I 10 migliori strumenti gratuiti di project management

Pubblicato il giorno 28/4/2021 da Amanda Kennedy e Chiara Casse

Sei alla ricerca di strumenti di project management per la tua azienda? In questo articolo ti presentiamo le soluzioni gratuite più apprezzate dai nostri utenti. 

I 10 migliori tool gratuiti di project management

Scadenze non rispettate. Colli di bottiglia. Comunicazione a silos.

Questi problemi ti stanno facendo perdere tempo e denaro. Fortunatamente, non serve andare in bancarotta per trovare il tool di project management che faccia al caso tuo.

Se gestisci un piccolo team e hai un budget limitato ma vorresti usufruire di alcune funzionalità avanzate, uno strumento di project management gratuito o freemium potrebbe essere la soluzione adatta a te (i prodotti freemium sono le versioni gratuite di software a pagamento che offrono funzionalità limitate e/o una limitazione del numero di utenti).

In questo articolo ti proponiamo i 10 software gratuiti per la gestione dei progetti (PM) con le migliori valutazioni su Capterra, con le caratteristiche di ognuno e il costo dell’upgrade.

Grazie a questa rassegna potrai decidere 1) se i software gratuiti sono la soluzione adatta per la tua organizzazione e 2) quale soluzione di project management gratuita soddisfa meglio le tue esigenze.

Che cosa significa “migliori”? Per ognuno dei 10 strumenti elencati di seguito, la valutazione complessiva ricevuta dagli utenti di Capterra è superiore alla media rispetto ad altri prodotti della stessa categoria. Consulta la metodologia completa alla fine dell’articolo.

Gestione dei progetti vs. gestione del lavoro: qual è la soluzione migliore per te?

Il termine “software di project management (PM)” comprende una varietà di soluzioni che vanno dagli strumenti di management collaborativi più semplici a programmi più avanzati di gestione del portafoglio progetti.

Per poter scegliere lo strumento più adatto alle tue esigenze è fondamentale capire in cosa si differenziano questi due tipi di software:

  • I software di gestione del lavoro, o di work management, consentono ai team di gestire i flussi di lavoro, organizzare task e attività (progetti e processi) e collaborare in un ambiente di lavoro condiviso. Strumenti di questo tipo permettono di avere il controllo sull’esecuzione dei lavori, fornendo in tempo reale specifiche panoramiche e notifiche alle diverse parti interessate. Il target di utente è costituito da professionisti non tecnici.
  • I veri e propri software di project management consentono ai project manager e alle organizzazioni di mettere in atto i progetti partendo da iniziative uniche con determinati obiettivi (deliverable), tabelle di marcia e budget (risorse). Grazie a questi programmi è possibile pianificare, monitorare e controllare i costi, le tabelle di marcia e le risorse, creando così un valore aggiunto e soddisfacendo i criteri per la buona riuscita dei progetti. Il target di utente è costituito da professionisti tecnici, come i project manager. Molti di questi strumenti software offrono anche un’applicazione che permette di controllare gli aggiornamenti di stato e gestire i messaggi il tempo reale.

Conoscere le diverse funzionalità che contraddistinguono i software di project management da quelli di work management può essere utile per capire qual è lo strumento più adatto al tuo business.

I 10 migliori tool gratuiti per la gestione dei progetti

1. Airtable

Airtable è una soluzione di gestione del lavoro collaborativo basata sul cloud, con la quale i team possono visualizzare le attività su una griglia (simile a un foglio di calcolo), un calendario, una bacheca Kanban o una galleria. Le sue principali funzionalità includono task management, collaborazione, monitoraggio di report/progetti e monitoraggio dei tempi.

Airtable presenta una struttura formata da database che contengono tutti i dati necessari per gestire un progetto. I database sono costituiti da una serie di tabelle, ognuna dedicata a un determinato aspetto del progetto, nelle quali è possibile inserire campi diversi (allegati, checklist, ecc.) e record (importanti data point che si stanno monitorando).

  • Versione gratuita: permette di creare database illimitati e offre 1200 record per database, 2 GB di spazio per gli allegati per ogni database e due settimane di cronologia delle revisioni e degli snapshot, nonché la possibilità di collaborare e commentare in tempo reale.
  • Piani a pagamento: includono record aggiuntivi per ogni database, maggiore spazio per gli allegati, una cronologia delle revisioni più lunga, l’assistenza prioritaria e l’accesso ai “blocchi” (applicazioni modulari che ampliano la funzionalità dei database). I piani a pagamento sono disponibili a partire da 10 $ (circa 8 €) per utente, al mese.

 

Tutorial sull’utilizzo di AirTable (Fonte)

PER SAPERNE DI PIÙ

2. Asana

Asana è una soluzione cloud-based di project e task management che aiuta le aziende a gestire e organizzare attività e progetti, comunicare e collaborare. Si tratta di uno strumento utile per i team e le aziende che gestiscono più progetti alla volta, indipendentemente dalle dimensioni dell’azienda.

Tra le principali caratteristiche figurano la gestione delle attività, il reporting, le notifiche automatiche, un portale clienti, strumenti di collaborazione, dashboard, un’app mobile, la gestione di documenti e l’assegnazione delle attività. Asana include anche una funzione che raccoglie tutti gli aggiornamenti generati automaticamente dal software.

Permette l’accesso attraverso dispositivi mobile come computer portatili, tablet e smartphone (sia Android che iOS).

Asana offre l’integrazione con varie applicazioni quali Dropbox, Slack, Gmail e Zapier, con un limite di 100 MB per ogni singolo allegato.

  • Versione gratuita: include fino a 15 utenti, la visualizzazione come elenco, bacheca e calendario, il monitoraggio dei tempi, attività e progetti illimitati, il registro delle attività e più di 100 integrazioni gratuite.
  • Piani a pagamento: sono disponibili a partire da 13,49 $ (circa 11 €) per utente, al mese e includono caratteristiche come integrazioni avanzate, dashboard e branding personalizzato.

Come organizzare il lavoro in team su Asana (Fonte)

PER SAPERNE DI PIÙ

3. Basecamp

Basecamp è uno strumento di comunicazione in tempo reale con to-do list, calendari, scadenze e condivisione di file, che permette ai team di tenere traccia delle priorità e degli elementi processabili.

Con Basecamp, gli utenti possono creare progetti, documentare i progressi fatti e gestire le attività. Questo software web-based consente inoltre di accedere tramite un browser web o un’applicazione mobile.

Basecamp può essere utilizzato da qualsiasi organizzazione che ha bisogno di gestire gruppi, comprese le organizzazioni non profit, le start-up e le imprese di servizio al cliente, ma anche i liberi professionisti. Gli abbonamenti sono scalabili e prevedono livelli con svariati spazi di archiviazione e numeri di utenti.

  • Versione gratuita: ideale per liberi professionisti, uso personale, famiglie e usi non intensi, comprende 1 GB di spazio di archiviazione, fino a tre progetti e 20 utenti.
  • Piani a pagamento: tariffa fissa mensile di 99 $  (circa 82 €) con progetti e utenti illimitati e 500 GB di spazio di archiviazione.

Introduzione alle funzioni di Basecamp – video in inglese (Fonte)

4. ClickUp

ClickUp è una soluzione per la gestione del lavoro basata sul cloud che si definisce come un “software di produttività” e aiuta singoli lavoratori e team a stabilire obiettivi, gestire le attività e organizzare il lavoro in “aree progetti”. Le sue principali funzionalità includono task management, collaborazione, monitoraggio di report/progetti, monitoraggio dei tempi e diagrammi di Gantt.

Tra gli elementi essenziali di ClickUp troviamo task, campi personalizzabili, obiettivi (che vengono scomposti in obiettivi quantificabili e assegnati) e portafogli (panoramica di alto livello del lavoro, simile a una dashboard).

  • Versione gratuita: include utenti, attività e aree di lavoro illimitati, 100 MB di spazio di archiviazione, assistenza 24/7 (chat, telefono, e-mail e help center online), 100 usi di campi personalizzabili, 100 usi di obiettivi, 100 usi di portafoglio e reporting limitato.
  • Piani a pagamento: offrono spazio di archiviazione illimitato, integrazioni, opzioni di reporting complete e funzionalità aggiuntive come i diagrammi di Gantt.

Video tutorial sull’utilizzo di ClickUp (Fonte)

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5. Jira

Jira è uno strumento di gestione del flusso di lavoro che i team Agile utilizzano per pianificare, monitorare e rilasciare prodotti software. Ideale per team che usano Scrum, Kanban, un modello ibrido o altri flussi di lavoro unici.

Jira permette agli utenti di creare roadmap di progetto per mappare tutti i progetti in corso. La bacheca del progetto presenta un’interfaccia drag-and-drop che consente ai team di gestire ogni dettaglio del progetto. È inoltre possibile creare storie degli utenti e aprire ticket di supporto, pianificare gli sprint e distribuire le attività tra i membri del team. Gli utenti hanno anche accesso a informazioni provenienti da migliaia di applicazioni aziendali, da strumenti di design e monitoraggio, fino al codice sorgente e applicazioni per la produttività.

Jira offre un’app mobile per dispositivi Android e iOS. Il supporto è disponibile attraverso un portale di assistenza online, documentazione online e video tutorial.

  • Versione gratuita: include bacheche Scrum e Kanban, reporting Agile, flussi di lavoro personalizzabili, 2 GB di spazio di archiviazione e una community di supporto.
  • Piani a pagamento: il prezzo si intende per utente, al mese, e varia in base al numero di utenti. Per 10 utenti, il prezzo parte da una media di 7 $ (circa 6 €) per utente, al mese, per un totale di circa 70 $ (circa 58 €) al mese. Include un minimo di 250 GB di spazio di archiviazione (che aumenta nei livelli superiori) e funzionalità aggiuntive come un registro di controllo.

Tutorial sull’utilizzo di Jira – video in inglese (Fonte)

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6. MeisterTask

MeisterTask è uno strumento di visual work management che aiuta i team a gestire i flussi di lavoro e organizzare le attività su una bacheca condivisa in stile Kanban. Può essere implementata nel cloud o installata su sistema operativo Mac o Windows. Le sue principali funzionalità includono task management, collaborazione, monitoraggio di report/progetti e monitoraggio dei tempi.

  • Versione gratuita: prevede utenti, attività, bacheche Kanban e spazio di archiviazione illimitati, oltre alla possibilità di allegare file delle dimensioni massime di 20 MB.
  • Piani a pagamento: offrono l’assistenza prioritaria e funzionalità aggiuntive come attività ricorrenti, reporting e campi personalizzabili. L’aggiornamento al primo livello di abbonamento costa 8,25 $ (circa 7 €) per utente, al mese (pagamento annuale).

Guida all’utilizzo di MeisterTask Pro – video in inglese (Fonte)

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7. Podio

Citrix Podio è uno strumento di project management e social collaboration che consente alle aziende di creare flussi di lavoro preferiti e applicazioni personalizzate per soddisfare esigenze specifiche. Non sono necessarie competenze tecniche per utilizzare il software, il che permette di risparmiare risorse per lo sviluppo.

Gli utenti possono accedere a centinaia di applicazioni gratuite attraverso il Podio App Market, tra cui app per la gestione delle attività, del portafoglio progetti e dei problemi. Altre applicazioni disponibili includono quelle per la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e la gestione delle candidature.

Tutte le applicazioni del Podio App Market sono complete di una serie di funzionalità di social collaboration, tra cui i “like” tipo Facebook, la condivisione di file ovunque nel sistema, la messaggistica interna istantanea e le video chat.

La capacità di Podio di sviluppare applicazioni proprie lo rende il programma ideale per organizzazioni di piccole dimensioni che necessitano di un alto grado di personalizzazione, in particolar modo per quelle che gestiscono più processi aziendali in un unico sistema.

  • Versione gratuita: fino a cinque dipendenti autorizzati, comprende inoltre applicazioni, aree di lavoro e funzioni di task management.
  • Piani a pagamento: a partire da 9 $ (circa 7,50 €) per utente, al mese, con item illimitati, gestione degli utenti e utenti esterni illimitati. Scegliendo il pagamento annuale è possibile usufruire di uno sconto sul prezzo per utente.

Tutorial sull’utilizzo di Podio – video in inglese (Fonte)

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8. Quire

Quire è una soluzione di project management basata sul cloud che aiuta le piccole e medie imprese a gestire to-do list e attività per permettere la collaborazione tra i team. Le principali funzionalità di Quire includono gestione dei documenti, modifiche in tempo reale, strumenti di comunicazione, forum di discussione, condivisione di file, monitoraggio dei traguardi e pianificazione dei progetti.

Quire permette ai team di organizzare e assegnare priorità alle attività tramite una bacheca Kanban, in modo tale che i membri possano visualizzare i flussi di lavoro. I manager possono assegnare attività ai membri del team, ordinare le task in base alla priorità, filtrare le attività e visualizzare le date di inizio/scadenza dei progetti mediante i diagrammi di Gantt. Inoltre, gli utenti possono seguire le attività per ricevere i promemoria delle scadenze imminenti sui loro dispositivi registrati.

Quire è dotato di un’interfaccia di programmazione delle applicazioni (API), che consente l’integrazione con varie applicazioni di terze parti, come Slack, Calendario di Outlook, iCal e altri. Gli utenti possono gestire da remoto le attività attraverso applicazioni mobile per dispositivi Android e iOS. Quire fornisce anche il supporto via e-mail e FAQ.

  • Versione gratuita: attualmente Quire offre solo un piano gratuito. Stando a quanto si legge sul sito web del software, in futuro verranno lanciate anche delle versioni a pagamento, ma tutte le funzionalità che ora sono gratuite continueranno ad esserle anche dopo l’uscita delle versioni a pagamento.
  • Piani a pagamento: al momento non disponibili.

Tutorial sulle funzioni base di Quire – video in inglese (Fonte)

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9. Teamwork

Teamwork è una soluzione di gestione del lavoro basata sul cloud che aiuta i team a collaborare, organizzare le attività e rispettare le scadenze. Le sue principali funzionalità includono diagrammi di Gantt, bacheche Kanban, task management, collaborazione, monitoraggio di report/progetti, gestione delle risorse e monitoraggio dei tempi.

  • Versione gratuita: include l’accesso per cinque utenti, due progetti attivi, 100 MB di spazio di archiviazione e molteplici opzioni di supporto (e-mail, live chat, telefono, knowledge base online e manuali d’uso).
  • Piani a pagamento: offrono un maggior numero di progetti, più spazio di archiviazione, assistenza prioritaria e un sistema di monitoraggio più affidabile, come la vista del portafoglio e il registro dei rischi. L’aggiornamento a un piano a pagamento costa 12,50 $ (circa 10 €)  per utente, al mese (è previsto un piccolo sconto con il pagamento annuale).

Introduzione a Teamwork – video in inglese (Fonte)

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10. Wrike

Wrike è una piattaforma di gestione dei progetti basata sul cloud e pensata per i team con più di 20 persone di aziende piccole e medie. Include funzionalità come diagrammi di Gantt, calendari, una vista del carico di lavoro per la gestione delle risorse, dashboard personalizzate e aggiornamenti in tempo reale. Permette di strutturare il lavoro in cartelle, progetti e attività, nonché di assegnare queste in maniera automatica in base agli stati di ognuna. Wrike è una soluzione ideale per diverse tipologie di team, dall’ambito finanziario e tecnologico fino alle professioni creative e alla pubblicità. Wrike for Marketers è un prodotto separato con template su misura, strumenti di revisione e un’estensione Adobe.Wrike integra una varietà di strumenti, tra cui Salesforce, Dropbox e Slack. Offre inoltre un’API.

  • Versione gratuita: fino a 5 licenze che includono vista bacheca, task management, condivisione di file, flusso di attività in tempo reale, integrazioni di base e 2 GB di spazio di archiviazione.
  • Piani a pagamento: il primo livello costa 9,80 $ (circa 8 €) per utente, al mese, e include diagrammi di Gantt, gestione di attività principali e secondarie, integrazioni avanzate, dashboard condivise e 5 GB di spazio di archiviazione (i livelli più avanzati offrono uno spazio di archiviazione superiore).

Introduzione a Wrike – video in inglese (Fonte)

PER SAPERNE DI PIÙ

 

Funzionalità chiave e caratteristiche degli strumenti di project management

Di seguito trovi le descrizioni delle funzionalità software citate nelle analisi dei prodotti presentati:

Task management

Permette di creare attività (task), aggiungere descrizioni, impostare date di inizio e scadenza, definire una priorità, stimare il livello di impegno (es.: ore, punti, ecc.) e assegnare attività agli utenti. Questi possono caricare allegati, lasciare commenti e aggiornare lo stato della task man mano che il lavoro sull’item avanza oppure spostare le task all’interno di un flusso di lavoro su una bacheca (Kanban o Scrum). Funzionalità aggiuntive comprendono: convertire e-mail in task, impostare dipendenze, creare attività secondarie, creare attività ricorrenti, creare checklist di attività.

Collaborazione

Fornisce un ambiente di lavoro centralizzato che permette a diversi utenti di comunicare tra loro, riunirsi e coordinarsi per agevolare il lavoro di squadra. Consente di creare team condivisi e/o bacheche con le attività del progetto, calendari, wiki, dashboard, ecc.; rimanere aggiornati riguardo all’operato di altri utenti attraverso il feed attività; coinvolgere nel progetto i membri del team mediante menzioni (con il simbolo @); condividere file; usare chat; partecipare a video conferenze e invitare ospiti a partecipare.

Monitoraggio di report/progetti

I report e le dashboard consentono agli utenti di vedere in modo rapido e visivo lo stato di un progetto, i suoi costi o altre informazioni essenziali. È possibile visualizzare l’avanzamento del progetto rispetto alla sua pianificazione, monitorare gli obiettivi, monitorare le task attive, visualizzare l’elenco delle task completate, confrontare il tempo stimato vs il tempo effettivo trascorso e monitorare le performance del team.

Pianificazione dei progetti

Permette di definire la portata del progetto, la tabella di marcia e le risorse/budget; scomporre i progetti complessi in obiettivi, individuare i deliverable e prevedere il cash flow; creare la struttura analitica di progetto, delineare il percorso critico, individuare dipendenze e limitazioni, e pianificare le risorse essenziali.

Monitoraggio dei tempi

Permette di monitorare il tempo dedicato alle varie task, creare report sul tempo stimato vs tempo effettivo dedicato alle task, registrare le ore fatturabili vs ore non fatturabili, estrarre il tempo registrato nel timesheet per emettere le fatture.

Gestione delle risorse

Permette di creare un record/grafico delle risorse con informazioni di contatto, tariffa, ruolo e livello di abilità, e di destinare il personale ai progetti e monitorare i carichi di lavoro. Le funzionalità possono includere la pianificazione della capacità delle risorse e la definizione delle priorità del progetto in base alla domanda di risorse essenziali.

Condivisione file

Condivisione digitale di svariati tipi di file.

Diagramma di Gantt

Grafico a cascata a barre orizzontali con date che indicano l’inizio e la fine delle parti interdipendenti di un progetto. Le attività sono disposte in base al momento in cui devono essere completate. Usato spesso per creare una struttura analitica di progetto e delineare il percorso critico durante la pianificazione del progetto e per confrontare, in seguito, durante lo svolgimento, lo stato dello stesso rispetto alle pianificazioni iniziali.

Bacheca Kanban

Le bacheche Kanban sono l’equivalente digitale dei post-it su lavagna magnetica e forniscono una rappresentazione visiva di un workflow o di un processo. La bacheca è suddivisa in colonne che rispecchiano le fasi di un flusso di lavoro (es.: “backlog”, “sviluppo” e “test”) oppure uno stato (es.: “to-do”, “in corso” e “done”). Le task sono raffigurate come “schede” che possono essere espanse per mostrare gli assegnatari, i dettagli delle task e i commenti. Le metriche Kanban includono i diagrammi di flusso cumulativo e i diagrammi dei tempi di ciclo e tempi di consegna.


Metodologia

Il presente articolo è stato aggiornato in data 15 dicembre 2020. I prodotti analizzati soddisfano i seguenti criteri:

  • Offrono una versione gratuita e stand-alone del software (non si tratta di una versione di prova del software per la quale è richiesto l’acquisto di una versione a pagamento in seguito alla scadenza di un determinato periodo di tempo).
  • Soddisfano la nostra definizione di mercato di project management.

Tale definizione include l’evoluzione dei software di project management per abbracciare una varietà di soluzioni che vanno dagli strumenti di task/work management più semplici a robusti programmi di gestione del portafoglio:

  • I software di gestione del lavoro consentono ai team di pianificare e gestire i flussi di lavoro, organizzare mansioni e attività e collaborare in un ambiente di lavoro condiviso. Strumenti di questo tipo permettono di avere il controllo sull’esecuzione dei lavori, fornendo in tempo reale specifiche panoramiche e notifiche alle diverse parti interessate.
  • I software di project management (PM) consentono ai manager e alle organizzazioni di eseguire i progetti: iniziative con una determinata data di inizio e fine, un ambito specifico e budget/risorse prestabiliti. Con le soluzioni di project management è possibile pianificare, monitorare e controllare i costi e le tabelle di marcia dei progetti, in modo da apportare un valore aggiunto e soddisfare i criteri per la buona riuscita degli stessi (es.: puntuale, nei limiti del budget, nell’ambito di applicazione e nel rispetto degli obiettivi aziendali).

I software che soddisfano la definizione di mercato necessitano inoltre di almeno 10 recensioni pubblicate dagli utenti tra il 30 novembre 2019 e il 30 novembre 2020, e vantano una valutazione complessiva degli utenti superiore alla media rispetto ad altri prodotti della stessa categoria.

Questo articolo potrebbe far riferimento a prodotti, programmi o servizi che potrebbero non essere disponibili nel tuo paese o potrebbero essere soggetti a restrizioni nel rispetto delle disposizioni legislative vigenti. Ti suggeriamo di contattare direttamente il provider per richiedere maggiori informazioni sulla disponibilità del prodotto e sulla sua compliance con le leggi locali.

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Content Analyst per Capterra. Esperta di tecnologia e responsabile degli studi su hi-tech e digitalizzazione rivolti alle PMI. Amante della natura e delle spiagge di Barcellona.

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