Come servirti del ritorno dell’investimento del tuo software per giustificare acquisti tecnologici futuri

Pubblicato il giorno 9/8/2021 da Taylor Short e Chiara Casse

Segnala il risparmio di tempo e l’aumento dei ricavi associati all’uso del software o mettine in evidenza le nuove funzionalità in termini di ritorno dell’investimento.

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Dopo aver completato l’implementazione di un nuovo software, è importante valutarne esattamente l’impatto sulla tua azienda, in modo da adottare le misure più efficaci per risolvere i problemi più importanti. Se questo valore viene definito chiaramente, ne consegue che sarà più semplice ottenere il buy-in per gli acquisti tecnologici futuri.

Abbiamo contattato alcuni esperti del settore per scoprire i principali vantaggi associati all’utilizzo di un nuovo software. Di seguito sono riportati tre suggerimenti per aiutarti a scoprire in che modo il tuo nuovo sistema è in grado di spostare l’ago della bilancia.

1. Dimostra in che modo il software può far risparmiare tempo

Il primo risultato immediato a cui si è soliti pensare in seguito all’implementazione del nuovo software è sicuramente l’aumento dei ricavi e dei profitti. Tuttavia, è più utile comprendere i benefici ad esso associati. Il tempo è denaro, quindi sarà fondamentale individuare nuove strategie per fare in modo che la nuova tecnologia ti permetta di concentrarti su attività ad alto rendimento economico e dimenticarti del resto.

Robert Theofanis è avvocato consulente per la pianificazione patrimoniale e il proprietario di uno studio legale in California noto per la creazione di report esaustivi per i propri clienti dalle 80 alle 100 pagine. Per poter ottimizzare questo processo, ha iniziato a servirsi di programmi per creare documenti in grado di automatizzarne l’attività. Il margine di profitto di Robert è notevolmente aumentato, senza però dover ricorrere a un incremento delle tariffe a discapito dei clienti.

“Senza l’implementazione del software, avrei dovuto continuare a ricorrere a noiose operazioni di taglia-incolla da piani precedenti, per poi dedicare ingenti quantità di tempo alla correzione manuale. Ritengo che il software mi permetta di completare le operazioni risparmiando un 25/30% di tempo in meno rispetto alle operazioni manuali di taglia-incolla.”

Come ottenere questo ritorno dell’investimento: l’automazione grazie all’adozione del software rappresenta il vantaggio principale segnalato dalle aziende. L’impiego del software consente di dimostrare facilmente come sia richiesta una minor quantità di tempo per lo svolgimento di operazioni quotidiane. Ecco alcuni step da seguire:

  1. Registra il tempo di completamento medio richiesto per lo svolgimento di tre/cinque attività che richiedono grandi quantità di tempo.
  2. Dopo aver implementato il software, tieni traccia di queste attività nei mesi successivi.
  3. Individua la differenza tra il tempo di completamento medio per ciascuna attività per entrambi i metodi, quindi moltiplica il valore per 100 per ottenere una percentuale: (Tempo medio) – (Tempo medio con l’impiego del nuovo software) / (100) = (% di tempo risparmiato)

2. Evidenzia come il software può creare nuove opportunità di business

Come abbiamo affermato in precedenza, le aziende si servono spesso di nuovi software per automatizzare le attività più comuni. È infatti frequente che vengano individuate nuove funzionalità di cui non erano nemmeno a conoscenza durante la fase di valutazione delle opzioni disponibili.

Mentre la dimostrazione del calcolo del tempo risparmiato dagli utenti è solitamente un’operazione semplice, l’impatto positivo del processo appena scoperto può invece rivelarsi un’operazione più complessa e meno evidente. Supponiamo che la tua azienda abbia appena implementato un software per l’automatizzazione dell’e-mail marketing. Di quali fattori potresti servirti per dimostrarne il valore aziendale?

Reuben Yonatan è fondatore e CEO di GetVoIP, una risorsa per i servizi telefonici aziendali. Dopo aver implementato un nuovo software per l’e-mail marketing, è stato in grado di dimostrare il proprio ritorno dell’investimento (ROI) tramite l’aumento del numero di lettori delle sue e-mail e, conseguentemente, l’aumento del fatturato.

“Più la nostra mailing list cresceva, più aumentava il numero dei nostri lettori. Di conseguenza, siamo stati in grado di incanalare un maggior numero di clienti ai nostri partner affiliati”, afferma. “Dal momento che il marketing di affiliazione rappresenta la nostra fonte principale di reddito, abbiamo registrato un notevole aumento delle entrate.”

Inoltre, si è accertato di mettere in evidenza le nuove funzionalità introdotte dal software, in modo da poter gestire progetti più avanzati e generare opportunità per nuovi prodotti, servizi e flussi di entrate. Per Yonatan si è trattato di includere anche la possibilità di lanciare campagne di e-mail marketing mirate, individuare e raggiungere nuovi clienti, nonché personalizzare i template delle e-mail per promuovere l’engagement dei lead potenziali.

Come ottenere questo ritorno dell’investimento: accertati di mettere in evidenza i vantaggi ottenuti dalla tua azienda e le funzionalità implementate tramite l’impiego del nuovo software. Il sistema ti ha permesso di introdurre un nuovo flusso di entrate?

Un nuovo sistema di project management, ad esempio, deve consentire alle aziende di:

  • Gestire simultaneamente più progetti
  • Tenere traccia del lavoro svolto dai dipendenti in modo più accurato
  • Generare statistiche per individuare le tendenze nel completamento dei progetti

Per ciascuna nuova funzionalità, sarà quindi possibile evidenziare le metriche indicanti fattori di successo, come ad esempio il potenziamento dei tassi di apertura delle e-mail o i ricavi ottenuti dal retargeting dei clienti.

3. Indica come il software consente di ottenere dati utili

Uno dei principali vantaggi associati all’impiego del software riguarda la possibilità di estrarre dati utili per attività regolari, identificare tendenze e incanalarle. In sostanza, senza il software e i dati da esso ottenuti, andresti praticamente alla cieca.

Il sentimento generale di ansia attorno ai “big data” è andato via via scomparendo grazie all’aumento di sistemi accessibili e facili da usare progettati per analizzare rapidamente e in dettaglio i dati aziendali, spesso integrati dall’apprendimento automatico o dall’intelligenza artificiale (AI).

In base a un recente studio pubblicato da Gartner (disponibile in inglese), si prevede infatti che, entro la fine del 2021, le aziende che avranno attivato l’analisi dei dati aumentati assisteranno a un ritorno dell’investimento triplicato rispetto alle aziende che ancora armeggiano manualmente con i fogli di calcolo. Indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda, l’impiego dell’analisi dei dati è fondamentale per sopravvivere al giorno d’oggi.

John Nicholson, principal consultant dell’agenzia di ricerca UX Marketade.com, afferma che il suo team utilizza Google Ads per generare lead e vendite, ma di avere avuto difficoltà in passato per tenere accuratamente traccia delle conversioni per l’ottimizzazione di nuove campagne pubblicitarie. La sua azienda ha così integrato il proprio account Google Ads con il sistema di automazione del marketing Salesforce, il quale collega un annuncio pubblicitario specifico alla parola chiave corrispondente in grado di generare lead o opportunità di vendita.

“Questo ci ha permesso di essere molto più efficienti in termini di spesa pubblicitaria, investendo maggiormente sulle parole chiave e sugli annunci che generano click e lead con rendimento migliore,” afferma Nicholson.

Come ottenere questo ritorno dell’investimento: solitamente, i sistemi moderni offrono modelli di report standard. Tuttavia, sarà possibile ottenere informazioni dai dati più accurate personalizzando i report e mettendo in evidenza le metriche più importanti. Ad esempio, potrebbe essere opportuno evidenziare il fatto che un’integrazione ha permesso di ottenere un ritorno dell’investimento pari all’800% e un aumento dei ricavi dell’85% rispetto a prima.

I ricavi rappresentano indubbiamente la metrica più ovvia. Tuttavia, per raddoppiare il ritorno dell’investimento in relazione all’analisi dei dati è importante sfruttare appieno le funzionalità disponibili. Uno dei motivi principali per cui l’analisi dei dati è così importante è il fatto che permette di misurare il ROI di tutto ciò che la tua azienda utilizza.

Serviti di più metodi per dimostrare il ritorno dell’investimento

Il metodo migliore per dimostrare il valore di un software dipende dai tuoi obiettivi aziendali e dalle problematiche che intendi risolvere tramite l’impiego della tecnologia. Un netto aumento delle metriche si rivela sempre efficace, ma è altrettanto importante dimostrare le nuove funzionalità offerte dal software, come ad esempio la generazione e l’utilizzo dei dati.

Se intendi adottare una nuova tecnologia, puoi servirti delle seguenti metodologie per giustificare il tuo investimento:

  • Dimostrando esattamente in che modo la tecnologia esistente ti permette di risparmiare tempo, denaro o genera nuove opportunità.
  • Dimostrando la capacità di misurare il valore e il ritorno dell’investimento in relazione alle tecnologie esistenti e a quelle future.

Se sarai in grado di dimostrare in modo convincente i vantaggi associati all’impiego della nuova tecnologia, sarà più facile ottenere il buy-in dal tuo team per gli investimenti di software futuri. Tieni presente che il ritorno dell’investimento di un nuovo software si basa sul suo uso corretto da parte dei dipendenti. Abbiamo raccolto alcuni suggerimenti per fare in modo che gli utenti utilizzino un nuovo software in modo efficace in questo articolo: come potenziare l’implementazione di un nuovo software in 3 fasi.

 

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Content Analyst per Capterra. Esperta di tecnologia e responsabile degli studi su hi-tech e digitalizzazione rivolti alle PMI. Amante della natura e delle spiagge di Barcellona.

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