Come creare un project plan efficace in 5 semplici passi

Pubblicato il giorno 16/7/2021 da Chiara Casse e Quirine Storm van Leeuwen

Vuoi scoprire come creare un project plan efficace? Allora non perderti questo articolo!

screenshot project plan

Chi non conosce la serie TV A-Team degli anni Ottanta? Hannibal, il leader della squadra, dopo una missione andata a buon fine usava spesso pronunciare queste eloquenti parole: “Vado matto per i piani ben riusciti”.

Che cosa comportasse quel piano magistrale non è mai stato molto chiaro. C’erano soltanto sparatorie a tutto spiano, da cui nessuno usciva mai ferito, e il tutto avveniva all’interno di un vecchio capannone. Non abbiamo mai visto Sberla o P.E. Baracus lavorare a una soluzione di project management per preparare i loro discutibili piani; ma alla fine, tutti i pezzi del puzzle finivano per incastrarsi alla perfezione.

Eppure, ogni project manager che si rispetti sa che un progetto non può avere successo senza un buon piano. Dovremo quindi andare oltre e decifrare ciò che Hannibal e l’A-Team lasciavano all’immaginazione: in cosa consiste un project plan infallibile?

In questo articolo

  • L’importanza della pianificazione dei progetti
  • Le 5 fasi della pianificazione di un progetto
  • Altre risorse per la pianificazione del progetto

L’importanza del project planning

Avviare un progetto senza un piano è come partire per un viaggio senza mappa. Prima o poi arriverai alla tua meta, ma impiegherai più tempo e denaro del necessario.

Iniziare un progetto senza un piano ben definito può portare a uno scope creep, a sforare il budget e a scadenze non rispettate.

Sedersi a tavolino con il proprio team per pianificare il progetto prima di cominciare, permette di stabilire le aspettative che garantiranno la buona riuscita dello stesso.

Nota: tutti questi passaggi presuppongono l’utilizzo di un software di project management per agevolare la comunicazione tra i membri del team, la pianificazione e la definizione del budget e del campo di applicazione. Una soluzione di project management è inoltre lo strumento migliore per documentare e memorizzare le informazioni raccolte nei passaggi illustrati di seguito. Se in un primo momento non vuoi investire in un software per la gestione dei progetti, c’è sempre la possibilità di provare una versione gratuita.


Le 5 fasi della pianificazione di un progetto

Fase 1: definire il progetto

Che tu stia progettando un’app o l’apertura di una nuova filiale della tua azienda, devi sempre decidere cosa vuoi raggiungere esattamente. Una definizione come “L’apertura di una nuova sala ristorazione” non sarà quindi sufficiente.

Dovrà piuttosto contenere sei elementi principali:

  1. Obiettivi: descrivi con precisione ciò che vuoi ottenere con questo progetto, sia a livello esterno (guadagni, quota di mercato, soddisfazione del cliente) che interno (migliorare le infrastrutture, ottimizzare i processi, trattenere i dipendenti). Usa obiettivi SMART (specific, measurable, achievable, realistic and time-bound, ovvero specifici, misurabili, realizzabili, realistici e temporizzabili).
  2. Portata (campo di applicazione): per quanto meticolosa sia la pianificazione, un progetto implica sempre delle modifiche, ed è importante tenere conto di questo. Invece di definire tutto ciò che rientra nel campo di applicazione del progetto, a volte è più facile determinare ciò che ne rimane al di fuori. Questo è un buon momento anche per stabilire chi sarà il responsabile di approvare o rifiutare eventuali modifiche.
  3. Criteri di successo: che cosa determina se l’esito di questo progetto sarà positivo o negativo? In questa fase dovrai riflettere di nuovo sui tuoi obiettivi. I criteri generali implicano, per esempio, che il progetto venga portato a termine nel rispetto delle tempistiche e del budget prestabiliti, che il prodotto finale abbia un determinato livello di qualità e che uno specifico problema aziendale venga risolto.
  4. Deliverable: elenca i deliverable essenziali (il risultato finale) del progetto. Potrebbe trattarsi, ad esempio, di un’applicazione mobile funzionante per la tua azienda, una sala di ristorazione pronta per accogliere i clienti o un nuovo sistema di buste paga per i dipendenti. Includi il maggior numero di dettagli possibile.
  5. Requisiti: individua ciò che ti serve (risorse, personale, budget, tempo) per raggiungere gli obiettivi del progetto e ottenere un esito positivo. Documenta tali informazioni in questa fase. Parlane con tutte le parti interessate per assicurarti di non dimenticare nulla.
  6. Pianificazione: usa una struttura analitica di progetto (work breakdown structrure, WBS) per determinare quali azioni bisogna portare a termine e quando. Quindi usa questa pianificazione come punto di partenza per la programmazione di base, i traguardi e le scadenze.  

Fase 2: individuare rischi, previsioni e limitazioni

Se individui i potenziali ostacoli e le difficoltà in anticipo, gli inevitabili problemi che sorgeranno non ti coglieranno impreparato.

In questa fase puoi nominare un membro del team che si occuperà della gestione del rischio. Potresti essere tu, il project manager o un altro responsabile del progetto, a seconda delle dimensioni dello stesso. Questa persona avrà il compito di monitorare i rischi individuati (per esempio, l’impossibilità di rispettare le scadenze o il budget). I software di project management hanno il vantaggio di semplificare notevolmente il risk management se il progetto è definito in modo accurato.

Questa fase (e in generale nel project planning) non permette soltanto di prevenire situazioni difficili, ma serve anche per documentare immediatamente qualsiasi previsione o limitazione, come le risorse disponibili o il finanziamento del progetto.

Ad esempio, se il progetto deve essere completato durante il normale orario lavorativo (cioè senza straordinari) oppure con le sole risorse a disposizione, il tuo team deve saperlo in anticipo.

Fase 3: organizzare il team per il progetto

Questo passaggio è fondamentale per la pianificazione del tuo progetto. Il project management è innanzitutto gestione delle persone. Quanto più accurate sono le fasi 1 e 2, più facile sarà questa fase.

Per organizzare il tuo progetto devi individuare e documentare i seguenti elementi:

  • Cliente: a chi è destinato il prodotto finale? Si tratta di clienti interni o esterni?
  • Parti interessate: sono le persone o gruppi di persone che hanno un interesse personale nella buona riuscita del progetto. Identificare le parti interessate costituisce la base del tuo piano di comunicazione.
  • Ruoli e competenze: impostare la gerarchia organizzativa per il progetto. Chi ha l’ultima parola al momento di prendere le decisioni? Chi è responsabile della comunicazione con il cliente? Chi controlla il budget e la pianificazione nel tuo programma di project management? Chi effettua il lavoro pratico?

Fase 4: elencare le risorse necessarie per il progetto

Nella fase 1 hai definito alcuni requisiti generali per il completamento del progetto. Hai inoltre già individuato le risorse umane necessarie per eseguire e gestire il lavoro. Ora è il momento di pensare alle risorse specifiche necessarie per partire.

Alcuni esempi di risorse del progetto sono:

  • Tecnologia (computer, software, dispositivi mobili)
  • Stipendi
  • Veicoli
  • Materiali fisici

Elenca tutte le risorse di cui hai bisogno, con i relativi costi, per il tuo budget e la gestione delle risorse. (Non serve che sia molto dettagliato. L’importante è che le cifre siano corrette, al resto ci penserà il tuo software di project management.)

Fase 5: creare un piano di comunicazione per il progetto

A questo punto hai un progetto ben definito, con tanto di pianificazione, budget, risorse e team. Potresti quindi pensare che sei pronto per iniziare. Non proprio… Ti manca un piano di comunicazione.

Una scarsa comunicazione tra il responsabile del progetto e il team, o tra il responsabile del progetto e il cliente, è tra le principali ragioni per cui i progetti falliscono. Se dai per scontato che la comunicazione all’interno del tuo team è buona, potrebbe pagarne le spese l’intero progetto.

Tutti i fattori importanti, come il rispetto delle scadenze e del budget, per citarne alcuni, dipendono dalla comunicazione tra i membri del team, le parti interessate e i clienti.

Un buon piano di comunicazione di progetto deve comprendere:

  • Obiettivi di comunicazione: qual è lo scopo di un particolare messaggio? Vuoi sapere se un team ha le risorse sufficienti o ricordare a un responsabile del team una scadenza importante imminente? Pensa innanzitutto a cosa vuoi ottenere e assicurati di esporlo chiaramente nel tuo messaggio prima di inviarlo.
  • Destinatario: chi è il destinatario del messaggio? Per intenderci, il presidente della società non ha bisogno di ricevere tutti gli aggiornamenti quotidiani relativi ai traguardi raggiunti, ma dovrebbe essere interpellato nel caso il bilancio venga superato.
  • Contenuti importanti per la comunicazione: quali informazioni devono sempre essere incluse nella comunicazione con il team del progetto? Puoi inviare a tutte le principali parti interessate un aggiornamento settimanale sull’avanzamento e lo stato dei traguardi imminenti, promemoria delle scadenze importanti, così come informazioni sullo stato del bilancio e sul calendario. Documenta tutto ciò nel piano di comunicazione.
  • Metodo e frequenza di comunicazione: come vengono inviate le comunicazioni standard del team e con quale frequenza? Su base settimanale ogni venerdì mattina, oppure ogni due settimane il lunedì pomeriggio? Via e-mail o attraverso uno strumento di collaborazione? Raccogli queste informazioni all’inizio del progetto e continua a farlo regolarmente nel corso della sua realizzazione.   

E per finire: altre risorse per il project planning

Se i tuoi progetti ti sfuggono spesso di mano, sforano il budget, non rispettano le scadenze oppure non portano ai risultati desiderati, è probabile che una parte della causa risieda in una scarsa pianificazione.

Definire il progetto in modo chiaro, identificare i rischi, costruire il proprio team, mettere insieme le risorse ed elaborare un piano di comunicazione: sono tutte azioni che fanno una grande differenza. 

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Questo articolo potrebbe far riferimento a prodotti, programmi o servizi che potrebbero non essere disponibili nel tuo paese o potrebbero essere soggetti a restrizioni nel rispetto delle disposizioni legislative vigenti. Ti suggeriamo di contattare direttamente il provider per richiedere maggiori informazioni sulla disponibilità del prodotto e sulla sua compliance con le leggi locali.

Conosci gli autori

Content Analyst per Capterra. Esperta di tecnologia e responsabile degli studi su hi-tech e digitalizzazione rivolti alle PMI. Amante della natura e delle spiagge di Barcellona.

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As a Content Analyst at Capterra, Quirine highlights the technological possibilities for improvement in SMEs. She focuses on digitization, software and technological trends.

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