Cosa sono le piattaforme HR?

Le piattaforme HR, conosciute anche con il nome di human resources information system (HRIS) o human resources management system (HRMS), aiutano le aziende a gestire contatti, presenze, stipendi, formazione e benefit dei dipendenti. La maggior parte dei sistemi HRMS si integrano con i programmi di selezione del personale e con i software per buste paga.

Quali sono i vantaggi delle piattaforme HR?

I responsabili HR svolgono diversi compiti di amministrazione del personale, fra i quali la registrazione dei dati dei dipendenti, la gestione dei documenti cartacei, la gestione delle conformità e il pagamento degli stipendi. Se vengono svolti manualmente, come spesso accade nelle piccole aziende con personale ridotto, le complessità e le responsabilità possono essere un peso per gli addetti e la gestione HR.

I software di gestione del personale aiutano le aziende automatizzando le funzioni di base di gestione delle risorse umane, rendendo quindi il processo più efficiente e produttivo. Di seguito sono elencati i modi in cui un HR software aumenta l'efficienza di un dipartimento HR:

• Maggiore produttività: nei processi HR sono incluse molte responsabilità amministrative, come la gestione dei record dei dipendenti, le conformità e gli stipendi dei dipendenti. Quando vengono effettuati manualmente, questi processi richiedono più tempo e sono soggetti a errori. Le piattaforme HR aiutano ad automatizzarli tramite archivi digitali dei dati dei dipendenti e informazioni sulla conformità. Inoltre, permette di automatizzare il pagamento degli stipendi, riducendo al minimo gli errori rispetto alla stessa operazione effettuata manualmente.
• Facilità di accesso alle informazioni: le piattaforme HR permettono di registrare informazioni relative a dipendenti, conformità, valutazioni delle prestazioni e stipendi in un database centrale, accessibile via cloud al personale autorizzato. Il repository dei dati permette anche di implementare un portale HR self-service per tutta l'azienda, così che i dipendenti possano accedere ai propri dati, come certificati di conformità, buste paga e ferie.
• Maggiore sicurezza e conformità dei dati: oggi più che mai, le aziende si trovano a dover affrontare i rischi legati alla sicurezza dei dati. Tali rischi possono essere sia esterni, come l'hacking, che interni, come il furto da parte dei dipendenti. I dati critici di HR, come ad esempio le informazioni personali dei dipendenti e i dati sugli stipendi, se violati, possono portare a pesanti sanzioni. Questo porta alla necessità di rigide politiche aziendali sulla sicurezza dei dati all'interno del dipartimento delle risorse umane. Un software di gestione del personale non fornisce agli utenti solo un accesso sicuro ai dati, ma permette anche di monitorare i download di documenti e contratti critici da parte dei dipendenti, consentendo quindi una migliore gestione documentale. Inoltre, le piattaforme HR basata sul cloud garantiscono che il luogo dove vengono archiviati i dati sia conforme alla normative regionali e globali, come PII e GDPR.

Quali sono le funzionalità tipiche delle piattaforme HR?

• Database dei dipendenti: conservazione dei dati di tutti i dipendenti che lavorano in un'azienda.
• Gestione del ciclo di vita dei dipendenti: tracciamento e gestione delle varie fasi del ciclo di vita dei dipendenti, come ad esempio l'assunzione, l'onboarding, la distribuzione dei benefit, lo sviluppo professionale e la fidelizzazione.
• Gestione delle prestazioni: gestione della valutazione del personale (trimestrale, semestrale o annuale) e registrazione della valutazione delle prestazioni e del feedback dei manager.
• Onboarding: gestione dell'onboarding per i nuovi assunti. Permette agli utenti di tracciare e gestire i documenti di conformità e i documenti di verifica I-9.
• Portale self-service: possibilità di fornire ai dipendenti un portale al quale possono connettersi per eseguire autonomamente operazioni come visualizzare i propri dati personali, caricare documenti importanti, consultare le politiche e i certificati di conformità aziendali e molto altro.
• Gestione delle presenze: possibilità per i dipendenti di registrare le ore di lavoro, segnare le presenze e chiedere ferie. Questi dati possono essere esportati al software per buste paga e utilizzati per calcolare i pagamenti per i collaboratori a contratto.

Quali considerazioni fare prima di acquistare una piattaforma HR?

• Tipologie di software gestionali: le piattaforme HR hanno moltissime funzionalità e i responsabili HR delle aziende più piccole potrebbero non riuscire a distinguere chiaramente quelle essenziali da quelle facoltative. In base a questi aspetti specifici, i software di gestione del personale possono essere suddivisi nelle seguenti categorie:
  • Benefit/stipendi
  • Assunzioni
  • Prestazioni
  • Formazione
  • Talenti
  • Forza lavoro

Prima dell'acquisto è necessario avere ben chiaro il tipo di gestionale HR necessario alla propria azienda ed effettuare l'acquisto di conseguenza, perchè fornisca un vero e proprio vantaggio competitivo all'azienda.

• Analisi dei dati: oltre ad aiutare il personale delle risorse umane nelle normali attività lavorative, di formazione e sviluppo, le piattaforme HR aiutano anche a creare strategie di assunzione e di gestione del personale, grazie a report basati sull'analisi dei dati. Ad esempio, i report basati sui dati storici dei profili dei candidati possono fornire ai reclutatori informazioni importanti su cui basare le decisioni di assunzione, le esperienze lavorative necessarie perché un candidato possa dare il meglio in un dato ruolo oppure le competenze necessarie per tale ruolo. Inoltre, i report multi-area sulle prestazioni dei dipendenti possono aiutare il management a identificare le competenze mancanti e a organizzare la formazione di conseguenza.

Alcuni dei trend più rilevanti legati alle piattaforme HR

• I chatbot promuovono l'automazione negli HR software: i chatbot, grazie alla scalabilità che offrono in termini di comunicazione, stanno trovando uno spazio sempre maggiore nei processi di assunzione, permettendo l'interazione con i candidati ovunque essi si trovino, a prescindere dai fusi orari. I chatbot gestiscono anche le funzioni di supporto normalmente a carico delle risorse umane, rispondendo alle domande dei dipendenti relative alle politiche e ai processi HR. Con l'ingresso di tali tecnologie nello spazio delle piattaforme hr, ci si aspetta che i chatbot inizino a gestire sempre più processi all'interno di tale ambito.
• Le aziende sfruttano il machine learning per rendere più efficienti i processi dei software gestionali: il machine learning sta trasformando il modo di lavorare dei responsabili delle risorse umane, grazie a dati in tempo reale e assistenza alle loro attività. Ad esempio, durante le assunzioni, i software di gestione del personale possono aiutare a effettuare una prima scrematura delle candidature, analizzando i curricula e i dati dei candidati. Il machine learning può anche aiutare i manager durante le valutazioni delle prestazioni, fornendo loro dati relativi ai dipendenti come peer-review, vendite, numero di progetti e molto altro. Queste soluzioni per la gestione HR possono anche aiutare i manager a prevedere le performance future di un dipendente sulla base dei suoi dati storici.