Le spese per lavorare in ufficio sono in aumento: come possono agire le aziende?

In questo ultimo studio Capterra analizza i maggiori costi che i dipendenti devono sostenere per lavorare in ufficio e come le aziende possono agire per supportare il personale.

Nonostante l'inflazione in Italia si sia riequilibrata in modo significativo nel 2024, è probabile che la maggior parte delle persone abbia sentito l'impatto dell'aumento dei costi negli ultimi anni.

L’aumento dei prezzi al consumo implica diverse conseguenze includendo possibili cambiamenti nel comportamento di acquisto.

La seconda parte dell’ultimo studio di Capterra mette in luce che negli ultimi 12 mesi il costo del lavoro è aumentato per il 51% dei rispondenti. Questo può includere aspetti come la cura dei bambini, i costi del pendolarismo o le utenze.

Nonostante esistano diversi modi di lavorare, come il lavoro remoto e ibrido o la settimana corta, ci sono ancora molti costi legati al lavoro che possono incidere sui dipendenti. Questi costi crescenti possono avere un effetto sulla soddisfazione e sulla motivazione dei dipendenti, quindi le aziende e i team delle risorse umane dovrebbero impegnarsi a capire quali soluzioni sono disponibili per contribuire ad alleviare questo onere per il personale.

Capterra, nella seconda parte dello studio sul Costo del lavoro 2024, ha voluto analizzare quali costi sono aumentati per i lavoratori nel momento in cui devono recarsi in ufficio e come dovrebbero reagire secondo loro le aziende all’incremento di questi costi. Per farlo sono stati intervistati 250 dipendenti che lavorano a tempo pieno o parziale. La metodologia completa è visibile alla fine dell’articolo.

Il 75% afferma che il salario non si è adeguato all’aumento dei costi dovuto all’inflazione

Più della metà degli intervistati ha dichiarato che le spese necessarie per il lavoro sono aumentate nell’ultimo anno.

Come visto in uno studio condotto nel 2023 da Capterra, l’83% dei consumatori ha dichiarato di aver cambiato il proprio comportamento d’acquisto a causa della situazione economica, influendo sull’acquisto o meno di diverse categorie di prodotti o servizi.

Tornando allo studio sul Costo del Lavoro 2024, osserviamo che i beni e servizi per i quali gli intervistati hanno registrato i maggiori aumenti di costo sono i generi alimentari (77%), le utenze (69%) e il carburante (58%).

L’aumento delle spese di queste categorie di beni e servizi può influenzare notevolmente le scelte di vita delle persone. Un aumento delle utenze può diventare un costo troppo alto per coloro che lavorano maggiormente o interamente da remoto; allo stesso modo, l’aumento del costo del carburante può portare a volere ridurre i viaggi verso l’ufficio. 

Inoltre, il 75% afferma che il proprio salario non è si è adeguato nel tempo per tenere il passo con la quantità di denaro che spende per svolgere il proprio lavoro. 

Le aziende e i leader delle risorse umane dovrebbero essere consapevoli delle oscillazioni dei prezzi e delle spese che devono sostenere i propri dipendenti per lavorare così da poter agevolare il lavoro, per esempio con aggiustamenti di salario o sovvenzione di determinate spese, così da aumentare il coinvolgimento aziendale.

Il carburante è una delle maggiori spese per gli spostamenti quando si lavora in ufficio

Nella prima parte dello studio è emerso che il 71% degli intervistati che lavora in modalità ibrida o presenziale deve percorre minimo 5 km per raggiungere il luogo di lavoro.

Per raggiungere il luogo di lavoro i mezzi di trasporto maggiormente utilizzati sono i veicoli privati come automobile o moto per il 57%, trasporti pubblici per il 23% e a piedi per l’11%. 

Viste le distanze per arrivare in ufficio, spesso utilizzare un mezzo di trasporto privato diventa la soluzione più comoda per risparmiare tempo, questo però implica una serie di costi come il carburante, l’assicurazione del veicolo, eventuali pedaggi e parcheggi da pagare.

Dallo studio emerge inoltre che le maggiori spese legate agli spostamenti per lavorare in modalità presenziale sono dovute al carburante per il 54%, ai trasporti pubblici per il 20%, e ai pasti per il 13%.

Anche le spese accessorie gravano sui costi per lavorare in ufficio

Oltre alle spese strettamente legate agli spostamenti, vi sono altri tipi di costi che si devono sostenere nel momento in cui ci si reca in ufficio. Le maggiori spese accessorie affrontate per lavorare in modalità presenziale sono relative all’abbigliamento professionale per il 23%, all’assistenza dei bambini per il 12% e alla custodia di animali domestici per 5%.

Queste spese che vengono definite accessorie risultano comunque indispensabili in certi ambiti lavorativi. Ambienti che richiedono un determinato tipo di abbigliamento implicano un tipo di spesa per abiti da lavoro che i dipendenti non possono evitare. Allo stesso modo è di primaria importanza poter lasciare i propri figli, o animali domestici, in un luogo sicuro dove vengano accuditi, e anche questo richiede un esborso di denaro.

Il 65% cercherebbe un altro lavoro se dovesse spendere più di quanto ritiene ragionevole per lavorare in ufficio

Dover sostenere dei costi in continuo aumento per continuare a lavorare può avere dei riscontri negativi sulla produttività lavorativa o sulla fidelizzazione dei dipendenti all’azienda.

Chiedendo ai rispondenti come reagirebbero se gli fosse richiesto di spendere una quantità irragionevole del proprio reddito per recarsi al lavoro se richiesto dal datore di lavoro, emerge che il 65% cercherebbe un altro lavoro; il 63% chiederebbe un aumento, il 28% ridurrebbe la propria produttività e il 12% rassegnerebbe le proprie dimissioni.

Oltre alle azioni maggiormente votate sopraelencate, è importante prestare attenzione al fatto che il 7% se ne lamenterebbe pubblicamente sui social network, e sempre allo stesso modo il 7% scriverebbe una recensione negativa online sul proprio datore di lavoro.

Da uno studio condotto nel 2023 da Capterra era emerso che il 41% effettua ricerche online sia attraverso i motori di ricerca sia attraverso i social media. Visto il crescente uso dei social media per attingere ma anche per diffondere informazioni è importante che le imprese prestino attenzione alla loro reputazione aziendale, a cosa pensano i dipendenti dell’azienda per cui lavorano e che sentimenti provano a riguardo. Queste pratiche possono produrre ulteriori effetti, come la possibilità di attrarre nuovi talenti.

Chi dovrebbe farsi carico delle spese legate al lavoro in ufficio?

Dallo studio si evince che le spese maggiori sono legate agli spostamenti dall’abitazione verso la sede di lavoro. 

Aver lavorato da remoto almeno per un periodo rende consapevoli di cosa significhi lavorare senza dover sostenere costi, e, dover ritornare per forza a lavorare in presenza può suscitare sentimenti contrastanti nei dipendenti. Gartner prevede che nel 2024 le organizzazioni dovranno affrontare la crisi del costo del lavoro per i dipendenti attraverso due strategie: condividere i costi tangibili e intangibili del ritorno in ufficio o trovare modi per ridurre i costi totali per i dipendenti.

Secondo lo studio di Capterra, con il continuo aumento dei costi, i dipendenti si aspettano che alcune spese siano coperte interamente o parzialmente dall'azienda. Secondo gli intervistati, le spese che le aziende dovrebbero coprire interamente sono quelle relative al parcheggio (75% ritiene che le aziende dovrebbero coprirle), ai pasti (61%) e ai pedaggi (53%).

Nonostante molti siano disposti a pagare di tasca proprio diverse spese dovute agli spostamenti verso il luogo di lavoro, è evidente che la maggior parte dei rispondenti ritenga che le spese strettamente legate al tragitto verso l’ufficio dovrebbe essere a carico delle aziende, o per lo meno condivise. Le aziende dovrebbero quindi verificare se possono coprire alcuni di questi costi totalmente o parzialmente, sia tramite benefit di cui abbiamo parlato precedentemente, sia tramite bonus in busta paga, rimborsi spese o sovvenzioni.

Come possono i responsabili delle risorse umane sostenere i dipendenti quando i costi legati al lavoro aumentano?

L’inflazione ha portato a un aumento dei costi di beni e servizi che sono essenziali nel momento in cui si deve lavorare in forma presenziale, e le persone ne sono ben consapevoli.

Come si evince dallo studio i costi maggiormente percepiti sono quelli inerenti ai trasporti per arrivare sul luogo di lavoro, comprendendo costi dovuti al carburante, all’assicurazione o all’abbonamento ai mezzi pubblici. 

Se le aziende richiamano i dipendenti a lavorare in forma presenziale è importante che prendano in considerazione i bisogni e possibili problemi che possono insorgere, così da avere un ambiente di lavoro produttivo ed efficiente, evitando di perdere talenti e risorse. 

Se non è possibile incrementare lo stipendio adeguandolo all’aumento dei prezzi dei beni e servizi, è possibile andare incontro ai dipendenti coprendo determinate spese, come il parcheggio o i pasti, o contribuendo in parte alle spese, offrendo per esempio dei buoni o dei piani di rimborso spese. Ascoltando i propri dipendenti sarà possibile creare un ambiente produttivo.