Piattaforme HR - Pagina 16

Ricerca effettuata da Brian Westfall, analista dei contenuti, e curata da Giorgia Pisano

Informazioni importanti per l'acquisto di una piattaforma HR

I gestionali per le risorse umane permettono alle organizzazioni di gestire i registri dei dipendenti, digitalizzare i processi HR e automatizzare le attività più comuni. Le soluzioni HR supportano i dipendenti in diverse aree delle risorse umane, dal recruiting alle buste paga, fino alla gestione dei benefit e delle prestazioni.

I gestionali HR sono concepiti sia per le aziende di grandi dimensioni con un solido dipartimento HR che per le piccole imprese che non dispongono di ruoli dedicati specificamente a questo settore. Di fatto, una delle principali figure professionali che ci contattano riguardo ai gestionali HR sono i titolari di piccole imprese. I software per le risorse umane sono strumenti utilizzati e acquistati da organizzazioni di tutti i settori.

La tariffazione della maggior parte delle piattaforme HR prevede un abbonamento mensile il cui costo varia in base al numero di funzionalità offerte e al numero di dipendenti dell'organizzazione. Generalmente, i prezzi dei software HR variano da 360 dollari (336 euro circa) al mese per i piani di base fino a 2.200 dollari (2.051 euro circa) o più per i sistemi premium.[1]

Chi acquista un gestionale HR per la prima volta deve tenere in considerazione fattori quali il budget, il numero di dipendenti, i requisiti dell'applicazione, i casi d'uso e le eventuali integrazioni necessarie. Consultare le parti interessate per individuare le domande più importanti da porre ai fornitori può aiutare ad affinare la ricerca del sistema più adatto alle proprie esigenze. Ecco alcuni esempi:

• Quali attività di HR possono gestire autonomamente i dipendenti attraverso le opzioni self-service?
• Che tipo di dashboard e analisi offre la piattaforma?
• Che livello di supporto tecnico offre il software?
• In che modo l'intelligenza artificiale (IA) è integrata nella piattaforma, e come funziona?

Quali sono le piattaforme HR con le migliori recensioni?

Capterra identifica i migliori software di gestione delle risorse umane sulla base di una combinazione esclusiva di valutazioni degli utenti e popolarità, aiutando le piccole imprese a trovare in modo efficiente la soluzione HR più adatta alle loro esigenze. Ecco i cinque prodotti più recensiti per questa categoria:

Questi punteggi sono ottenuti a partire dalle valutazioni di utenti verificati e dai dati relativi alla popolarità disponibili pubblicamente attraverso una ricerca sul web:

• Valutazione degli utenti: il punteggio relativo del software basato sulle valutazioni condivise dagli utenti su Capterra, normalizzato in base alla quantità e all'attualità delle recensioni.
• Popolarità: la popolarità relativa del software in funzione delle tendenze delle ricerche sul web e della presenza sul web dei prodotti.

Che cosa sono i gestionali per le risorse umane?

Le piattaforme HR sono una categoria di software concepita per aiutare le aziende a gestire e ottimizzare le loro operazioni in materia di risorse umane. Grazie a queste soluzioni, gli utenti possono realizzare attività di HR, archiviare informazioni e analizzare i dati delle risorse umane.

I gestionali HR sono lo strumento ideale per tutte quelle figure professionali che hanno a che fare con la selezione di candidati, l'onboarding dei nuovi assunti, l'elaborazione delle buste paga, la gestione dei benefit dei dipendenti, il monitoraggio delle presenze, la realizzazione di analisi delle prestazioni o qualsiasi altra attività legata alla gestione dei talenti.

Secondo Gartner, nel 2022 il mercato globale di software per risorse umane è cresciuto dell'11,7%, raggiungendo i 22,4 miliardi di dollari.[2]

Capterra riunisce nel suo catalogo ben 1.986 piattaforme HR[3], cifra che rende questa categoria di software la più ampia del sito, con 12.747 nuove recensioni pubblicate dagli utenti solo l'anno scorso.[4]

Quanto costa un software HR?

La tariffazione della maggior parte delle piattaforme HR prevede un abbonamento mensile il cui costo varia in base al numero di funzionalità offerte e al numero di dipendenti dell'organizzazione. Generalmente, i prezzi dei software HR variano da 360 dollari (336 euro circa) al mese per i piani di base fino a 2.200 (2.051 euro circa) dollari o più per i sistemi premium.

• I piani iniziali dei software per le risorse umane includono funzionalità essenziali quali il database dei dipendenti, la gestione di funzioni HR di base, la generazione di report e le analisi.
• I livelli di gestionali HR più avanzati, che hanno prezzi più elevati, generalmente offrono caratteristiche aggiuntive come report personalizzabili, un portale self-service per i dipendenti e una dashboard delle attività.

Il 64% degli acquirenti di software HR con cui i consulenti di Capterra hanno parlato nell'ultimo anno, stanno destinando un budget compreso tra 5 e 10 dollari (4 e 9 euro circa) per dipendente, al mese.[5]

Gli acquirenti meno esperti devono tenere presente che:

• dovranno far fronte a costi iniziali comuni di implementazione, integrazione e personalizzazione;
• potrebbero dover sostenere anche altri costi comunemente ricorrenti per la manutenzione e l'assistenza clienti.

Se stai cercando un modo per risparmiare denaro per l'acquisto di un software per la gestione delle risorse umane, esistono alcune opzioni interessanti. Le versioni di prova gratuite sono un ottimo modo per provare il software durante un periodo di tempo prima di decidere se acquistarlo. Alcuni fornitori offrono anche software HR gratis, ma tieni presente che queste versioni gratuite potrebbero comunque avere dei costi associati sotto forma di manutenzione e personalizzazione.

Infine, esiste la possibilità di usufruire di uno sconto se scegli un abbonamento annuale anziché mensile.

Le caratteristiche dei software HR più apprezzate dagli utenti

Tutti i gestionali per risorse umane includono funzionalità di database dei dipendenti, gestione delle risorse umane, generazione di report e analisi, mentre la maggior parte offrono una varietà di caratteristiche comuni come il monitoraggio dei candidati, la gestione delle buste paga e l'onboarding.

Principali caratteristiche delle piattaforme HR

• Database dei dipendenti: archivia e gestisci in modo sicuro un database con le informazioni dei dipendenti. L'85% degli utenti considera questa caratteristica fondamentale o molto importante.
• Gestione delle risorse umane: automatizza le principali funzioni HR come buste paga, gestione dei benefit e conformità. L'84% degli utenti considera questa caratteristica fondamentale o molto importante.
• Report e analisi: visualizza e monitora importanti metriche HR. Il 74% degli utenti considera questa caratteristica fondamentale o molto importante.

Caratteristiche comuni delle piattaforme HR

Secondo le analisi che abbiamo condotto sui dati delle nostre recensioni, gli utenti apprezzano particolarmente anche altre funzionalità comuni dei software di gestione delle risorse umane:

• Monitoraggio dei candidati: gestisci le candidature e i curricula dei candidati lungo il loro processo di selezione. L'81% degli utenti considera questa caratteristica fondamentale o molto importante.
• Gestione dei dipendenti: monitora gli orari, la disponibilità e le prestazioni dei dipendenti su vari progetti ed attività. L'81% degli acquirenti considera questa caratteristica fondamentale o molto importante.
• Portale self-service: offri ai dipendenti un gateway attraverso il quale possono accedere al software HR per realizzare attività e trovare informazioni. Il 79% degli utenti considera questa caratteristica fondamentale o molto importante.
• Gestione delle buste paga: monitora ed elabora le buste paga dei dipendenti. Il 77% degli utenti considera questa caratteristica fondamentale o molto importante.
• Onboarding: automatizza il processo di inserimento dei nuovi assunti per trasformarli in dipendenti a tutti gli effetti. Il 73% degli utenti considera questa caratteristica fondamentale o molto importante.
• Orari e presenze: monitora le ore di lavoro e i permessi residui dei dipendenti. Il 69% degli utenti considera questa caratteristica fondamentale o molto importante.
• Valutazione a 360°: raccogli e monitora i feedback sulle prestazioni dei dipendenti da parte di colleghi, manager e subordinati diretti.
• Dashboard delle attività: visualizza lo stato dei processi in corso, identifica gli incidenti correnti e monitora le attività concluse.
• Gestione delle retribuzioni: monitora i budget dei compensi e ottimizza le strutture retributive per i dipendenti.
• Report personalizzabili: modifica il layout e il contenuto dei report HR.

I vantaggi dei software per le risorse umane più apprezzati dagli utenti

Migliorano le prestazioni e l'efficienza delle risorse umane: gli utenti dichiarano che, grazie all'automazione, ai registri digitalizzati e al portale self-service per i dipendenti, sono in grado di svolgere più attività in meno tempo.

"Le funzionalità che offre la piattaforma hanno semplificato notevolmente le nostre attività, oltre ad aver contribuito a migliorare la nostra efficienza generale."

—Mara D., senior HR manager, non profit

Supportano la crescita delle piccole imprese: gestire la forza lavoro diventa più complicato man mano che un'azienda cresce. Gli utenti evidenziano che i software per le risorse umane hanno permesso loro di stare al passo con la crescita aziendale e di adeguare i loro processi HR senza particolari difficoltà.

"Negli ultimi 5 anni, la nostra azienda è passata da 150 a oltre 800 dipendenti. In questa evoluzione, [il nostro prodotto] continua a essere un partner indispensabile per il nostro successo."

—Julie G., manager HR e delle operazioni, ristorazione

Forniscono uno spazio di archiviazione sicuro per i dati dei dipendenti: i software per la gestione delle risorse umane riducono gli errori e i problemi relativi alla sicurezza tipici dei metodi più manuali, come i documenti cartacei e i fogli di calcolo.

"Ci permette di utilizzare un database consolidato con informazioni precise sui dipendenti."

—Jessica D., programmatrice di videogiochi, settore del software

Le principali difficoltà delle piattaforme HR secondo gli utenti

Le più recenti recensioni dei software HR menzionano alcune sfide comuni. Una di queste riguarda la disponibilità di un servizio clienti tempestivo per risolvere problemi legati al software stesso oppure ai servizi associati, come l'elaborazione delle buste paga. Un'altra difficoltà riguarda il costo: molti utenti dichiarano di non potersi permettere questo tipo di software oppure di dover pagare un prezzo maggiore per usufruire di determinate funzionalità.

Quando si interagisce con un fornitore, ricevere un buon servizio clienti dovrebbe essere una priorità. Per questo, ti invitiamo a chiedere che livello di assistenza offrono e se comporta costi associati. È importante anche distinguere le caratteristiche "necessarie" da quelle "desiderate": focalizzati sulle opzioni che contengono solo le funzionalità di cui hai bisogno per contenere i costi.

Per quanto riguarda le funzionalità, le principali difficoltà presentate dai gestionali HR comprendono la generazione di report personalizzati e la configurazione di regole per approvare o rifiutare automaticamente le assenze dei dipendenti. Se i report e la gestione delle assenze sono importanti per la tua azienda, cerca le recensioni in cui compaiono queste caratteristiche per capire meglio se un determinato prodotto soddisfa le tue esigenze.

A cosa servono i software HR?

Dalle analisi a cui abbiamo sottoposto le nostre numerose recensioni sui gestionali per le risorse umane sono emersi i seguenti casi d'uso più comuni:

• Gestione di un database dei dipendenti centralizzato: le aziende utilizzano le piattaforme HR per mantenere un database sicuro delle informazioni dei dipendenti, tra cui nome, ruolo, salario, recapiti e altro ancora.
• Monitoraggio dell'assistenza e dei permessi retribuiti dei dipendenti: i software per la gestione delle risorse umane aiutano le aziende a monitorare le ore lavorate mediante la registrazione manuale del tempo o l'integrazione con un dispositivo timbra cartellini.
• Attraction, valutazione e assunzione di candidati: le aziende si affidano ai gestionali HR per pubblicare offerte di lavoro, programmare colloqui con i candidati, valutare i curricula e monitorare i candidati promettenti nel corso del loro percorso di selezione e assunzione.
• Automatizzazione delle buste paga: invece di realizzare calcoli ed emettere le buste paga manualmente, i software HR sono in grado di calcolare automaticamente e con precisione gli stipendi e le ritenute fiscali, e di inviare i pagamenti direttamente al conto bancario del lavoratore.

Le piattaforme HR rientrano generalmente in una di queste due categorie: "core HR" e "strategic HR".

La categoria "core HR" comprende tutti i software per le risorse umane che supportano funzioni HR fondamentali per tutte le organizzazioni, come, ad esempio:

• Software ATS: permettono di pubblicare offerte di lavoro, gestire le candidature, valutare le opzioni di candidati e monitorare questi ultimi lungo il loro processo di selezione.
• Software per onboarding: automatizzano e gestiscono il processo di transizione da nuovi assunti a dipendenti a tutti gli effetti.
• Software per buste paga: per elaborare le buste paga, monitorare i costi retributivi e generare report importanti sulle buste paga e sulle tasse.
• Software per la gestione del tempo: consentono di monitorare l'assistenza dei dipendenti, gli orari e le ore fatturabili per i liberi professionisti.
• Software per l'amministrazione dei benefici accessori: permette di assegnare i dipendenti ai benefici offerti, monitorare il loro utilizzo e generare report.

La categoria "strategic HR" riunisce i software per le risorse umane che aiutano le aziende a ottimizzare la forza lavoro o a migliorare la produttività e il coinvolgimento dei propri dipendenti, come, ad esempio:

• Software per la valutazione del personale: consentono di definire gli obiettivi dei singoli dipendenti, raccogliere valutazioni a 360° e realizzare revisioni delle prestazioni.
• Learning management system (LMS): aiutano a creare, gestire e amministrare i moduli di formazione e di sviluppo delle competenze dei dipendenti.
• Software per employee engagement: per realizzare sondaggi tra i dipendenti e individuare problemi comuni che causano malcontento sul lavoro.
• Software per la gestione delle retribuzioni: per ottimizzare i budget relativi alle retribuzioni e consentire la pay per performance.
• Software per la gestione dell'avvicendamento del personale: aiutano a identificare i dipendenti ad alto rendimento e a sviluppare un quadro di leadership per il futuro.
• Software per la gestione della forza lavoro: consentono di pianificare, tracciare e gestire l'allocazione e i requisiti dei lavoratori.
• Software di analisi dati per le risorse umane: per aggregare i dati dei dipendenti e visualizzare le tendenze nel tempo.

A seconda delle tue esigenze, potresti aver bisogno di un sistema HR indipendente che svolga una singola funzione, oppure di una suite completa per la gestione dei talenti che ne realizzi diverse.

Per chi sono pensate le piattaforme HR?

Le aziende che si affidano ai software per la gestione delle risorse umane appartengono a tutti i tipi di settori e li utilizzano per gestire i processi HR in modo più efficiente o complementare qualche funzionalità fondamentale in questo ambito che i loro metodi attuali non contemplano.

Gli addetti alle risorse umane sono i principali utenti delle piattaforme HR, ma non sono gli unici. Altre funzioni aziendali che utilizzano questi strumenti sono i manager, che devono gestire le revisioni delle prestazioni, approvare i permessi e formare i nuovi assunti, e gli stessi dipendenti, che sfruttano questi gestionali per aggiornare le loro informazioni di contatto, consultare le buste paga, richiedere prestazioni o svolgere altre attività legate alle risorse umane.

Dalle annotazioni dei nostri consulenti relative alle chiamate ricevute nello scorso anno, è emerso che gli acquirenti di piattaforme HR tendono ad appartenere a piccole aziende con un massimo di 24 dipendenti e un fatturato annuo pari o inferiore a 5 milioni di dollari (4.6 milioni di euro circa). Una delle funzioni aziendali che ci contatta con maggiore frequenza sui software HR non è nemmeno una figura dedicata nello specifico alle risorse umane. Si tratta piuttosto di titolari di piccole aziende che non dispongono di un dipartimento dedicato.

Integrazioni comuni dei gestionali HR

In base alle analisi del nostro vasto database di recensioni, abbiamo determinato le tre principali categorie di software che si integrano con i gestionali per le risorse umane: software di contabilità, software di gestione documentale e software CRM.

Una solida integrazione tra software per la gestione delle risorse umane e software di contabilità è necessaria per l'elaborazione delle buste paga. I software di gestione documentale aiutano invece a gestire i manuali per i dipendenti e le descrizioni delle offerte di lavoro, mentre l'integrazione con un CRM permette di inserire dati accurati per calcolare le commissioni da corrispondere.

Dalle conversazioni che abbiamo tenuto con gli acquirenti di software HR lo scorso anno, è emerso che le necessità in termini di integrazione dipendono dalle dimensioni dell'azienda. Se da un lato le piccole imprese con un massimo di 100 dipendenti hanno mostrato una sottile preferenza per i prodotti indipendenti (53%), il 66% delle aziende più grandi, con più di 100 dipendenti, sono più propense a scegliere suite integrate. Solitamente le aziende attraversano un'evoluzione graduale man mano che crescono: se all'inizio cominciano con alcuni sistemi indipendenti per coprire le principali funzionalità di gestione delle risorse umane, come le buste paga o i turni dei lavoratori, una volta che dispongono di un vero e proprio dipartimento dedicato iniziano una transizione a una suite integrata.

Entrambi gli approcci hanno i loro lati positivi e negativi. Uno stack frammentato di software per le risorse umane composto da sistemi a sé stanti permette di adottare un sistema di alto livello per ciascuna funzione HR, tuttavia la loro integrazione potrebbe comportare alcuni problemi. Da parte sua, una suite HR multifunzione permette di evitare i problemi di integrazione, dal momento che tutte le funzionalità sono fornite dalla stessa piattaforma, al costo, però, che alcune di queste non offrano prestazioni straordinarie. D'altronde, una suite non può essere perfetta in tutto.

A prescindere dal tipo di soluzione che sceglierai, la cosa importante è pianificare in anticipo come dovrà essere la tua infrastruttura di software per le risorse umane, altrimenti potresti finire per adottare soluzioni che si sovrappongono in alcune funzioni, comportando inutili costi, tempi di formazione e vulnerabilità in termini di sicurezza.

Tendenze recenti dei software HR

Lo sviluppo della leadership diventa una priorità assoluta: secondo il sondaggio annuale di Gartner sulle priorità nell'ambito delle risorse umane, lo sviluppo di leader e manager è la principale priorità nel 2024 per i responsabili HR.[6] Poiché i quadri intermedi sono coloro che riscontrano maggiori difficoltà, i dipartimenti HR si affidano sempre di più ai software per sviluppare moduli di formazione manageriale, mettere i nuovi manager in contatto con i tutor e individuare le aree in cui i manager affrontano maggiori problemi.

La trasparenza salariale è sempre più importante: il 40% dei responsabili della selezione del personale dichiara che, nel 2024, la propria organizzazione condividerà i dettagli retributivi nelle offerte di lavoro pubblicate in tutte le sue sedi. Un dato in crescita rispetto al 15% del 2022. [8] La trasparenza salariale ha acquisito sempre più importanza nell'attraction dei migliori talenti. Per questo, le aziende si affidano alle piattaforme per buste paga e per la gestione delle retribuzioni per garantire stipendi competitivi nella loro zona.

Per saperne di più su come i software HR possono aiutare la tua azienda, consulta le seguenti risorse:

• I 5 migliori software di reclutamento del personale e le relative caratteristiche principali
• Come un futurista delle risorse umane potrebbe convincere il vostro team ad abbracciare il ritorno in ufficio
• 6 software di rilevazione presenze dei dipendenti che puoi trovare in Italia
• Talent Management: cos’è e in cosa si differenzia dalle risorse umane?

Fonte

[a]. Impactful Project Management Tools Survey: questo sondaggio di Capterra è stato condotto online nel maggio del 2024 e ha coinvolto 2.500 intervistati negli Stati Uniti (300), in Canada (200), in Brasile (200), in Messico (200), in Regno Unito (200), in Francia (200), in Italia (200), in Germania (200), in Spagna (200), in Australia (200), in India (200) e in Giappone (200). L'obiettivo del sondaggio era di conoscere le competenze di leadership e intelligenza emotiva che devono avere i PM per poter guidare con successo team e progetti sfruttando o implementando l'IA. I partecipanti selezionati sono responsabili della gestione dei progetti presso organizzazioni di ogni dimensione. Queste ultime devono utilizzare attualmente un software di project management.

1. Dati relativi ai prezzi dei software su Capterra: le nostre analisi dei prezzi includono esclusivamente i prodotti le cui informazioni tariffarie sono accessibili al pubblico e quelli considerati idonei nella rispettiva categoria. Le conversioni monetarie si basano sul tasso di cambio del giorno di pubblicazione e possono differire dai tassi di cambio correnti. Leggi la metodologia completa qui.

2. Market Share Analysis: Human Capital Management Software, Worldwide, 2022, Gartner (contenuto disponibile in inglese)

3. Il numero di prodotti si riferisce al nostro catalogo completo.

4. Dati delle recensioni pubblicate su Capterra: le recensioni presenti su Capterra sono scritte da utenti verificati di singoli software. Per questo report abbiamo analizzato le recensioni dell'ultimo anno. Leggi la metodologia completa.

5. Annotazioni dei consulenti di Capterra: le informazioni si basano sui dati ricavati dalle conversazioni telefoniche che il team di consulenti di Capterra ha tenuto con le piccole e medie imprese alla ricerca di software HR. Per questo report abbiamo analizzato le interazioni telefoniche dell'ultimo anno. Leggi la metodologia completa.

6. Where HR Will Focus in 2024, Gartner (contenuto disponibile in inglese)

7. 8 Trends That Will Shape Talent Acquisition Strategy for 2024, Gartner (contenuto disponibile in inglese)

Ricerca effettuata da Erianys Vergara, analista dei contenuti, e curata da Mehar Luthra

Ultimo aggiornamento: 07/07/2025

Tendenze 2025 del software HR presentate da Capterra: la trasformazione del talento guidata dall’IA

Le risorse umane stanno cambiando rapidamente. Trovare e trattenere i migliori talenti è più difficile che mai nel mondo imprevedibile di oggi. L’aumento dei costi, il divario di competenze e l’ascesa dell’intelligenza artificiale (IA) stanno costringendo i leader HR a ripensare il modo in cui gestiscono le persone. In questo contesto ad alto rischio, la tecnologia non è solo utile: è essenziale.

Il sondaggio di Capterra HR Software Trends Survey 2025*, che ha coinvolto oltre 3.200 leader HR in 11 paesi, di cui 300 in Italia, mostra come la tecnologia stia plasmando il futuro, ma aiuti anche ad affrontare le sfide. Emergono quattro tendenze: l’IA guida un’assunzione più intelligente, il reskilling è indispensabile, la tecnologia aumenta il coinvolgimento e l’IA porta nuovi rischi. Con approfondimenti dell’analista HR tech Brian Westfall, degli esperti e delle ricerche Gartner, evidenziamo cosa funziona e cosa monitorare.

Il messaggio chiave: adottare nuove tecnologie HR non basta. Il vero successo dipende dallo sviluppo di competenze IA, dalla protezione dei dati e dal mantenere le persone al centro di ogni decisione. Questo report mostra come i leader HR possano agire ora per restare avanti.

Tutte le statistiche citate nell'articolo e nei grafici sono globali, a meno che non siano specificamente indicate come dati italiani.

Punto chiave n°1: l’IA potenzia l’acquisizione di talenti

La sfida

Trovare i dipendenti giusti in tempi complessi richiede approcci innovativi. Con l’aumento dei costi di recruiting e la domanda di professionisti qualificati, le organizzazioni devono adattare le proprie strategie utilizzando tecnologie potenziate dall’IA, che aiuta nell'analisi dei talenti, nella gestione del volume delle candidature, nel miglioramento dell'esperienza dei candidati e nel garantire migliori risultati di reclutamento.

Brian Westfall [1], esperto di tecnologia HR, osserva che, con i cambiamenti nel mercato del lavoro, ci sarà un aumento di candidati per ogni posizione aperta, aggiungendo complessità al processo di selezione e assunzione. Sottolinea che il recruiting non riguarda solo l’identificazione dei migliori candidati, ma anche il coinvolgimento dei candidati per evitare abbandoni e garantire la migliore esperienza possibile durante tutto il processo.

Cosa ci dicono i leader HR in Italia e nel mondo

• In Italia, il 39% identifica l’assunzione di professionisti qualificati come una delle principali sfide HR dei prossimi 12 mesi.
• Il 49% dei leader HR in Italia prevede che la forza lavoro della propria azienda aumenterà nei prossimi 12 mesi.
• Il 48% - sempre in Italia - prevede un aumento dei costi di recruiting rispetto all’anno scorso.

Inoltre, mentre il 30% delle risposte globali indica l'analisi HR/talento come il processo HR che beneficia maggiormente dall'intelligenza artificiale, in Italia il 31% dei leader HR ritiene che sia la pianificazione della forza lavoro a beneficiarne di più.

Perché è importante

L’efficienza è fondamentale quando si hanno meno budget e risorse, ed è qui che il software può aiutare. Quasi la metà dei leader HR in Italia prevede che la forza lavoro della loro organizzazione crescerà nei prossimi 12 mesi, ma solo il 41% considera il software di recruiting fondamentale, nonostante il processo sia una delle principali sfide per le organizzazioni.

Tuttavia, non si tratta solo di avere la tecnologia. Gli strumenti HR con funzionalità IA possono aiutare le organizzazioni a reclutare in modo più efficiente e a migliorare la relazione tra recruiter e candidato, ma sono necessarie anche soft skill per coinvolgere, connettersi e offrire un’esperienza personalizzata ai candidati.

L’opportunità

Il recruiting guidato dall’IA riduce i costi e migliora le assunzioni automatizzando le attività di routine e liberando tempo ai recruiter per costruire relazioni di qualità con i candidati. Ottimizza l’identificazione delle fonti di pubblicazione degli annunci e la selezione dei candidati compatibili.

Raccomandazioni:

• Potenzia il software di recruiting e l’ATS integrando funzionalità di intelligenza artificiale, con l’obiettivo di affinare ed accelerare le fasi iniziali dello screening dei candidati.
• Implementa soluzioni di IA nell’ambito dell’HR analytics e della talent analytics per migliorare l’analisi dei dati e la valutazione dei candidati.
• Punta sull’esperienza dei candidati formando costantemente i recruiter sulle soft skill.
• Nell’implementare l’intelligenza artificiale nei processi di selezione, considera i seguenti aspetti:
  • Utilizza l’IA come supporto al processo, senza sostituire completamente l’intervento umano: i candidati continuano a valorizzare l’interazione e il giudizio umano.
  • Garantisci trasparenza sulle modalità di utilizzo dell’intelligenza artificiale nel processo di selezione.
  • Prioritizza l’esperienza del candidato, offrendo sempre la possibilità di interagire con un recruiter umano.

Punto chiave n°2: il lavoro interconnesso richiede upskilling continuo

La sfida

L’upskilling si conferma un fattore cruciale in un contesto lavorativo sempre più interconnesso: il 45% dei leader HR a livello globale prevede che questa sarà una delle principali sfide nei prossimi 12 mesi. Inoltre, le organizzazioni dovranno affrontare l’integrazione di software complessi e potenziare le competenze dei dipendenti nell’ambito dell’intelligenza artificiale.

Secondo il report di Gartner “Quick Pulse: Leader Sentiment on Skills Gaps”[2], cresce la preoccupazione delle aziende riguardo ai gap emergenti nelle competenze e al loro potenziale impatto sugli obiettivi di performance e crescita. Il 78% dei leader HR si dichiara preoccupato per i divari di competenze all’interno della propria organizzazione, mentre il 56% indica le carenze nelle competenze digitali come la principale fonte di preoccupazione. Una parte significativa della sfida consiste quindi nell’identificare con precisione dove si trovano questi gap.

Cosa ci dicono i leader HR in Italia e nel mondo

• Il 43% dei leader HR in Italia dice che la formazione e l’upskilling dei dipendenti attuali rappresentano la principale sfida operativa nei prossimi 12 mesi.
• In Italia, il 64% degli intervistati prevede che i costi per la formazione e l’upskilling aumenteranno rispetto all’anno precedente.
• Il 48% dei leader HR italiani segnala la carenza di competenze in ambito IA tra il personale come ostacolo all’adozione di funzionalità basate sull’intelligenza artificiale, relativamente superiore alla media globale del 43%.

A differenza della media globale (48%), solo il 41% dei leader delle risorse umane in Italia considera la formazione dei nuovi utenti sul software HR come una delle principali sfide per l'adozione nel prossimo anno. Invece, le sfide più frequentemente citate sono sia la valutazione del valore e dei rischi dell’intelligenza artificiale, sia la mitigazione delle minacce di cybersecurity, entrambe al 46%.

Perché è importante

Un’integrazione efficace dei sistemi e la presenza di personale qualificato sono elementi fondamentali in un contesto in cui le aziende globalmente gestiscono in media quattro strumenti HR differenti. Con l’intelligenza artificiale che incrementa la produttività e l’integrazione di software sempre più avanzati, la competenza sia in ambito HR sia nell’utilizzo dell’IA diventa cruciale per mantenere la competitività aziendale.

Oltre la metà delle organizzazioni intervistate utilizza già funzionalità IA all’interno dei propri software HR e le aspettative nei confronti del contributo dell’AI sono in crescita, segnalando un bisogno crescente di competenze specifiche in questo ambito. Secondo il report di Gartner “Agentic and AI Kick-Starter for CHROs”[3], i leader HR stimano che l’IA generativa avrà un impatto sul 37% della forza lavoro e sulle modalità operative nei prossimi due-cinque anni.

Tuttavia, solo il 39% dei leader HR a livello internazionale considera le risorse formative un criterio fondamentale nella scelta di nuovi software, nonostante la maggior parte preveda un aumento dei costi in quest’area e sia consapevole della necessità di potenziare le competenze dei propri dipendenti.

L’opportunità

Le organizzazioni possono colmare i gap di competenze e aumentare la produttività concentrandosi su iniziative di upskilling e garantendo un’integrazione efficace dei software, sfruttando l’intelligenza artificiale a supporto di tali processi. Nell’attuale contesto caratterizzato da volatilità e incertezza, investire nell’upskilling dei dipendenti si rivela spesso una soluzione più rapida ed efficiente rispetto alla ricerca e all’assunzione di figure specifiche dall’esterno.

Raccomandazioni

• Assicurati che il software attuale o aggiornato sia pienamente integrato con l’ecosistema HR tech dell’azienda.
• Sfrutta strumenti di talent management e analytics per facilitare l’integrazione dei software e ottimizzare le funzionalità basate su intelligenza artificiale.
• Sviluppa programmi di formazione completi: collabora con i leader e gli utenti dei software per progettare iniziative di upskilling continue.
• Investi in tecnologie per la formazione della forza lavoro, con particolare attenzione alle integrazioni e alle funzionalità IA, aggiornando i software quando necessario.
• Monitora regolarmente l’efficacia delle integrazioni e le performance/competenze dei dipendenti.

Punto chiave n°3: la tecnologia aumenta il coinvolgimento dei dipendenti

La sfida

Aumentare il coinvolgimento e la fidelizzazione dei dipendenti è una delle principali priorità per i leader delle risorse umane. Individuare le aree dell’esperienza dei dipendenti da migliorare è fondamentale, poiché ciò stimola il coinvolgimento e, di conseguenza, incrementa la fidelizzazione.

Utilizzare e integrare in modo efficiente strumenti come software per la gestione delle retribuzioni, il coinvolgimento dei dipendenti e l’amministrazione dei benefit è fondamentale per creare una forza lavoro motivata e impegnata.

Cosa ci dicono i leader HR in Italia e nel mondo

• A livello globale, il 43% degli utenti di funzionalità IA nei software HR riferisce che queste aiutano ad aumentare la soddisfazione o il coinvolgimento dei dipendenti, rispetto solo al 27% delle aziende che non utilizzano funzionalità IA.
• Il 39% degli utenti di funzionalità IA nei software HR - sempre a livello globale - riferisce che queste aiutano ad aumentare la fidelizzazione dei dipendenti, rispetto solo al 25% delle aziende che non utilizzano funzionalità IA.
• In Italia, il 32% individua il miglioramento del coinvolgimento dei dipendenti e il 22% cita la fidelizzazione dei dipendenti come sfide HR per i prossimi 12 mesi.

Sulla base di ciò, i leader HR in Italia percepiscono il miglioramento del coinvolgimento dei dipendenti come una sfida in misura leggermente inferiore rispetto alla media globale (38%), e la fidelizzazione dei dipendenti è considerata una criticità relativamente meno comune rispetto al dato globale (36%) per il prossimo anno.

Perché è importante

Trattenere e coinvolgere i dipendenti qualificati è fondamentale, poiché rappresentano risorse preziose che non solo garantiscono buone performance, ma possono anche formare altri e contribuire al successo dell’organizzazione. Perderli significherebbe dover sostenere ulteriori costi e sforzi per il reclutamento e la formazione. È quindi essenziale concentrarsi su strategie che mantengano i collaboratori chiave motivati e coinvolti, migliorando la loro esperienza complessiva all’interno dell’organizzazione.

L’opportunità

Sfruttando la tecnologia, le organizzazioni possono migliorare in modo significativo il coinvolgimento e la fidelizzazione dei dipendenti. L’adozione di software HR ha portato a livelli più elevati di soddisfazione e di retention, mentre le funzionalità basate sull’intelligenza artificiale consentono al software di offrire insight più approfonditi e, in ultima analisi, di migliorare l’esperienza dei dipendenti.

Raccomandazioni

• Brian Westfall raccomanda di condurre regolarmente sondaggi per valutare i livelli di coinvolgimento, individuare le aree di miglioramento e monitorare costantemente l’esperienza dei dipendenti (benefit, opportunità di apprendimento e crescita). Questo può aiutare a sviluppare piani per migliorare il coinvolgimento dei dipendenti.

• Secondo il report “2025 HR Technology Employee Experience Bullseye” di Gartner [4], per migliorare l’esperienza dei dipendenti, i responsabili HR dovrebbero:

  • Identificare quali attività HR i dipendenti preferiscono gestire di persona rispetto a quelle tramite piattaforme self-service, al fine di soddisfare meglio le loro esigenze e migliorare l’esperienza complessiva.
  • Investire in portali di carriera interni e talent marketplace per supportare la crescita professionale e la retention.
  • Concentrarsi su tecnologie HR user-friendly per raccogliere in modo efficace e pratico il sentiment dei dipendenti.
  • Promuovere l’adozione di strumenti per il benessere, personalizzando le offerte in base alle preferenze generazionali, con particolare attenzione agli strumenti per il benessere mentale rivolti a dipendenti millennial e Gen Z.

• Per supportare la retention dei dipendenti, i responsabili HR possono adottare le seguenti strategie:

  • Utilizzare software per la valutazione del personale per analizzare le prestazioni dei dipendenti, riconoscerli e premiarli in modo adeguato tramite strumenti di compensation management.
  • Utilizzare software per l’amministrazione dei benefit per offrire vantaggi personalizzati che rispondano alle esigenze dei dipendenti e favoriscano l’equilibrio tra vita privata e lavoro.
  • Sfruttare software per la gestione dei talenti per offrire opportunità di crescita, incentivare lo sviluppo delle competenze e favorire l’avanzamento di carriera, mantenendo coinvolti i talenti più preziosi. I dipendenti sono più propensi a restare impegnati se la direzione supporta i loro percorsi professionali e lo sviluppo delle competenze.

Punto chiave n°4: l’intelligenza artificiale nelle tecnologie HR richiede una gestione dei rischi

La sfida

Quasi la metà dei leader HR in ambito globale indica l’implementazione efficace del software (47%) e la valutazione del valore e dei rischi dell’IA (46%) come le principali preoccupazioni relative ai software HR. Oltre alla necessità di personale qualificato, le principali criticità riguardano l’ottenimento di dati di qualità, la comprensione della tecnologia e la gestione delle questioni legate alla privacy.

Le aziende devono comprendere i rischi di sicurezza associati all’IA, poiché questa gestirà informazioni provenienti da più fonti (ad esempio, dipendenti, clienti, altri software). Personale competente, insieme a tecnologie e processi adeguati, garantiranno l’integrità dei dati.

Cosa ci dicono i leader HR in Italia e nel mondo

• In Italia, il 43% afferma che l’implementazione efficace dei software HR è una sfida.
• Il 60% dei leader HR italiani considera la sicurezza una caratteristica critica nella selezione e implementazione dei software HR, mentre il 26% riporta che le preoccupazioni sulla sicurezza hanno determinato acquisti HR nell’ultimo anno.
• A livello globale, il 43% degli utenti di IA afferma che la riduzione dei rischi di sicurezza è un vantaggio dell’adozione di software HR con funzionalità di IA.

Rispetto alla media globale, in Italia la sicurezza è percepita come un criterio di selezione "critico" leggermente meno frequentemente (60% vs 67% di media globale), e le preoccupazioni sulla sicurezza hanno spinto all'acquisto di software HR nell'ultimo anno in misura relativamente inferiore (la media globale è del 43%). La principale spinta all'acquisto di software HR in Italia è stata la necessità di migliorare le integrazioni di sistema.

Perché è importante

Le funzionalità di IA devono basarsi su dati di alta qualità e conformità normativa, rendendo la protezione dei dati e la comprensione dei processi decisionali dell’IA fondamentali per minimizzare i rischi. Un’implementazione efficace dei software HR previene interruzioni e protegge i dati. Integrazioni efficienti tutelano la privacy riducendo le vulnerabilità. La conoscenza dell’IA è essenziale per comprenderne il funzionamento.

Jonah Shepp, Senior Principal, Research, di Gartner, avverte che l’IA, in particolare l’IA generativa, comporta rischi per la privacy, la proprietà intellettuale e la fiducia. I leader HR dovrebbero affrontare questi aspetti, poiché il comportamento dei dipendenti è determinante per prevenire fughe di dati, che potrebbero avere gravi ripercussioni legali e reputazionali. [5]

L’opportunità

Implementare correttamente il software, mantenere alta la qualità dei dati e comprendere il funzionamento dell’IA contribuisce a mitigare i rischi associati all’IA. I software HR dotati di funzionalità IA aiutano a ridurre i rischi di sicurezza, ma la privacy e la gestione efficace dei dati sono altrettanto cruciali per proteggere le informazioni sensibili e garantire la conformità.

Eser Rizaoglu e Stephanie Clement, Senior Director Analysts di Gartner, affermano nel report “Agentic and AI Kick-Starter for CHROs” [3] che coltivare la cultura dell’IA - le conoscenze e le competenze per lavorare efficacemente con l’IA - è essenziale per scalare con successo l’IA all’interno di un’organizzazione. Senza questa cultura, è difficile ottenere valore concreto dall’IA.

Raccomandazioni

• Assicurati che il personale utilizzi efficacemente le integrazioni dei software HR e comprenda le funzionalità dell’IA; implementa programmi di formazione se necessario.
• Esegui audit completi dei dati per verificarne la qualità, il corretto utilizzo e l’allineamento con le aspettative aziendali.
• Aggiorna le policy sui dati per garantire input di alta qualità e conformità alle normative sulla privacy, fondamentali sia per i sistemi tradizionali che per quelli potenziati dall’IA.
• Potenzia le funzionalità di sicurezza nei software HR per proteggere i dati dei dipendenti e gestire i rischi legati all’IA; valuta la sostituzione del prodotto se necessario.
• Definisci linee guida chiare per l’uso e valuta regolarmente la funzionalità e l’usabilità dei software per migliorare la produttività e ridurre gli errori degli utenti.

Adattare la gestione HR ai cambiamenti tecnologici

Il futuro delle risorse umane sarà determinato dalla capacità delle aziende di adattarsi rapidamente alle evoluzioni tecnologiche e alle nuove esigenze della forza lavoro. Adottare l’IA, dare priorità all’upskilling e tutelare i dati sono ora elementi essenziali per il successo. I leader HR che agiranno su queste tendenze saranno meglio preparati ad attrarre, sviluppare e trattenere i migliori talenti. Mantenendo le persone al centro di ogni decisione tecnologica, le organizzazioni potranno prosperare in un mondo sempre più complesso.

Nota: Le applicazioni menzionate in questo articolo sono esempi per illustrare determinate funzionalità e non costituiscono raccomandazioni o endorsement.

Fonti

1. Brian Westfall, LinkedIn
2. Quick Pulse: Leader Sentiment on Skills Gaps, di Trisha Rai, Febbraio 2025, Gartner
3. Agentic and AI Kick-Starter for CHROs, di Eser Rizaoglu e Stephanie Clement, Giugno 2025, Gartner
4. HR Technology Employee Experience Bullseye Report, 2025, di Nini Longoria, Aprile 2025, Gartner
5. HR Leaders Must Understand the Opportunities and Risks of Adopting AI and GenAI Technologies: Act Now to Prepare for the Future of Work, di Jonah Shepp, Dicembre 2024, Gartner

*Metodologia

Il sondaggio Capterra “HR Software Trends Survey 2025” è stato condotto nell’aprile 2025 su 3.256 rispondenti in Australia (n=278), Brasile (n=300), Canada (n=289), Francia (n=300), Germania (n=300), India (n=294), Italia (n=300), Messico (n=300), Spagna (n=300), Regno Unito (n=296) e Stati Uniti (n=300). L’obiettivo dello studio era comprendere quali software HR vengono acquistati dalle aziende, i relativi vantaggi e sfide, e l’impatto dell’IA sulle risorse umane. I rispondenti sono stati selezionati tra coloro che lavorano in aziende con più di un dipendente, con ruoli manageriali o superiori, e che sono almeno parzialmente responsabili delle decisioni di acquisto di software HR all’interno della propria organizzazione.