Il 59% delle PMI di tutto il mondo ha adottato il telelavoro a causa del COVID-19

Da un giorno all’altro, il COVID-19 ha cambiato radicalmente il modo di lavorare. Poco importa se vivi nel continente dei canguri, nel paese della pasta, nella città dell’amore o nella capitale del carnevale. È molto probabile che anche tu sia stato costretto al telelavoro, con la conseguente necessità di adattare prodotti e servizi a questa nuova modalità lavorativa virtuale.

Il mondo intero sta affrontando numerose sfide e i dipendenti di moltissime aziende hanno dovuto imparare a usare nuovi software per il lavoro in remoto e abituarsi a nuovi modi di comunicare con i colleghi e i manager.

Un’altra delicata questione da gestire è la sicurezza informatica. Molti hacker, infatti, approfittano delle crisi per attaccare le aziende e rubare dati preziosi, prendendo di mira un facile bersaglio come sono i dipendenti in remoto.

Desiderosi di saperne di più sulle sfide del remote work, sull’uso dei software e sulle procedure in termini di sicurezza informatica a livello mondiale durante la pandemia, noi di Capterra abbiamo realizzato un sondaggio* coinvolgendo 4.600 dipendenti che lavorano in remoto e a tempo pieno per piccole e medie imprese (PMI) in Australia, Brasile, Spagna, Francia, Germania, Italia, Messico, Paesi Bassi e Regno Unito.

Il 59% delle PMI di tutto il mondo è passata alla modalità di lavoro da remoto

Lavorare da casa ascoltando in sottofondo la tua radio preferita, sorseggiando un buon caffè e lontano dal brusio di un ufficio affollato: in questo periodo quasi il 60% dei dipendenti dei vari paesi dichiara di apprezzare il lavoro da remoto.

Gli intervistati del nostro sondaggio globale hanno inoltre individuato numerosi vantaggi del telelavoro. I 5 vantaggi più citati sono:

• Assenza di spostamenti per recarsi in ufficio
• Flessibilità dell’orario di lavoro in base alle responsabilità personali
• Codice di abbigliamento informale
• Maggiore produttività
• Possibilità di prendersi cura dei figli e degli animali domestici

Il futuro sarà in remoto: il 55% degli intervistati ritiene che la propria attività potrebbe funzionare stabilmente con il personale in telelavoro

La crisi sta accelerando la trasformazione digitale e dimostra inoltre alle aziende quanto sia importante non solo adattare prodotti e servizi, ma anche le condizioni lavorative e la mentalità.

Finora il telelavoro era un vantaggio dal punto di vista del personale. Si tratta di una modalità di lavoro che piace a molti, e se la produttività in questo periodo dimostra di non risentirne, è probabile che anche in futuro si continui a puntare sul remote work.

Secondo le previsioni di Gartner (in inglese), la generazione Z contribuirà ulteriormente a rafforzare questa tendenza. Stiamo parlando della generazione (i nati tra il 1995 e il 2010) dei veri “nativi digitali”. Per loro, che sono stati sempre abituati a collaborare in maniera digitale, l’interazione digitale è vissuta come più normale rispetto a quella interpersonale. La preferenza della generazione Z a lavorare da remoto consoliderà sempre più il telelavoro come modalità standard.

Consigli per la produttività

Brian Kropp (VP di Gartner) propone alcuni consigli (in inglese) per aiutare i dipendenti ad essere produttivi quando lavorano da casa.

1. Attrezzare i dipendenti: assicurati che i tuoi dipendenti abbiano la tecnologia di cui hanno bisogno per fare al meglio il proprio lavoro, dai dispositivi adatti al software di collaborazione aziendale.
2. Focalizzarsi sui risultati piuttosto che sui processi: focalizzati su ciò che i dipendenti dovrebbero portare a termine. Definisci obiettivi precisi per dare ai dipendenti una visione chiara delle loro mansioni e concentrati su di essi, non sui procedimenti.
3. Aumentare i riconoscimenti: “durante periodi di difficoltà, il desiderio dei dipendenti di ricevere riconoscimenti aumenta di circa un 30%”, spiega Kropp. Possono essere apprezzamenti pubblici, segni di gratitudine, opportunità di crescita e piccoli omaggi.
4. Comunicazione bidirezionale: il dialogo bidirezionale manager-dipendente è fondamentale. Soprattutto durante un periodo di trasformazione, è molto importante che, da un lato, i dipendenti capiscano le decisioni aziendali e le relative ripercussioni, e dall’altro che i manager comprendano le sfide e le preoccupazioni del personale.
5. Fidati dei tuoi dipendenti: i manager che hanno paura di perdere il controllo costante sui propri dipendenti non devono cadere nel micromanagement, che contribuirebbe soltanto a demotivare quei dipendenti che si sentono già stressati. Piuttosto, riponi in loro la tua fiducia!

Il 70% delle aziende a livello mondiale sono state in grado di adattare i propri prodotti al mondo virtuale

Palestre che trasmettono gli allenamenti online, ristoranti che offrono il servizio di consegna a domicilio su siti web di propria creazione, agenti immobiliari che fanno le visite delle proprietà via webcam e professori che trasformano i propri salotti in aule scolastiche.

Il numero di aziende in tutto il mondo che in brevissimo tempo sono state capaci di reagire alla crisi è davvero notevole. Secondo il nostro sondaggio, il 70% delle aziende sono riuscite ad adattare una parte o la totalità delle proprie soluzioni per poterle offrire attraverso una gestione virtuale. La digitalizzazione dei prodotti o servizi è un ottimo punto di partenza. Se desideri trasformare ulteriormente le soluzioni del tuo business, leggi la guida che trovi qui di seguito.

Consigli per la digitalizzazione delle tue soluzioni

I 6 modi di Hung LeHong (VP di Gartner) per ottenere nuovi ricavi digitali sono elencati dal meno invasivo al più innovativo:

1. Vendere risorse digitali di cui disponi già: il modo più semplice è iniziare vendendo risorse digitali che già possiedi, come informazioni e know-how.
2. Digitalizza un prodotto o servizio: adatta il tuo prodotto o servizio per la fruizione virtuale. Fornisci i tuoi prodotti in modo digitale oppure offri i tuoi servizi online.
3. Proponi un sistema di pagamento a consumo: gli utenti useranno con maggiori probabilità le tue soluzioni digitali se non sono obbligati investire eccessive risorse in licenze o servizi di gestione.
4. Diversifica i prezzi in base a criteri condivisi: offri tariffe flessibili per incentivare le vendite o per un determinato livello di servizio.
5. Crea un business a piattaforma: con un business a piattaforma puoi vendere prodotti e servizi senza la necessità di possederli o distribuirli. Airbnb è un esempio di questo tipo di business.
6. Esplora nuovi mercati: usa la tua esperienza in un settore per avviarti in un altro settore.

Il 60% delle PMI in tutto il mondo devono investire in software per prepararsi al telelavoro

Le aziende hanno adattato il loro modo di usare la tecnologia per rispondere alla crisi, acquistando software per remote work che sono presto stati adottati dai dipendenti. I dati raccolti mostrano che il 60% delle società ha acquistato, o ha intenzione di acquistare, nuovi software per poter implementare il telelavoro.

Il sondaggio ha riscontrato che il 64% dei dipendenti in tutto il mondo ha imparato a usare questi nuovi strumenti facilmente o molto facilmente.

Inoltre, per quanto riguarda l’infrastruttura software, dal nostro sondaggio risulta che le aziende stanno incrementando gli investimenti in tecnologie basate sul cloud. Infatti, il 39% delle società attualmente si appoggia su prodotti cloud per il telelavoro.

Nella seguente immagine puoi vedere gli strumenti più usati nel mondo per gestire il lavoro da remoto:

Nota bene: la maggior parte dei software sono stati adottati per permettere

• la comunicazione aziendale,
• la collaborazione
• il supporto da remoto.

Quando si iniziano a usare nuovi strumenti è molto importante investire anche nella sicurezza informatica. Altrimenti il rischio di cyberattacchi aumenterà (vedi i consigli su come creare un ambiente di lavoro sicuro, alla fine dell’articolo).

I problemi di comunicazione con i colleghi e la solitudine sono le 3 maggiori sfide del telelavoro

Sebbene la maggior parte dei dipendenti abbia dichiarato di trovarsi bene con il lavoro da casa, sono emerse anche alcune difficoltà, che vanno affrontate e risolte affinché il personale possa in futuro godere di un’esperienza di telelavoro più produttiva ed efficace.

La maggior parte delle aziende sta fornendo supporto ai propri dipendenti durante la crisi con software di team collaboration e linee guida nei giusti ambiti. Lo studio mostra che il 37% delle società offre linee guida sulla comunicazione e sulle riunioni di gruppo. Ma non è sufficiente: i dipendenti di tutto il mondo riscontrano ancora delle difficoltà proprio in termini di comunicazione con i membri del team.

Consigli per la comunicazione

Ti proponiamo 5 consigli su come migliorare la comunicazione all’interno del tuo team.

1. Programma riunioni di aggiornamento: pianifica riunioni giornaliere (o riunioni settimanali con team più piccoli) affinché tutti i membri del team siano informati e aggiornati sulle attività, lo stato di avanzamento, i cambiamenti, ecc.
2. Dedica uno spazio a una breve conversazione: prima o dopo le riunioni ufficiali, pianifica del tempo per una conversazione rilassata. Ti aiuterà a capire le necessità del tuo team e le difficoltà che sta affrontando, oltre a far sentire ogni membro più coinvolto.
3. Programma sessioni di brainstorming: pianifica sessioni fisse (una o due volte al mese) per aiutare i team a migliorare i processi e per riflettere su nuove idee. Soprattutto in tempi di cambiamento, le idee innovative sono necessarie e possibili.
4. Scegli lo strumento adeguato: se hai la sensazione che stai perdendo troppo tempo, non ostinarti a usare programmi di messaggistica o interminabili conversazioni via e-mail. Probabilmente potresti risolvere la questione con una semplice chiamata di 5 minuti.
5. Non trascurare il divertimento: organizza attività virtuali per aiutare i membri del team a relazionarsi e portare un po’ di divertimento nella loro giornata lavorativa.

Solo il 36% dei dipendenti usa password sicure

Una delle cose più importanti per quanto riguarda il remote work è creare un ambiente di lavoro sicuro. Ti consigliamo di seguire i 5 punti elencati di seguito per garantire la sicurezza informatica nella tua azienda.

1. È caldamente consigliato non usare gli stessi dispositivi per il lavoro e per l’uso personale. Questo aumenterebbe il rischio di un attacco e spianerebbe la strada ai criminali per rubare dati preziosi.

2.

Investi in software per la sicurezza, come antivirus e firewall. Ogni azienda dovrebbe essere sempre dotata di questi due tipi di software. Puoi pensare anche di investire in soluzioni per

monitorare la rete

e per la

protezione degli endpoint

.

Consiglio

:

installa i software per la sicurezza su tutti i dispositivi personali (computer, tablet, smartphone) usati per accedere ai dati aziendali.

3. Le e-mail sono uno dei mezzi di comunicazione più importanti nelle aziende e, sfortunatamente, anche uno dei mezzi più vulnerabili. Un software per proteggere la posta elettronica aiuterebbe a minimizzare il rischio di attacchi di phishing, identificando i messaggi maligni e separandoli dal resto.

Consiglio: eseguire un test di phishing per determinare la vulnerabilità dei dipendenti alle e-mail di phishing.

4. Installa una VPN, soprattutto se i dati aziendali sensibili vengono trasferiti durante il telelavoro. Le VPN forniscono una connessione a internet cifrata che impedisce a terze parti di visualizzare l’attività di rete.

5. Una buona gestione delle password è fondamentale per prevenire gli attacchi informatici. Le aziende dovrebbero approfittare di questo periodo per sensibilizzare i dipendenti riguardo all’importanza di creare password sicure. Un software per la gestione delle password è la soluzione più sicura e pratica, oltre ad agevolare la condivisione delle password tra i colleghi.

Consiglio: quando acquisti un password manager dovresti sceglierne uno che offra l’autenticazione a due fattori. L’autenticazione non si attiva automaticamente, perciò ricordati di configurarla prima di presentarla al tuo team.

Nella seguente immagine puoi vedere come i dipendenti in remoto nel mondo gestiscono le loro password:

Le aziende in tutto il mondo si sono adattate rapidamente alla crisi, soprattutto se consideriamo il fatto che numerose PMI erano piuttosto arretrate in termini di trasformazione digitale.

Un aspetto positivo della crisi del coronavirus è stato l’impulso dato alla digitalizzazione nella nostra economia. Sebbene ci sia ancora un grande margine di miglioramento e molto da imparare e digitalizzare, questa crisi ha senza dubbio aiutato le aziende ad acquisire consapevolezza sull’importanza di una struttura digitalizzata.

*Metodologia del sondaggio

Per raccogliere i dati di questo report abbiamo condotto un sondaggio online tra il 4 aprile 2020 e il 14 aprile 2020, a cui hanno partecipato 4.600 dipendenti di piccole e medie imprese che lavorano in remoto a causa della pandemia da COVID-19. I partecipanti provengono da svariati settori commerciali e rappresentano diversi livelli di anzianità. Gli intervistati vengono dai seguenti paesi: Australia, Brasile, Spagna, Francia, Germania, Italia, Messico, Paesi Bassi e Regno Unito.

Nota: l’immagine relativa alle principali sfide del telelavoro prevedevano la possibilità di risposte multiple, pertanto la somma totale delle percentuali supera il 100%.