Esistono numerosi strumenti di gestione dei progetti e di monitoraggio delle attività, ma quelli più conosciuti e utilizzati sono i diagrammi di Gantt. In questa pagina puoi scaricare gratuitamente il nostro diagramma di Gantt in Excel, oltre a scoprire come usarlo.
In questo articolo
La tentazione di fare a meno della pianificazione è enorme, soprattutto nei primi piccoli progetti. All’inizio le persone coinvolte sono poche, le attività, il tempo e le responsabilità sembrano essere definiti in modo chiaro. Tutto è facile e in apparenza non sembra necessario avere un software dedicato al monitoraggio dei progetti.
Ma poi si inizia a lavorare al progetto e le aspettative si scontrano con la realtà. All’improvviso tutto si complica, qualcuno si ammala o un fornitore non soddisfa le aspettative. Il cliente chiama al telefono reclamando che necessita del progetto per ieri. Vuole sapere quando sarà pronto.
Ad un certo punto, il project manager dovrà ammettere che il monitoraggio gli è sfuggito di mano. Le attività ancora da completare si confondono, le attività importanti non vengono completate e, a questo punto, sarà ancora più evidente: la pianificazione è fondamentale.
Una soluzione semplice: il diagramma di Gantt
Dobbiamo insistere: quando si lavora ad un progetto, la pianificazione è indispensabile. La pianificazione è il fattore chiave per eseguire con successo i progetti. Questo si applica sia ai progetti piccoli che a quelli grandi, perché anche i progetti più piccoli prevedono attività complesse, comportano rischi e richiedono il coordinamento dei diversi partecipanti al progetto stesso.
Il diagramma di Gantt, sviluppato da Henry Laurence Gantt, si è affermato come strumento di pianificazione nella gestione dei progetti. I grafici di Gantt hanno solo due assi: in uno (quello verticale), vengono mostrate le attività del progetto; nell’altro (l’asse orizzontale), in quale periodo di tempo debbano essere completate queste attività.
A prima vista può sembrare molto semplice, ma anche questa semplice versione di grafico di Gantt ha enormi vantaggi. Ad una prima occhiata, appare evidente quando un compito deve essere fatto e in quale data deve essere terminata tale attività. Semplifica anche la gestione delle interdipendenze fra le diverse attività. Ad esempio, se l’attività 4 non può essere completata prima del completamento dell’attività 2, gli effetti dei ritardi legati all’attività 2 possono essere valutati e programmati velocemente. Inoltre, il modello di Gantt permette di effettuare un controllo rapido del rendimento del progetto in tempo reale. Se l’attività 1 non è completata il giorno 3, sarà subito chiaro che qualcosa non sta andando come dovrebbe e possiamo cercare la soluzione migliore per risolvere la situazione.
Un altro grande vantaggio dei grafici di Gantt: si creano e si mantengono aggiornati in modo rapido e semplice. Sono semplicemente uno dei metodi più efficaci per mostrare le attività in funzione del tempo. Con i diagrammi di Gantt, avrai a disposizione di uno strumento per la pianificazione dei progetti che ti permetterà di avere un grande impatto con poco investimento di tempo. Non stupisce che i diagrammi di Gantt si siano affermati come uno degli strumenti più utilizzati nella pianificazione dei progetti
Abbiamo creato un modello di diagramma di Gantt Excel per aiutarti nella pianificazione dei progetti della tua impresa. Questo modello di Gantt può essere utilizzato anche per tenere traccia di chi sia il responsabile di ciascuna attività e che percentuale di ciascuna attività sia stata già completata. Il vantaggio più grande del grafico di Gantt è che puoi avere una panoramica visiva di quello che sta succedendo.
Con il nostro modello di Gantt, la tua impresa potrà provare strumenti di pianificazione prima di passare ad un software di gestione dei progetti, di gestione delle attività o di pianificazione strategica. Il modello di diagramma di Gantt Excel include spiegazioni su come riempire i campi e le formule che generano il grafico una volta che i dati sono stati inseriti.
Come funziona il nostro modello di diagramma di Gantt Excel
Per creare un grafico di Gantt, prima avrai bisogno di un piano di progetto dettagliato. L’idea di fondo dei grafici di Gantt è di definire prima le attività principali e secondarie e, successivamente, determinare il tempo necessario per completarle. Per questo, un piano di progetto consiste in una serie di attività interconnesse che devono essere eseguite in un ordine preciso.
Per esempio, se vuoi verniciare una casa, non puoi iniziare a dipingere finché non avrai spostato tutti i mobili fuori dall’abitazione. Potresti tuttavia preparare la vernice mentre un amico sposta tutti i mobili dall’abitazione.
Per questo motivo, il primo passaggio per mettere insieme un piano di progetto è creare un piano strutturale del progetto stesso, cioè una tecnica usata per dividere gli aspetti del progetto in attività diverse. Per esempio, le attività “procurare la vernice” e “mescolare la vernice” fanno parte del sotto-aspetto “vernice”. Ricorda che puoi sempre fare affidamento su un software di pianificazione dei progetti nel caso in cui la tua attività o i tuoi progetti crescano molto e ritieni necessario l’uso di uno strumento più specifico e dettagliato per un certo settore o industria.
Oltre ai diversi compiti, è anche necessario definire l’ordine nel quale questi debbano essere completati. Ad esempio, dovrai procurarti la vernice prima di mescolarla. Una volta inseriti i dati, il grafico di Gantt mostra in tempo reale se le attività si stanno svolgendo in parallelo o in modo conseguente una all’altra.
Una volta che avrai preso nota della durata e della data di inizio di ciascuna attività, il nostro modello di Gantt creerà delle barre nel grafico di Gantt. La durata determinerà la lunghezza delle barre del cronogramma. La data di conclusione delle attività si calcola automaticamente.
Scarica il nostro modello del diagramma di Gannt Excel
Puoi anche usare un software specifico per grafici di Gantt
Oltre al nostro modello di diagramma di Gantt Excel, può essere utilizzato un software per diagramma di Gantt specifico per la pianificazione dei progetti.
Con il nostro modello Excel, potrai avere un’anticipazione su come si presenta uno strumento di pianificazione. Utilizzalo per pianificare un progetto particolare o per l’intera azienda per un po’ di tempo in modo da capire come funziona il grafico di Gantt.
Le soluzioni di software specifici hanno alcuni vantaggi rispetto a Excel che valgono la pena di essere considerati. Il software specifico è più facile da usare e più chiaro nella presentazione. Inoltre, ti risparmierai l’inserimento manuale dei dati e il loro aggiornamento, specialmente se il software permette di importare i dati importanti da altri sistemi attraverso delle interfacce.
Allo stesso modo, le imprese possono investire in un software per la gestione dei progetti completo. Questi, oltre a comprendere strumenti di pianificazione come il grafico di Gantt, offrono altre funzioni come il registro temporale, la gestione delle attività, la collaborazione in progetti, ecc.
Prova differenti soluzioni per scoprire quale sia la migliore per le tue necessità. Non importa per quale soluzione deciderai, il grafico di Gantt diventerà quasi sicuramente un componente centrale della tua gestione dei progetti.
