali possono accedere tutti gli utenti invitati. Uno strumento estremamente proficuo per le imprese di piccole e medie dimensioni (PMI), utile per interagire con un ampio numero di persone senza gli oneri della presenza in loco e le problematiche relative alla distanza.

Cos’è un webinar e come si svolge

Il momento che stiamo vivendo, fortemente condizionato dal Covid-19, ha giocoforza trasformato molti aspetti del lavoro. Lo smartworking è diventato quasi una prassi e le modalità di trasmissione del sapere sono mutate. In questo nuovo panorama, il webinar si configura come supporto di notevole caratura per la sua capacità di unire professionisti ubicati in postazioni non vicine tra loro.

Il webinar è un evento online, in molti casi gratuito, in virtù del quale vengono meno le spese relative all’organizzazione di un incontro in presenza. Il funzionamento del webinar prevede che si possa accedere tramite invito dell’azienda o dell’ente, oppure compilando una domanda di iscrizione. Si può partecipare da qualsiasi dispositivo connesso in rete compatibile con le piattaforme di riferimento; durante l’evento si ha l’opportunità di avanzare dubbi e commenti tramite chat live. È presente un relatore (o più relatori) che illustra i temi in discussione, mostra slide o video e risponde alle domande, mentre chi assiste ha l’occasione di apprendere nuovi concetti, prendere appunti e spesso rivedere in un secondo tempo l’evento registrato.

Come le PMI possono sfruttare il potenziale del webinar

Dopo aver spiegato cos’è un webinar, passiamo alle sue applicazioni, che sono molteplici e investono una vasta gamma di settori economici, formativi e produttivi. Le linee guida dei webinar, unite alle specifiche caratteristiche delle piattaforme dedicate, ne permettono un utilizzo estremamente versatile. I seminari online si organizzano ad esempio per i seguenti obiettivi:

  • sviluppo di corsi di formazione e aggiornamento;
  • conferenze e convegni;
  • workshop e laboratori interattivi;
  • presentazione di nuovi prodotti da commercializzare;
  • incontri virtuali con la stampa.

Concentrandoci sugli aspetti strettamente legati all’attività aziendale, ecco che il webinar può servire inoltre per introdurre e approfondire strategie di marketing, esporre risultati di ricerche di mercato e analisi settoriali, spiegare trend positivi o negativi in essere. Il tutto senza la necessità di uscire dalla propria abitazione e recarsi in ufficio o in un qualunque altro luogo, cosa peraltro assai complessa in questi mesi a causa dei reiterati lockdown.

Sono evidenti i numerosi vantaggi che l’utilizzo di uno strumento come il webinar comporta, in qualità di valvola virtuale con cui interagire e sviluppare la propria attività indipendentemente dalle limitazioni imposte agli spostamenti e dalla collocazione geografica. Va poi sottolineato che mediamente un seminario online ha una durata non superiore all’ora e mezza, ma è anche possibile organizzare eventi di maggiore portata, con molteplici relatori e interventi nell’arco di uno o più giorni. Questo perché le potenzialità della comunicazione a distanza, anche in ottica business, sono pressoché illimitate.

Webinar: un’efficace soluzione di marketing

Gli esperti di marketing e vendite sono ormai concordi nel sostenere che il webinar sia un sentiero tracciato e sicuro, da utilizzare per attrarre nuovi clienti e migliorare le vendite. Di conseguenza, molti eventi online sono pensati a questo scopo, attraverso una serie di passaggi che iniziano con la scelta dei temi e la creazione dei relativi contenuti, per poi passare alla promozione del seminario e all’invio di inviti destinati ai potenziali clienti.

Il webinar è un atto fondamentale per presentare la propria azienda o specifici prodotti, invogliare futuri acquirenti a seguirla e spiegare come sia possibile acquistare i prodotti in questione. Allo stesso modo assume rilevanza il lavoro successivo, volto a massimizzare i contatti, magari istituendo un sondaggio per chiedere se i contenuti del webinar siano stati ben accolti o inviando ai partecipanti la registrazione dell’evento, accompagnata da indicazioni per rafforzare il rapporto con l’azienda. A ciò si aggiungono campagne pubblicitarie da sviluppare sui social network e altre tecniche da mettere in campo in simbiosi con gli addetti alle vendite. La buona qualità e la conseguente ottimale riuscita del webinar è comunque un passo determinante per avvicinare nuovi clienti al marchio e/o migliorare il rapporto con clienti già acquisiti in precedenza.

Come funziona un webinar: i tool specifici

La rapida implementazione della comunicazione professionale online ha condotto gli sviluppatori a garantire all’utenza un gran numero di piattaforme, di nascita più o meno recente, a cui affidarsi per ogni aspetto legato ai webinar.

Abbiamo a che fare con programmi densi di funzionalità e ad alto standard di sicurezza, con cui dare vita a incontri virtuali allo stesso tempo gradevoli, di semplice fruizione, professionali e fruttuosi. Sia che si tratti di presentazioni, videoconferenze di gruppo, meeting aziendali, riunioni strategiche o eventi di altra natura, le funzioni di cui avvalersi sono ramificate e cercano di venire incontro a ogni esigenza.

Le peculiarità di questi software, in molti casi basati sul cloud, prevedono ad esempio l’invio in tempo reale di avvisi e notifiche, l’analisi dell’audience, la condivisione e personalizzazione dello schermo, la chat live, il sistema multi-host, la registrazione della sessione, gli strumenti per creare note e disegni, la compilazione di report, sondaggi, analisi e altri aiuti rivolti alla gestione di ogni singolo evento, prima, durante e dopo lo svolgimento. La compatibilità con dispositivi mobili è soddisfacente e non vi è necessità di scaricare programmi accessori.

Per una PMI il webinar si pone dunque come valido alleato, in virtù della preziosa opportunità di dialogare a distanza, da casa o da qualsiasi altro luogo, con persone collocate in ogni parte del mondo e trasmettere informazioni, innovazioni e promozioni inerenti il proprio business.

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Content Analyst per Capterra. Esperta di tecnologia e responsabile degli studi su hi-tech e digitalizzazione rivolti alle PMI. Amante della natura e delle spiagge di Barcellona.

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