Come un futurista delle risorse umane potrebbe convincere il vostro team ad abbracciare il ritorno in ufficio

Collaboratore:  Dan Schawbel

Con queste 3 informazioni è possibile realizzare un piano di ritorno in ufficio che sia effettivamente apprezzato.

Come incoraggiare le persone a tornare in ufficio?

Mentre le aziende cercano di promuovere la collaborazione in presenza, i dirigenti e i responsabili delle risorse umane si ritrovano a far fronte a questa sfida. Un approccio rigido basato sulla presenza obbligatoria potrebbe apparentemente sembrare la soluzione più semplice, ma finisce spesso per incidere sul morale e la fidelizzazione dei dipendenti.

L'esperto di risorse umane e autore di bestseller Dan Schawbel sa che esistono modi migliori per invogliare i a tornare in ufficio.

Dopo avere visto le preferenze degli italiani a riguardo del lavoro agile, e analizzato le spese richieste per lavorare in ufficio, abbiamo riassunto alcuni dei concetti chiave di Schawbel in una serie di interviste come quella riportata di seguito, insieme ai risultati di un'indagine condotta da Capterra su 2716 dipendenti in tutto il mondo con il fine di evidenziare le strategie di coinvolgimento e le piattaforme HR in grado di fare la differenza. 

Suggerimento 1. Le politiche per incoraggiare il ritorno in ufficio devono agevolare, e non eliminare, un modello ibrido: quindi promuovi una pianificazione strategica

"Ritengo che sul lungo termine lavoreremo tutti in modalità ibrida", afferma Schawbel. "È indubbiamente la combinazione migliore per coloro che comprendono l'importanza di lavorare in ufficio ma, al contempo, non vogliono rinunciare alla libertà e alla flessibilità del lavoro da remoto."

Come agire, quindi, in concreto? Invece di imporre giorni e orari prestabiliti per il lavoro in presenza, potresti definire linee guida più flessibili per consentire ai tuoi dipendenti di evitare il traffico o la congestione dei mezzi di trasporto e raggiungere l'ufficio in orari a loro più consoni.

Lo studio condotto da Capterra dimostra come questa strategia possa essere più efficace rispetto ad altri vantaggi più costosi e complessi mirati a invogliare i dipendenti a tornare in ufficio.

In base alle risposte fornite dai partecipanti allo studio, infatti, una pianificazione del lavoro flessibile è risultata essere uno dei vantaggi più importanti rispetto ad altre opzioni quali il rimborso delle spese di trasporto e il servizio di assistenza all'infanzia (scelte rispettivamente dal 64% e dal 27% dei partecipanti).

La flessibilità non è importante soltanto per i dipendenti: secondo uno studio condotto da Gartner (contenuto disponibile in inglese per i clienti Gartner), infatti, l'89% dei manager ritiene che l'offerta di opzioni di lavoro flessibili contribuisca a ridurre l'attrito.

Non si deve però pensare alla flessibilità come a una bacchetta magica in grado di risolvere ogni problema. È fondamentale garantire un certo livello di coordinamento per far sì che i colleghi si vedano di persona.

"Le persone non vogliono lavorare in remoto quando il resto del team si trova invece in ufficio. Ecco perché la pianificazione e la gestione sono estremamente importanti," afferma Schawbel.

Ed è qui che entrano in gioco i software per i turni di lavoro. Questi sistemi includono funzionalità per la gestione del calendario in grado di centralizzare le pianificazioni degli utenti e renderle visibili agli altri. In questo modo risulta più semplice impostare calendari del team condivisi indicanti le date e gli orari in cui si prevede essere in ufficio, favorendo così la pianificazione e la programmazione delle riunioni di persona da parte degli altri colleghi.

Suggerimento 2. L'ambiente in ufficio deve compensare il tragitto casa-lavoro: privilegia l'esperienza dei dipendenti

"La situazione attuale degli ambienti in ufficio è particolarmente disinteressata", afferma Schawbel. È quanto emerge da uno studio condotto da Gartner (contenuto disponibile in inglese per i clienti Gartner), secondo il quale solo il 31% dei dipendenti dichiara di essere impegnato, entusiasta e stimolato dal proprio lavoro, nonostante i crescenti investimenti in iniziative di employee experience.

Sebbene si tratti di una sfida complessa di non facile soluzione, secondo Schawbel la presenza in ufficio è direttamente correlata al miglioramento del coinvolgimento. Quando i dipendenti si trovano faccia a faccia, creare legami significativi con i colleghi risulta più semplice, rendendo l'ufficio un luogo in cui desiderano recarsi.

"Se si hanno ottimi rapporti in ufficio, è probabile che i dipendenti ci si rechino più volentieri e siano più propensi a restare nell'azienda", afferma. "Se queste relazioni non sono ottimali, le probabilità di abbandonare l'azienda aumentano, anche nel caso in cui venissero offerti 5.000 euro in più per restare."

Il sondaggio condotto da Capterra supporta l'idea che le persone attribuiscono così tanta importanza al modo in cui viene gestito il ritorno in ufficio da essere persino disposte a considerare una riduzione dello stipendio.

Se il tuo obiettivo è far sì che i tuoi dipendenti ritengano valga la pena sostenere il tragitto casa-lavoro, secondo Schawbel la chiave consiste nel "creare un senso di comunità".

Alcune idee per rendere l'ufficio più accogliente includono:

• Organizza riunioni mensili in persona dei gruppi di risorse dei dipendenti (ERG). Tali gruppi sono strumenti efficaci per mantenere una forza lavoro diversificata e inclusiva, in grado di connettere i colleghi di vari dipartimenti a un livello più personale. Scopri come creare diversi tipi di gruppi di risorse dei dipendenti (ERG).
• Incoraggia i manager a organizzare sessioni periodiche di brainstorming in presenza per discutere le opportunità di miglioramento all'interno dei team. Poiché le ricerche dimostrano che la reattività è in grado di migliorare fino al 66% il livello di coinvolgimento dei dipendenti (contenuto disponibile in inglese per i clienti Gartner), ti consigliamo di concludere queste sessioni con azioni concrete da intraprendere di risposta ai feedback. In un ambiente ibrido, potrai inoltre rafforzare questa strategia servendoti dei software per employee engagement per l'invio automatico di sondaggi ai dipendenti.
• Organizza riunioni aziendali trimestrali che includano sempre il riconoscimento dei dipendenti. Secondo Schawbel, affinché le persone non perdano la motivazione, è fondamentale che si sentano "elogiate e incoraggiate". Serviti di queste riunioni per condividere i progressi compiuti sulle priorità mission-critical, concludendole con l'assegnazione di riconoscimenti che riflettano i valori aziendali. I software per il riconoscimento dei meriti consentono di automatizzare il processo di raccolta delle candidature per i premi, nonché di generare report indicanti chi invia e riceve regolarmente riconoscimenti.

Suggerimento 3. Le configurazioni per il lavoro da casa sono raramente ottimali: scopri in che modo le tecnologie in ufficio sono migliori

"Fai leva sulla tecnologia disponibile in ufficio come parte della proposta di valore per promuovere il lavoro in presenza." afferma Schawbel. "Più le aziende si renderanno conto che i dipendenti desiderano usare una versione più avanzata delle tecnologie di cui dispongono a casa, più saranno in grado di convincerli a tornare in ufficio."

Nella maggior parte dei casi, non sarà nemmeno difficile. Secondo una ricerca condotta da Capterra, circa due su cinque dipendenti che svolgono almeno in parte il lavoro da casa affermano che il proprio ufficio domestico non è in grado di soddisfare completamente le loro esigenze. 

Sebbene questi lavoratori possano ritenersi soddisfatti delle tecnologie avanzate disponibili in ufficio, come ad esempio le piattaforme per videoconferenze con telecamere e microfoni sofisticati, Schawbel incoraggia i leader aziendali a pensare in grande.

"Esistono tecnologie che non puoi permetterti di avere a casa?" chiede, sottolineando che i sistemi di realtà aumentata (AR) e realtà virtuale (VR) possono risultare particolarmente attrattivi dato che, per poter usufruire di hardware sofisticato come i visori VR, è necessario recarsi in ufficio.

La creazione di un business case per queste tecnologie non è un'impresa così ardua come potrebbe sembrare. Molte delle principali piattaforme LMS (Learning Management System) offrono già integrazioni con i sistemi AR e VR, rendendo possibile l'aggiunta di elementi interattivi ai materiali di formazione già in uso.

Ad esempio, H&R Block si serve della realtà virtuale per l'onboarding dei nuovi dipendenti nei call center. I nuovi agenti partecipano a chiamate simulate con avatar virtuali, in modo da esercitare l'empatia e l'ascolto attivo prima di metterli in pratica con i clienti reali. I risultati parlano da soli: questo programma di formazione ha contribuito a ridurre del 50% l’insoddisfazione dei clienti. Inoltre, il 70% dei dipendenti aziendali ha dichiarato di preferire la formazione basata sulla realtà virtuale rispetto ai metodi tradizionali (contenuto disponibile in inglese per i clienti Gartner).

L'adesione alle iniziative per il ritorno in ufficio dipende da un piano valido sia per le aziende che per i dipendenti

Del 20% dei dipendenti partecipanti al nostro sondaggio a cui è stato richiesto di lavorare più giorni in ufficio rispetto all'anno precedente, la maggioranza (57%) ha riportato di avere sentimenti negativi. Non deve essere necessariamente così.

Serviti dei suggerimenti forniti da Schawbel e dei nostri consigli tecnologici per la stesura o la rielaborazione delle politiche per il ritorno in ufficio per la tua azienda:

• Adotta un modello ibrido con pianificazioni flessibili basate su software
• Promuovi l'esperienza dei dipendenti servendoti di sistemi per l'employee engagement e il riconoscimento dei meriti
• Valuta nuovi investimenti in tecnologie innovative come la realtà virtuale e la realtà aumentata per migliorare i materiali di formazione disponibili di Learning Management System (LMS)

Successivamente, dovrai collaborare con i leader della tua azienda per stabilire quando e come implementare queste strategie. Un approccio decisivo consiste nel valutare con anticipo se sarà necessario disporre di budget o formazione extra per le strategie più impegnative.

Una volta completati tutti i passaggi, sarà il momento di introdurre le nuove linee guida per il ritorno in ufficio. Accertati che vengano documentate e comunicate a tutta l'organizzazione, in modo che le aspettative siano chiare. Il nostro modello gratuito di un piano d'azione per la comunicazione HR riportato di seguito ti aiuterà a organizzare al meglio le tue iniziative di comunicazione.