Che cos'è un software di project management?

Software di project management è ormai un termine generico che comprende una gamma di soluzioni che vanno dagli strumenti di gestione del lavoro più leggeri fino alle più complesse soluzioni di gestione dei portfolio. È importante comprendere le differenze tra questi tipi di software in modo da poter scegliere lo strumento più adatto alle proprie esigenze. Ad esempio:

• Un software di gestione del lavoro aiuta i team a gestire i flussi di lavoro, organizzare compiti e attività e collaborare in uno spazio di lavoro condiviso permettendo di fare un buon resource management (ovvero una buona gestione delle risorse). Questi software per la gestione di progetti offrono un'istantanea dell'esecuzione del lavoro, facilitano la collaborazione e forniscono aggiornamenti di stato e opinioni rilevanti per le diverse parti interessate. I loro utenti di destinazione sono principalmente i project manager, ma anche molti professionisti commerciali possono esserne interessati.

• Un programma di project management assiste i project manager e le organizzazioni nella realizzazione di progetti e nella fase di project planning (ovvero nella pianificazione del progetto) permettendo loro di gestire iniziative uniche con un ambito, una cronologia, un budget e/o risorse prestabiliti. Questi tool per pm aiutano le aziende a pianificare, monitorare e controllare i costi, i programmi e le risorse in modo da poter fornire valore e soddisfare i criteri stabiliti per il successo del progetto. I loro utenti di destinazione sono solamente i professionisti tecnici, cioè i project manager.

La directory di gestione dei progetti di Capterra elenca strumenti di gestione del lavoro tanto in modo più collaborativo ed innovativo quanto le soluzioni di gestione dei progetti più tradizionali, oltre agli strumenti migliori per ciascuna di queste categorie riportando le diverse caratteristiche necessarie come, ad esempio le caratteristiche per la gestione delle attività, la gestione delle risorse, la gestione e assegnazione dei task ecc...).  

Quali vantaggi portano i software di project management?

I programmi per la gestione dei progetti sono molto utili per visualizzare la lista dei task di progetto grazie alle diverse possibilità che offrono e che permettono di scegliere fra modalità Agile e Waterfall. Un programma di project management può essere web based o on-premise, ma è molto più comune la prima opzione. Di seguito sono elencati alcuni dei vantaggi dei tool di project management che consentono di:

• Migliorare la collaborazione: i progetti richiedono spesso una collaborazione tra più parti interessate, tra cui i membri di uno stesso team, di team diversi e, a volte, anche è necessario collaborare anche clienti esterni. Un software di project management consente ai team di collaborare efficacemente e di rispondere in modo rapido alle sfide e alle richieste dei progetti, oltre che a ragionare su come migliorare i processi.

• Ottimizzare i processi di gestione dei progetti: un software di project management offre la possibilità di creare attività, assegnarle agli addetti e monitorarne lo stato mediante dashboard e modelli Gantt. Gli strumenti di condivisione di file e collaborazione in tempo reale consentono di risparmiare tempo. I leader aziendali hanno maggiore controllo sui processi e possono monitorare i risultati dei progetti tra i vari reparti.

• Gestire in modo accurati i budget: un tool di project management aiuta le imprese a monitorare i budget stimati/effettivi, consentendo l'identificazione e la gestione in modo proattivo delle aree in cui il budget viene sforato.

Quali sono le funzionalità tipiche di un software di project management?

Le funzionalità qui elencate sono solo alcune di quelle che un tool di project management può offrire, quali:

• Strumenti di collaborazione: un tool per PM consente la gestione delle comunicazioni all'interno e all'esterno dei team. Alcuni sistemi forniscono anche strumenti di messaggistica incorporati.

• Condivisione di file: facilitano il caricamento di diversi tipi di file come documenti, immagini e fogli elettronici e loro condivisione tra i membri del team.

• Monitoraggio del progetto: consentono il monitoraggio in tempo reale dei progressi di un progetto tramite dashboard. Alcuni software dispongono di diagrammi di Gantt per il monitoraggio delle varie fasi del progetto.

• Pianificazione del prodotto: facilitano la creazione e l’implementazione di strategie di prodotto.

• Gestione dei compiti: facilitano tutto ciò che riguarda il gestire task, la creazione di attività, la relativa assegnazione e la collaborazione in merito alle azioni da intraprendere.

• Monitoraggio dei tassi di completamento: consentono la registrazione manuale della percentuale di completamento di un compito che aiuta gli utenti a calcolare il tempo totale necessario per il suo completamento.

• Gestione delle risorse: aiutano nell’assegnazione delle risorse per un progetto tra cui membri del team, collaboratori a contratto e stock fisico.

• Monitoraggio dei tempi e delle spese: permette di ottimizzare il registro del tempo totale e dei costi spesi per un progetto e confrontarli con i budget assegnati.

Quali considerazioni bisogna tenere a mente quando si vogliono acquistare software di project management?

Oltre alle funzionalità già riportate ed ai vantaggi che l’utilizzo di un programma per project management può portare ad un’azienda ce ne sono altri che devono essere tenuti in considerazione riguardanti, ad esempio, il costo totale dell’implementazione ed i requisiti di funzionalità.

• Basato sul cloud oppure on-premise: i tool per project management basati sul cloud e on-premise presentano numerose differenze. Da una parte, un sistema on-premise comporta un investimento di capitale che comprende un costo di installazione una tantum e costi di aggiornamento. D'altra parte, un software basato sul cloud offre un modello di prezzi sotto forma di abbonamento con costi mensili o annuali. Inoltre, una soluzione basata sul cloud offre agli utenti la possibilità di accedere da remoto dai propri dispositivi tramite browser web o app mobili. È necessario che gli acquirenti valutino le proprie necessità e decidano di conseguenza.

• Costo totale: oltre ai prezzi citati sul sito web del prodotto, spesso vi sono dei costi aggiuntivi legati all'acquisto di un sistema di project management, tra cui i costi per la formazione, l'implementazione e gli aggiornamenti futuri. Prima di effettuare l’acquisto di software, gli acquirenti dovrebbero considerarne il costo totale.

• Requisiti di funzionalità: alcune funzionalità dei sistemi di project management sono concepite per esigenze aziendali specifiche. Ad esempio, un diagramma di Gantt è uno strumento di pianificazione e monitoraggio dei progetti che aiuta gli utenti a monitorare lo stato delle attività nelle varie fasi del progetto. Il monitoraggio delle problematiche è un'altra funzionalità utile perché consente agli utenti di monitorare i bug e creare report sugli errori. Gli utenti con simili esigenze devono prendere in considerazione prodotti che integrino tali funzionalità. L'elenco dei software di project management che abbiamo su Capterra consente di cercare il software in base alle funzionalità desiderate, come metodologie Agile, Kanban board e monitoraggio degli obiettivi prestabiliti.

Quali sono i trend più rilevanti legati ai software di project management?

• I chatbot supportati dall'IA si fanno spazio nel settore dei software di project management: i chatbot sono tecnologie di interfaccia utente conversazionale che aiutano gli utenti ad automatizzare i processi del sistema di gestione dei progetti come la pianificazione delle riunioni e l'elaborazione dei report. Ciò consente agli utenti di automatizzare le attività amministrative ripetitive, rendendo più efficienti i processi.

• Gli strumenti di collaborazione sociale sono in crescita: oggigiorno, le esigenze dei clienti sono in costante evoluzione. Di conseguenza, le imprese sono alla continua ricerca di metodi innovativi di lavoro. Una soluzione di collaborazione social offre funzionalità come citazioni con hashtag e "@" che consentono ai membri dei team di interagire in modo più rapido ed efficace. Secondo un report di Gartner, "per controllare i progressi dei propri progetti, i dipendenti utilizzano sempre più gli strumenti di collaborazione social, anziché i prodotti formali per il project management".